В процессе трудовой деятельности многие работники сталкиваются с ситуацией, когда их трудовая книжка полностью заполнена. Особенно часто это происходит с людьми, имеющими большой стаж или часто меняющими место работы. В таких случаях возникает логичный вопрос: что делать дальше? Заводить новую трудовую книжку или продолжать записи как-то иначе? Законодательство дает однозначный ответ: необходимо использовать специальный вкладыш.

Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку?

Главная цель вкладыша, продолжение ведения записей о трудовой деятельности работника, если в самой трудовой книжке закончилось свободное место.

Согласно правилам (п. 38 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225), если в одном из разделов трудовой книжки все графы заполнены, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он является ее неотъемлемой частью и оформляется, а также ведется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка.

Ключевые моменты:

• Запрет на новые книжки: Если закончился раздел «Сведения о работе», категорически запрещено заводить новую трудовую книжку. Также недопустимо продолжать записи в разделе «Сведения о награждениях» — это грубое нарушение.
• Структура вкладыша: Современный бланк вкладыша (например, серии ВТ-III образца 2022 года) имеет формат 12,5 см х 8,7 см х 0,2 см и включает 36 внутренних страниц. Из них 12 разворотов отведено под «Сведения о работе» и 5 разворотов — под «Сведения о награждениях».
• Самостоятельность документа: Вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой книжки. Он вшивается в нее и работает только в связке с основным документом.

Кто и как выдает вкладыш?

Выдачей и оформлением вкладышей занимается сотрудник, назначенный приказом руководителя ответственным за ведение трудовых книжек в организации (обычно это кадровик или бухгалтер).

Бланки вкладышей являются документами строгой отчетности и выдаются работодателем. Однако, если у работника закончилось место, а ответственный сотрудник по каким-то причинам не может оперативно предоставить бланк, работник имеет право приобрести его самостоятельно (например, в киосках или магазинах канцтоваров) и передать работодателю для оформления.

Как правильно оформить и заполнить вкладыш?

Процесс оформления вкладыша строго регламентирован. Краткая инструкция содержится в разделе VI Приложения 2 к Приказу Минтруда России от № 320н. Основные шаги:

1. Заполнение титульного листа: На титульном листе вкладыша указываются актуальные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия) на момент оформления вкладыша, а также дата его заполнения. Ставится подпись работника и подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, а также печать работодателя (при наличии).
2. Проставление штампа: При выдаче вкладыша в самой трудовой книжке необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его уникальный серию и номер.
3. Где ставить штамп? Данную запись целесообразно делать на титульном листе самой трудовой книжки, рядом с инициалами работника и реквизитами трудовой.
4. Что делать, если нет места на титульном листе? Если на титульном листе трудовой книжки уже не осталось свободного места для проставления очередного штампа (например, если это уже второй или третий вкладыш), штамп и запись о выдаче последующего вкладыша делаются на титульном листе первого вкладыша.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Несмотря на то, что вкладыш является отдельным бланком, он должен быть надежно скреплен с трудовой книжкой. Просто вложить его между страницами — недостаточно и является нарушением.

Как вшивается вкладыш:

• Вкладыш вшивается в саму трудовую книжку (обычно в конец документа или между последним разворотом сведений о работе и обложкой).
• Для сшивания используется обычная игла и прочная нить.
• Прошивается вкладыш по центру сгиба (как прошиваются журналы), чтобы страницы не могли выпасть или быть заменены.
• Концы нити выводятся на заднюю обложку трудовой книжки и завязываются в узел. Опечатывать сургучом или клеить бумажку с печатью на узелок не требуется.

Важные нюансы и особенности

• Нумерация записей: Записи во вкладыше продолжают нумерацию записей трудовой книжки. То есть, если последняя запись о работе в трудовой книжке имела номер 15, то первая запись во вкладыше будет под номером 16.
• Количество вкладышей: Законодательство не ограничивает количество вкладышей, которые могут быть выданы к одной трудовой книжке. Если закончился первый вкладыш — выдается второй, с проставлением нового штампа на титульном листе первого вкладыша.
• Особенности для физических лиц (РБ): Обратите внимание, что в соответствии со статьей 50 Трудового кодекса Республики Беларусь, на работников, принятых к нанимателям — физическим лицам, начиная с 28 января 2020 г. и позднее, трудовые книжки заполняться не будут, что автоматически снимает вопрос о необходимости вкладышей для данной категории.

Вкладыш в трудовую книжку, это не просто дополнительный блокнот, а важный юридический документ, строго регламентированный законодательством; Он позволяет бесперебойно фиксировать трудовой стаж и достижения работника без нарушения установленных правил. Главное при его оформлении — соблюдать порядок заполнения титульного листа, обязательно проставлять штамп с серией и номером, а также надежно вшивать бланк в основную трудовую книжку.