В процессе трудовой деятельности может возникнуть ситуация, когда в трудовой книжке сотрудника заканчиваются свободные строки в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях». В этом случае оформление вкладыша является обязательным. Однако у многих кадровиков и начинающих предпринимателей возникает резонный вопрос: где брать вкладыши в трудовую книжку и кто должен их оплачивать? В этой статье мы подробно разберем все аспекты приобретения, учета и оформления вкладышей по актуальным правилам 2026 года.
Кто должен приобретать вкладыш?
Согласно действующему трудовому законодательству, обязанность по обеспечению сотрудников бланками трудовых книжек и вкладышей в них полностью лежит на работодателе. Это регламентировано Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
Важно: Работодатель должен приобретать вкладыши заблаговременно, а не в момент, когда свободное место в книжке уже закончилось. Покупка бланков за счет средств работника или отправка самого сотрудника в канцелярский магазин является нарушением.
Где именно покупать вкладыши?
Приобрести вкладыши в трудовую книжку можно двумя основными способами:
- У официальных распространителей. Работодатель закупает бланки в порядке, утверждаемом Министерством финансов РФ. Это гарантирует подлинность документов и соответствие всем стандартам защиты.
- В специализированных канцелярских магазинах. Допускается покупка вкладышей в магазинах офисных товаров, однако здесь необходимо быть предельно внимательным. Важно проверять наличие степеней защиты и правильную серию бланка.
Вкладыш нового образца
Обратите внимание, что с года в оборот введены вкладыши нового образца, утвержденные приказом Минтруда России от № 320н. При покупке необходимо убедиться, что поставщик реализует именно актуальные бланки.
Учет вкладышей в организации
Любой приобретенный бланк должен быть строго учтен. Для этого в отделе кадров или бухгалтерии ведется специальный документ:
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней отражаются:
- Все операции, связанные с покупкой бланков.
- Расходы на их приобретение.
- Серии и номера каждого поступившего и выданного вкладыша.
- Стоимость бланков.
При оформлении вкладыша сотруднику впервые, его обязательно нужно зарегистрировать в этой книге с указанием уникальных серии и номера.
Как правильно оформить и вшить вкладыш
Процесс оформления вкладыша имеет свои строгие правила, которые необходимо соблюдать:
Заполнение титульного листа
На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а не дата заведения самой трудовой книжки. Сведения о сотруднике вносятся на момент оформления вкладыша. Если с момента заведения трудовой книжки у работника изменились уровень образования, фамилия или имя, во вкладыше указываются актуальные данные.
Простановка штампа
При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». В штампе обязательно указываются серия и номер выданного вкладыша. Если выдаете второй и последующие вкладыши, штамп проставляется рядом с предыдущим.
Нужно ли вшивать вкладыш?
Этот вопрос вызывает множество споров. Согласно новым правилам, действующим с 1 сентября 2021 года, вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно. Порядком ведения и хранения трудовых книжек это не предусмотрено.
Однако эксперты рекомендуют все же вшивать вкладыш во избежание возможных претензий со стороны проверяющих органов и утери документа. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и без нее недействителен (п. 32 Порядка). Если у вас имеются вкладыши, оформленные до 1 сентября 2021 года, но не вшитые в книжки по старому порядку, их также настоятельно рекомендуется вшить.
Кто оплачивает бланк?
Хотя работодатель закупает вкладыши за свой счет, он имеет право удержать стоимость бланка из заработной платы сотрудника. Это делается по заявлению работника или на основании приказа. Исключением являются случаи:
- Массовая утрата трудовых книжек (вкладышей) вследствие чрезвычайных ситуаций.
- Утрата или порча бланка по вине работодателя.
В этих случаях стоимость вкладыша для работника равна нулю — все расходы несет компания.
Краткий чек-лист для кадровика
- Заблаговременно закупите вкладыши нового образца (от г.).
- Отразите их приход в приходно-расходной книге.
- При заполнении раздела трудовой книжки оформите вкладыш.
- Заполните титульный лист актуальными данными сотрудника и текущей датой.
- Поставьте на титульном листе книжки штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- Рекомендуется вшить вкладыш в трудовую книжку для надежности.
- Сделайте запись о выдаче вкладыша в книге учета движения трудовых книжек.
Соблюдение этих простых правил позволит вам избежать штрафов от трудовой инспекции и обеспечить сохранность важных документов ваших сотрудников.