Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Однако даже самые объемные книжки не безграничны: у активных сотрудников, которые часто меняют место работы или продвигаются по карьерной лестнице, свободное место в разделах заканчивается․ Именно в таких случаях на помощь приходит вкладыш в трудовую книжку․
В этой статье мы подробно разберем, зачем нужен этот документ, в каких случаях он выдается и как его правильно оформить согласно актуальному законодательству․
Зачем нужен вкладыш?
Главная и единственная причина оформления вкладыша — это нехватка свободного места в одном из разделов трудовой книжки․ Чаще всего заканчиваются страницы в разделе «Сведения о работе», реже — в «Сведениях о награждениях»․
Вкладыш не является самостоятельным документом․ Без трудовой книжки он не имеет юридической силы и считается недействительным․ Он выступает исключительно как неотъемлемое дополнение (продолжение) книжки․
Обязателен ли вкладыш?
Сам по себе вкладыш необязателен для каждого работника․ Его оформляют только по необходимости, если заполнены все страницы одного из разделов․ При этом законодательно не установлено предельное количество вкладышей — их может быть заведено столько, сколько потребуется для отражения всей информации о трудовой деятельности сотрудника․
Основные правила оформления вкладыша
Оформление вкладыша практически идентично заполнению самой трудовой книжки, но имеет несколько критически важных нюансов на старте․ Прежде чем делать записи о работе, нужно юридически привязать вкладыш к книжке․ Согласно пункту 33 Порядка, утвержденного Приказом Минтруда России от № 320н, действуют следующие правила:
Простановка штампа «Выдан вкладыш»
При выдаче вкладыша на ьном листе трудовой книжки (обычно в правом верхнем углу) обязательно проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш»․ Рядом с штампом указываются серия и номер выдаваемого бланка․ Если штамп отсутствует, допускается внесение этой записи от руки, однако именно штамп является приоритетным и законодательно закрепленным способом фиксации факта выдачи․
Заполнение ьного листа вкладыша
Первый лист вкладыша аналогичен ьному листу трудовой книжки, соответственно, и правила внесения данных будут схожими:
- ФИО работника заносится полностью, без сокращений․
- Фамилия указывается действующая на момент заполнения, без отражения ранее произведенных изменений (например, если фамилия менялась, пишется только последняя)․
- Дата заполнения проставляется фактическое число оформления вкладыша․
- Записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии), подтверждая правильность заполнения․
Нумерация страниц
Страницы вкладыша нумеруются не с начала, а продолжая нумерацию трудовой книжки․ Это обеспечивает логическую и хронологическую целостность документа․
Нужно ли вшивать вкладыш?
Этот вопрос часто вызывает споры из-за изменений в законодательстве; Ранее, согласно утратившему силу постановлению Правительства РФ от № 225, вкладыш необходимо было именно вшивать․ Однако в современном Приказе Минтруда № 320н нет прямого указания на обязательность вшивания․
Тем не менее, на практике вкладыш рекомендуется подшивать к трудовой книжке․ Поскольку вкладыш является неотъемлемой частью книжки, вшивание гарантирует, что документы не будут разделены, потеряны или подменены․ Оптимальный вариант — вшить вкладыш в конец трудовой книжки или между последним незаполненным и заполненным разворотами․
Краткий алгоритм действий для кадровика
Чтобы не допустить ошибок при оформлении, следуйте простому порядку действий:
- Убедитесь в необходимости: проверьте, что в соответствующем разделе трудовой книжки действительно не осталось свободных строк․
- Приобретите бланк: вкладыши выдаются работодателем, бланки приобретаются за счет средств работодателя․
- Заполните ьный лист вкладыша: внесите актуальные данные о работнике, дату заполнения, заверьте подписью и печатью․
- Пронумеруйте страницы: продолжите нумерацию страниц трудовой книжки․
- Поставьте отметку в трудовой книжке: на ьном листе книжки проставьте штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера․
- Подшейте вкладыш: прикрепите вкладыш к трудовой книжке для обеспечения сохранности документов․
- Вносите записи: продолжайте вносить сведения о работе или награждениях во вкладыш в обычном порядке․
Оформление вкладыша в трудовую книжку — стандартная кадровая процедура, не представляющая сложности, если знать актуальные требования закона․ Главное — помнить, что вкладыш не заменяет трудовую книжку, а лишь дополняет ее․ Своевременное проставление штампа «Выдан вкладыш», правильная нумерация и грамотное заполнение ьного листа уберегут как работодателя от штрафов, так и работника от проблем с подтверждением стажа в будущем․