Вопросы учёта расходов на приобретение трудовых книжек и их вкладышей часто вызывают затруднения у бухгалтеров и специалистов отдела кадров. В статье подробно разберём, какие коды КОСГУ применяются, как правильно оформить бухгалтерские проводки, какие нормативные документы регулируют процесс и какие практические рекомендации помогут избежать ошибок.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – это отдельный лист (или несколько листов), который вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой. Вкладыш используется, когда в основной части книжки заканчиваются свободные строки для записи трудового стажа, отпусков, повышения квалификации и т.п. По законодательству Республики Беларусь вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки и без неё запись считается недействительной.

• Стоимость одного вкладыша (по состоянию на 2026 год) – около 7 300 руб. с НДС.
• Вкладыши изготавливаются на специализированных бумажных фабриках, а их поставка оформляется в виде товарных или услуг (в зависимости от способа изготовления).

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие порядок ведения, выдачи и учёта трудовых книжек и вкладышей, включают:

1. Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (в ред.). Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, их вкладышей, дубликатов, расчётов за них и порядке их хранения.
2. Приказ Минфина РФ от № 209н (с изменениями от ) – правила присвоения кодов КОСГУ (классификатор основных средств, расходов и доходов).
3. Положение о бухгалтерском учёте в государственных и муниципальных организациях (подстатьи 226, 244, 266 КОСГУ).

КОСГУ: какие коды использовать?

Для отражения расходов на приобретение трудовых книжек и вкладышей применяются несколько кодов КОСГУ. Выбор зависит от характера сделки (покупка готового изделия vs. оказание услуги по изготовлению).

В большинстве организаций рекомендуется использовать Код 244 (подстатья 349 – «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения»), так как вкладыши относятся к материальным запасам, которые расходуются в течение одного отчетного периода.

Как отразить расходы в бухгалтерском учёте?

Ниже – типовые бухгалтерские проводки для разных вариантов приобретения.

Закупка готовых вкладышей (товарная поставка)

Дт 10 «Материалы» (или 41 «Товары» в зависимости от учетной политики) – 7 300 руб.
 Кт 60 «Расчёты с поставщиками» – 7 300 руб.
(Код КОСГУ 244, подстатья 349)

Заказ услуги по изготовлению вкладыша (услуга)

Дт 20 «Основное производство» (или 26 «Общепроизводственные расходы») – 7 300 руб.
 Кт 60 «Расчёты с поставщиками» – 7 300 руб.
(Код КОСГУ 226)

Списание готового вкладыша в расход (при выдаче сотруднику)

Дт 91 «Прочие расходы» – 7 300 руб.
 Кт 10 «Материалы» – 7 300 руб.
(Код КОСГУ 244, подстатья 349)

Если вкладыш считается «материалом, расходуемым в течение одного периода», его стоимость списывается в момент выдачи сотруднику.

Пример заполнения вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш заполняется в той же форме, что и основная часть книжки. Пример записи:

Дата | Наименование организации | Должность | Ставка (оклад) | Стаж | Отпускные | Примечание
 | ОАО «БелТех» | Инженер‑технолог | 1 200 руб. | 5 лет | 14 дней | Выдан вкладыш № 3

Важно:

• Запись делаеться чернильной ручкой, без исправлений.
• Вкладыш вшивается в книжку между последним листом и правой обложкой.
• Сотруднику выдается копия записи (при необходимости) и подпись ответственного лица отдела кадров.

Учет и хранение вкладышей в организации

Согласно инструкции Минтруда, организация обязана:

1. Вести реестр всех выданных трудовых книжек и вкладышей (в электронном виде или в виде книги учёта).
2. Хранить оригиналы книжек и вкладышей в специально отведённом помещении, защищённом от влаги и прямого солнечного света.
3. Обеспечить возможность контроля доступа – только уполномоченные лица (отдел кадров, бухгалтерия) могут работать с документами.
4. Своевременно списывать из реестра утраченные или испорченные книжки и оформлять дубликаты.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой код КОСГУ использовать, если вкладыш покупается у поставщика, но с услугой печати?

Если в договоре указана отдельная стоимость за печать (услуга), рекомендуется разделить расходы: часть – код 244 (за готовый бланк), часть – код 226 (за услугу печати). При отсутствии отдельного расчёта – использовать код 244 (товарная поставка).

Нужно ли начислять НДС при покупке вкладышей?

Да. Вкладыши облагаются НДС по ставке 20 % (если поставщик является плательщиком НДС); При расчёте в бухгалтерском учёте НДС учитывается в счёте 19 «Налог на добавленную стоимость».

Можно ли списать стоимость вкладыша в составе расходов на обучение персонала?

Только если вкладыш используется исключительно для оформления записей о повышении квалификации, и в бухгалтерском учёте такие расходы относятся к статье 20 «Расходы на обучение и повышение квалификации». В таком случае применяется код 226 (услуги) с указанием подстатьи 202 «Обучение персонала».

Как отразить возврат невыданного вкладыша?

Дт 60 «Расчёты с поставщиками» – 7 300 руб.
 Кт 10 «Материалы» (или 41 «Товары») – 7 300 руб.
(Код КОСГУ 244, подстатья 349)

• Вкладыши в трудовые книжки – обязательный документ, требующий правильного бухгалтерского и кадрового учёта.
• Для отражения расходов в бухгалтерском учёте чаще всего используется код КОСГУ 244 (подстатья 349). При оказании услуги по изготовлению вкладыша применяется код 226.
• Необходимо вести реестр выданных книжек и вкладышей, а также оформлять бухгалтерские проводки в момент получения, выдачи и списания.
• Соблюдение нормативных актов (постановление Минтруда от , Приказ Минфина № 209н) гарантирует отсутствие налоговых и правовых рисков.

Тщательное соблюдение указанных рекомендаций позволит вашей организации правильно учитывать расходы на вкладыши в трудовые книжки, избежать штрафов и упростить контроль со стороны надзорных органов.

Дата публикации: 21 мая 2026 г.