Вкладыш в трудовую книжку, это официальный документ, который вручается работнику при приеме на работу, если у него уже есть основная трудовая книжка (установленного образца)․ Его правильное заполнение — важная юридическая процедура, фиксирующая начало трудовых отношений․ С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), но на бумажный носитель (в т․ч․ вкладыш) могут оформляться записи в определенных случаях․

Нормативная база и когда вкладыш заполняется

Основные документы, регулирующие оформление:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 67, 85)․
• Приказ Минтруда России от № 320н (с изменениями) — утверждает формы трудовых книжек и вкладышей․
• Постановление Правительства РФ от № 603 — об утверждении Правил ведения электронных трудовых книжек․

Вкладыш заполняется в следующих случаях:

1. У работника уже есть бумажная трудовая книжка (например, он работал ранее)․
2. Работодатель (например, ИП или небольшая организация) технически не подключен к системе ЭТК и ведет бумажный учет (но это временное исключение)․
3. Работник не имеет трудовой книжки (например, первый работник в истории организации), но в этом случае обычно выдается новая книга, а не вкладыш․

Образец (шаблон) вкладыша трудовой книжки

Ниже представлен условный образец заполнения вкладыша при приеме на работу․ Все поля заполняются разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых)․

Пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1: Подготовка

• Получить у работника его бумажную трудовую книжку (если она есть) для проверки․
• Убедиться, что у организации есть печать и бланк вкладыша установленного образца (можно заказать у типографий)․
• Подготовить данные из трудового договора и приказа о приеме на работу․

Шаг 2: Заполнение лицевой стороны

1. Серия и номер вкладыша: Проставляются в соответствии с порядком ведения книжки․ Если вкладыш первый, серия и номер должны совпадать с серией и номером основной трудовой книжки (если она новая) или быть последовательными (например, если в книжке уже 5 записей, вкладыш будет №6)․
2. Выдан (наименование организации): Указывается полное наименование организации-работодателя согласно Уставу/свидетельству․
3. В связи с приемом на работу (ФИО работника): Полностью, без сокращений, в именительном падеже (Иванов Иван Иванович)․
4. Дата выдачи: Дата, когда вкладыш вручается работнику (обычно день приема на работу или день подписания трудового договора)․

Шаг 3: Заполнение разворота с записью

1. Принят(а) на работу (наименование должности․․․): Точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием или условиями договора (например, «ведущий специалист отдела продаж», «инженер-программист 1 категории»)․
2. с «___» _____________ 20__ г․: Дата фактического допуска к работе (день, месяц, год)․
3. на условиях: Указываются особенности трудового договора: неполное время (с указанием часов), сменность, вахтовый метод, испытательный срок (если есть) и т․д․ Если условий особых нет, можно оставить поле пустым или поставить прочерк․
4. Подписи: Работник ставит свою подпись․ Работодатель (руководитель или уполномоченное лицо отдела кадров) также ставит подпись․ Подписи должны быть разборчивыми․
5. М․П․: Ставится печать организации (обычно круглая с наименованием и ОГРН)․ Если организация не обязана иметь печать (например, ИП), ставится подпись ИП․

Особенности заполнения при электронной трудовой книжке (ЭТК)

Если работник имеет электронную трудовую книжку, то:

• При приеме на работу бумажный вкладыш не заполняется․ Сведения о приеме формируются в виде электронной записи (СЗВ-ТД) и направляються в ПФР через систему ЭТК․
• Работник вправе получить выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе по своему заявлению․ Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной книжке․
• Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка с записями, а он переходит в организацию, подключенную к ЭТК, то запись о приеме вносится только в ЭТК․ Бумажная книжка остается у работника с последней записью об увольнении с предыдущего места работы․ Новый работодатель не делает в ней записей․

Что проверить перед выдачей вкладыша работнику

1. Соответствие данных в вкладыше данным в трудовом договоре и приказе о приеме․
2. Отсутствие исправлений, помарок, неразборчивых надписей․
3. Наличие подписей сторон (работник, работодатель) и печати организации․
4. Правильность указания даты выдачи и даты приема на работу․
5. Если вкладыш вклеивается в уже имеющуюся у работника книжку, проверить, что он вклеен на отведенное место (последнюю чистую страницу) и пронумерован․

Ответственность за неправильное заполнение

Неправильное заполнение вкладыша (неполные, искаженные данные, отсутствие обязательных реквизитов) может быть расценено как:

• Нарушение трудового законодательства (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Основание для признания записи недействительной, что в будущем может создать проблемы работнику при оформлении пенсии, получении пособий или при трудоустройстве․
• Риск претензий со стороны работника или контролирующих органов (ГИТ, ПФР)․