Несмотря на глобальную цифровизацию кадрового документооборота, бумажная трудовая книжка остается важнейшим документом, подтверждающим стаж и трудовую биографию работника; Часто возникают ситуации, когда свободное место в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» заканчивается. В таком случае оформляется вкладыш. О том, как правильно его вшить, заполнить и выдать в соответствии с законодательством Республики Беларусь (РБ), читайте в нашей подробной статье.

Нормативная база и электронные трудовые книжки

С 1 января 2021 года в Республике Беларусь внедрена система электронных трудовых книжек (ЭТК). При приеме на работу новые сотрудники автоматически оформляются в электронном виде. Однако бумажные трудовые книжки не отменены и продолжают действовать для тех, кто начал свою трудовую деятельность до 2021 года и не отказался от их ведения.

Если в бумажной трудовой книжке заканчивается свободное место, оформление вкладыша является обязательным. Проставлять записи в другие разделы трудовой (например, вносить данные о работе в раздел «Сведения о награждениях») строго запрещено.

Когда необходимо оформлять вкладыш?

Вкладыш выдается сотруднику в следующих случаях:

• Полностью заполнен раздел «Сведения о работе» (нет места для новых записей о приеме, переводе или увольнении).
• Полностью заполнен раздел «Сведения о награждениях».
• Раздел «Сведения о работе» испорчен (например, допущена грубая ошибка, и дальнейшее внесение записей невозможно), в этом случае оформляется вкладыш, а испорченный раздел перечеркивается.

Основные правила оформления вкладыша в РБ

Оформление вкладыша строго регламентировано Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.

Выдача и регистрация

Бланк вкладыша выдается работнику бесплатно (в отличие от самой трудовой книжки, за которую работник уплачивает нанимателю стоимость бланка при первом трудоустройстве). Выдача вкладыша регистрируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Вшивание вкладыша

Вкладыш вшивается в трудовую книжку. Просто вложить его внутрь документа недостаточно, это является нарушением.

• Куда вшивать? Вкладыш вшивается между обложкой и последним листом трудовой книжки (в самое начало) или в самом конце, после последнего листа. На практике чаще всего его вшивают в конец.
• Чем вшивать? Вкладыш прошивается прочными нитками (обычно в 2-3 сложения) и завязывается на узел. Концы ниток опечатываются сургучной печатью или пломбой (если это предусмотрено внутренним регламентом), либо просто обрезаются, но узел должен быть надежным.

Отметка на титульном листе трудовой книжки

Это самый важный шаг! Без отметки на трудовой книжке вкладыш считается недействительным.

На титульном листе трудовой книжки (в правом верхнем углу) ставится штамп размером не менее 10х25 мм с текстом: «Выдан вкладыш». Если такого штампа нет, допускается надпись от руки: «Выдан вкладыш».

Под этой надписью обязательно указываются:

1. Серия и номер вкладыша.
2. Дата его выдачи.

Важно: Если вкладыш выдается взамен испорченного, на титульном листе делается отметка: «Взамен вкладыша серии ХХ № ХХХХХХ выдан вкладыш серии УУ № УУУУУУ».

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (РБ)

Титульный лист вкладыша

Титульный лист вкладыша заполняется по тем же правилам, что и титульный лист трудовой книжки. Заполняется он на основании паспорта и документа об образовании на момент выдачи вкладыша.

Образец заполнения титульного листа:

• Фамилия: ИВАНОВ
• Имя: ПЕТР
• Отчество: СИДОРОВИЧ
• Дата рождения: 15 мая 1985 г.
• Образование: Высшее
• Профессия, специальность: Инженер-программист
• Дата заполнения: 22 мая 2026 г.

Под датой заполнения ставится подпись лица, ответственного за выдачу вкладышей, и печать нанимателя (при ее наличии). Работник также ставит свою подпись.

Раздел «Сведения о работе»

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка полным названием указывается наименование нанимателя (например: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»). Под этим заголовком вносятся записи о приеме на работу, переводах и увольнении.

Образец внесения записи о приеме на работу:

1. Графа 1 (№ записи): 1
2. Графа 2 (Дата):
3. Графа 3 (Сведения о работе): Принят в отдел информационных технологий на должность ведущего программиста.
4. Графа 4 (Основание): Приказ от № 45-к

Частые ошибки и их исправление

• Ошибка: Вкладыш не вшит, а просто вложен.
  Решение: Извлечь вкладыш, правильно вшить его нитками.
• Ошибка: На титульном листе трудовой книжки нет отметки о выдаче вкладыша.
  Решение: Поставить штамп «Выдан вкладыш» или написать от руки, указав серию, номер и дату.
• Ошибка: Титульный лист вкладыша заполнен со слов работника, без предъявления паспорта.
  Решение: Такой вкладыш считается оформленным с нарушением. Если ошибка обнаружена сразу, бланк уничтожается и оформляется новый. Если позже — вносятся исправления по общим правилам (зачеркивание одной чертой, ссылка на документ).
• Ошибка: Нумерация записей во вкладыше начинается заново с №1, хотя в трудовой книжке последняя запись была, например, №15.
  Решение: Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию трудовой книжки. То есть первая запись во вкладыше должна быть №16.

Ответственность нанимателя

За нарушение порядка ведения трудовых книжек и вкладышей к ним (отсутствие отметки, неправильное вшивание, неверное заполнение) наниматель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Оформление вкладыша в трудовую книжку — ответственная процедура, требующая внимательности от специалиста по кадрам. Главное — помнить о неразрывной связи между трудовой книжкой и вкладышем: они должны быть сшиты, а на титульном листе трудовой обязательно должна стоять отметка с серией и номером выданного вкладыша. Соблюдение установленных в Республике Беларусь правил гарантирует работнику отсутствие проблем с подтверждением стажа в будущем.