Вкладыш в трудовую книжку – это официальный документ‑дополнение, который используется, когда в основной трудовой книжке заканчиваются свободные страницы․ С 1 января 2023 г․ действует новый образец трудовой книжки (утверждён приказом Минтруда России от № 320н)․ Правильная организация закупки, учёта и оформления вкладышей позволяет существенно сократить расходы организации и избежать бухгалтерских ошибок․

Нормативно‑правовая база

• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает новый образец трудовой книжки и требования к вкладышам․
• Постановление Правительства РФ от № 2152 – регламентирует порядок приобретения бланков и вкладышей в рамках государственных (муниципальных) нужд․
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) – штрафы за отсутствие или неправильное оформление вкладыша․
• Финансовый регламент Министерства финансов РФ – порядок бюджетного планирования и учёта расходов на бланки․

Кто обязан закупать вкладыши?

Согласно практике и рекомендациям КонсультантПлюс:

1. Работодатель обязан обеспечить наличие вкладышей в достаточном количестве до начала трудовых отношений с сотрудником․
2. Закупка производится заблаговременно (обычно в рамках годового плана отдела кадров), а не в момент приёма конкретного работника․
3. Ответственность за правильность оформления и учёта лежит на отделе кадров совместно с бухгалтерией․

Бюджетное планирование закупки

Для минимизации расходов рекомендуется:

• Составить годовой план на основе статистики увольнений и переводов за прошлый год (пример: 1 вкладыш на 30 сотрудников = 30 штук)․
• Определить точку экономии – покупка оптом у официальных поставщиков (Гознак, Аскон, БРАУБЕРГ) обычно дешевле, чем рознично․
• Учитывать сезонные скидки (например, в конце финансового года поставщики часто предлагают 5‑10 % скидку)․
• Включать расходы в бюджет подразделения по КОСУ 349 – «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения»․

Процедура закупки по КОГСУ

Для государственных и муниципальных организаций применяются следующие коды:

Пример оформления заявки:

Наименование: Вкладыш в трудовую книжку нового образца (36 страниц, серия А‑2023)
Кол‑во: 150 шт․
Цена за единицу: 45,00 ₽
Сумма: 6 750,00 ₽
Код КОГСУ: 244
Подстатья КВР: 349
Поставщик: ОАО «Гознак», ИНН 7701234567

Учёт в бухгалтерии

В зависимости от учетной политики организации вкладыши могут классифицироваться как:

• Материальные запасы (счет 10․21) – если они считаются малоценными активами․
• Запасы (счет 10․06) – если организация использует традиционный подход․

Основные регистры:

1. Приходно‑расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей – фиксируются серия, номер, дата получения, стоимость․
2. Журнал «Выдача трудовых книжек и вкладышей» – отражает факт выдачи сотруднику (дата, ФИО, номер серии)․

Как экономить на покупке вкладышей

• Оптовые поставки – заключайте договоры на 6‑12 мес․ с фиксированными ценами․
• Сравнительный анализ – используйте сервисы типа «Тендеры РФ», «ЭТП» для выбора лучшего предложения․
• Собственная печать – если в организации есть типография, можно заказывать печать вкладышей у собственного подрядчика (экономия до 30 %)․
• Электронные аналоги – в некоторых случаях допускается вести электронный журнал, что полностью исключает потребность в бумажных вкладышах (требует согласования с профсоюзом)․

Технология вшивания и оформления вкладыша

1. Заполнить ьный лист вкладыша: ФИО, дата рождения, дата начала работы, номер серии и номер вкладыша․
2. Внести записи в разделы 2 и 3 (аналогичные записям в основной книжке) – сведения о работе, награждениях, повышениях․
3. На первом листе основной трудовой книжки поставить штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии, номера и даты выдачи․
4. Вкладыш подшивается к основной книжке (обычно в виде «петли» в левом нижнем углу)․
5. Сделать отметку в журнале выдачи и в приходно‑расходной книге․

Пример заполнения записи о выдаче вкладыша

ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Серия вкладыша: А‑2023
Номер вкладыша: 0157
Дата выдачи: 
Подпись: ___________________ (начальник отдела кадров)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Кто оплачивает вкладыш? – Работодатель (в рамках бюджета организации)․
• Нужно ли регистрировать каждый вкладыш в приходно‑расходной книге? – Да, в соответствии с КВР 349, указывая серию и номер․
• Можно ли использовать один вкладыш для нескольких сотрудников? – Нет, каждый вкладыш имеет уникальную серию и номер и привязывается к конкретному работнику․
• Какая цена считается «бюджетной»? – При текущих рыночных ценах (2026 г․) от 40 до 50 ₽ за единицу при оптовой покупке․
• Можно ли отказаться от бумажного вкладыша? – При наличии согласования с профсоюзом и соблюдении требований ФЗ «О трудовых книжках» возможно переходить на электронный вариант․

Бюджетная организация вкладышей в трудовую книжку требует согласованного подхода между отделом кадров, бухгалтерией и закупочным подразделением․ Ключевые шаги:

1. Сформировать годовой план закупок на основе статистики․
2. Оформить заявку по КОГСУ 244 и КВР 349․
3. Закупить вкладыши у официальных поставщиков (Гознак, Аскон, БРАУБЕРГ) с учётом оптовых скидок․
4. Отразить поступление в приходно‑расходной книге, указав серию и номер․
5. Оформить и подшить вкладыш в соответствии с нормативными требованиями․
6. Вести журнал выдачи и контролировать остатки․

Тщательное планирование и правильный учёт позволяют сократить расходы до 15‑20 % и обеспечить полное соответствие законодательству․

Дата актуализации:  13:11:15