В современной кадровой практике вкладыш в трудовую книжку является неотъемлемым элементом документа, подтверждающего трудовой стаж работника. С 2021 года, в соответствии с изменениями в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 225, вкладыш перестал быть обязательным дополнением к основной трудовой книжке, однако его использование остается крайне актуальным, особенно при исчерпании свободного места для записей.

В этой статье вы найдете исчерпывающую информацию о форме, порядке выдачи, заполнения и оформления вкладыша в трудовую книжку в 2026 году, а также скачаемые образцы и практические рекомендации для кадровых работников и работодателей.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку — это отдельный бланк, аналогичный по структуре основной трудовой книжке, который выдается работнику в случае, когда в основной книжке закончилось место для внесения записей о трудовой деятельности. Вкладыш имеет ту же юридическую силу, что и основная трудовая книжка, и прилагается к ней при предъявлении работодателю, органам Пенсионного фонда или в суде.

Согласно действующему законодательству (Трудовой кодекс РФ, Правила ведения трудовых книжек от № 225), вкладыш:

• Изготавливается по единой форме, утвержденной Минтрудом России;
• Имеет тот же порядок нумерации страниц и структуру, что и основная книжка;
• Содержит 9 разворотов для сведений о работе и 8 разворотов для сведений о награждениях;
• Не требует обязательного вшивания в основную книжку — достаточно прикрепить его скрепкой или сшить вручную.

Когда требуется выдача вкладыша?

Вкладыш выдается работнику в следующих случаях:

1. Закончилось свободное место для внесения записей в основной трудовой книжке (все 100 строк использованы);
2. Основная трудовая книжка повреждена (порвана, испачкана, намокла) и не может быть использована;
3. В трудовой книжке допущены ошибки, которые невозможно исправить в соответствии с правилами (например, исправление в ьном листе);
4. Работник утерял трудовую книжку и получил дубликат, но в нем также закончилось место для записей.

Важно! Если ошибка допущена при заполнении ьного листа вкладыша, бланк подлежит уничтожению, и выдается новый. Исправления в ьной части вкладыша не допускаються.

Форма вкладыша в трудовую книжку (2026 год)

Форма вкладыша утверждена Приказом Минтруда России от № 69 и остается неизменной в 2026 году. Бланк состоит из следующих элементов:

• ьный лист — содержит поля для ФИО, даты рождения, образования, профессии, а также штамп организации-выдавшего вкладыш.
• Раздел «Сведения о работе» — 9 разворотов (18 страниц), где указываются:
  • Дата приема на работу;
  • Наименование организации;
  • Должность;
  • Основание для приема (приказ, договор);
  • Дата увольнения и основание.
• Раздел «Сведения о награждениях» — 8 разворотов (16 страниц), где фиксируются:
  • Награды, поощрения;
  • Даты и основания (приказы, грамоты);
  • Наименование организации, выдавшей награду.
• Последняя страница — содержит графы для подписи ответственного лица, печати организации и даты выдачи вкладыша.

Все поля заполняются чернилами черного цвета, разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых), без помарок и исправлений. Использование печатных машин или компьютера допускается, но только при наличии печати и подписи ответственного лица.

Как оформить вкладыш: пошаговая инструкция

Шаг 1: Подготовка заявления от работника

Работник подает работодателю заявление о выдаче вкладыша. Форма заявления не строго регламентирована, но должна содержать:

• ФИО работника;
• Должность;
• Причину выдачи («закончилось место для записей»);
• Дата и подпись.

Образец заявления:

Заявление
Руководителю ООО «Светлый путь»
от Иванова Ивана Ивановича, инженера-конструктора

Прошу выдать мне вкладыш в трудовую книжку в связи с исчерпанием свободного места для внесения записей.

Подпись: ___________ /И.И. Иванов/

Шаг 2: Выдача бланка вкладыша

Работодатель обязан выдать вкладыш в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления. Бланки вкладышей приобретаются работодателем у уполномоченных поставщиков (например, типографий, утвержденных Минтрудом). Самостоятельная печать бланков запрещена!

Важно: работодатель должен вести журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей (форма утверждена Приказом Минтруда № 69). В журнал вносятся:

• Дата поступления бланков;
• Серийный номер вкладыша;
• ФИО работника;
• Дата выдачи;
• Подпись получателя.

Шаг 3: Заполнение вкладыша

Заполнение вкладыша производится в следующем порядке:

1. На ьном листе вкладыша указываются ФИО, дата рождения, образование, профессия — точно такие же, как в основной трудовой книжке.
2. В графе «Выдан вкладыш» ставится штамп организации и дата выдачи.
3. В разделе «Сведения о работе» вносятся записи, начиная с той, которая следовала после последней записи в основной книжке.
4. В разделе «Сведения о награждениях», аналогично.
5. На последней странице вкладыша ставится печать организации и подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).

Шаг 4: Внесение записи в основную трудовую книжку

Обязательное условие! После выдачи вкладыша в основной трудовой книжке должна быть сделана запись:

«Вкладыш в трудовую книжку № 0012345 выдан »
Подпись: ___________ /Кадровик/

Эта запись делается на последней странице основной трудовой книжки, в разделе «Примечания». Без этой записи вкладыш не имеет юридической силы!

Как прикрепить вкладыш к трудовой книжке?

С 1 сентября 2021 года вшивание вкладыша в трудовую книжку не является обязательным. Работодатель и работник могут выбрать один из способов:

• Скрепить вкладыш и трудовую книжку скрепкой (наиболее простой и распространенный способ);
• Сшить их ниткой (если требуется повышенная надежность);
• Хранить отдельно, но при этом обязательно иметь при себе оба документа при предъявлении в ПФР, на биржу труда или в суд.

Важно! Никогда не склеивайте вкладыш и трудовую книжку — это нарушает требования к документу и может привести к его признанию недействительным.

Где скачать бланк вкладыша в трудовую книжку (2026)?

Официальные бланки вкладышей в трудовую книжку нельзя скачать и распечатать самостоятельно. Они изготавливаются только утвержденными типографиями с использованием специальной бумаги с водяными знаками и защитными элементами.

Однако вы можете скачать образцы заполнения в формате Word или PDF для ознакомления:

• На сайте КонсультантПлюс — в разделе «Формы документов»;
• На портале Роструд — в разделе «Трудовые книжки»;
• На сайте Моё дело — в разделе «Бланки для кадровика».

Внимание! Использование самопечатных бланков без защитных элементов является нарушением и влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил выдачи, заполнения или хранения вкладышей влечет за собой:

• Предупреждение или штраф до 50 000 рублей для ИП;
• Штраф до 200 000 рублей для юридических лиц;
• При повторном нарушении — приостановление деятельности до 90 суток.

Также неправильно оформленный вкладыш может привести к отказу в начислении пенсии или признанию трудового стажа недействительным.

1. Вкладыш — это не опциональный документ, а обязательный при исчерпании места в трудовой книжке.
2. Заполнение вкладыша должно быть точным, без исправлений и сокращений.
3. Обязательно сделайте запись в основной книжке о выдаче вкладыша.
4. Бланки вкладышей приобретаются только у утвержденных поставщиков — самопечать запрещен.
5. Вшивание не обязательно — достаточно скрепки или сшивания.
6. Ведите журнал учета — это требование закона.

Соблюдение этих правил обеспечит легитимность трудового стажа работника и защитит работодателя от штрафов и судебных разбирательств.

Если вы кадровик — сохраните эту статью как памятку. Если вы работник — знайте свои права: вы имеете право на получение вкладыша бесплатно и в установленные сроки. Не допускайте, чтобы ваш трудовой стаж оказался под угрозой из-за формальностей!

Полезные ссылки:
— Официальный сайт Роструда
— КонсультантПлюс — формы трудовых книжек
— Моё дело — скачать образцы