Вопрос о необходимости вшивания вкладышей в трудовые книжки актуален для многих работодателей, особенно при заполнении всех страниц в одном из разделов документа. Разберёмся в действующих правилах и рекомендациях по этому вопросу;

Что говорит законодательство?

Согласно Приказу Минтруда России от № 320н, который утвердил новые правила ведения и хранения трудовых книжек:

• Вкладыш оформляется, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов;
• Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки;
• Оформляется и ведётся работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка;
• С 1 сентября 2021 года не требуется обязательно вшивать вкладыш в трудовую книжку;
• Однако закон не запрещает работодателям вшивать вкладыши для исключения риска их утери.

Когда оформляется вкладыш?

Вкладыш оформляется в следующих случаях:

1. Если заполнены все страницы раздела «Сведения о работе»;
2. Если заполнены все страницы раздела «Сведения о награждениях»;
3. При необходимости внесения новых записей, когда все графы основной книжки заполнены.

Как правильно оформить вкладыш?

Порядок действий:

1. Заполнение ьного листа вкладыша:
   • Указываются те же данные, что и в основной трудовой книжке;
   • Серия и номер вкладыша должны соответствовать записи в трудовой книжке.
2. Внесение записей:
   • Все записи вносятся в том же порядке, что и в основную трудовую книжку;
   • Записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
3. Вшивание вкладыша:
   • Вкладыш вшивается в конец трудовой книжки;
   • На ьном листе основной книжки или на внутренней стороне обложки проставляется штамп «В дан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша;
   • Порядок ведения и хранения трудовых книжек не предусматривает обязательного вшивания, но это допустимо по усмотрению работодателя.

Где купить вкладыш?

Вкладыши для трудовых книжек можно приобрести:

• В специализированных магазинах канцелярских товаров;
• У официальных поставщиков бланков строгой отчётности;
• Через интернет-магазины, специализирующиеся на делопроизводстве;
• В типографиях, имеющих разрешение на изготовление бланков строгой отчётности.

Стоимость вкладыша зависит от региона и поставщика, но обычно составляет от 50 до 200 рублей.

Что делать, если вкладыш не вшит?

Если вкладыш не вшит в трудовую книжку, но он необходим (например, при заполнении всех страниц), работодатель:

• Оформляет вкладыш в установленном порядке;
• Вносит соответствующую запись на ьном листе или обложке основной книжки;
• Хранит вкладыш вместе с трудовой книжкой.

Отсутствие вшитого вкладыша не является нарушением, если все записи внесены корректно и вкладыш хранится вместе с книгой.

Частые ошибки при оформлении вкладышей

Ответственность работодателя

Работодатель несёт ответственность за:

• Правильное ведение трудовых книжек;
• Своевременное оформление вкладышей при необходимости;
• Сохранность трудовых книжек и вкладышей;
• Соблюдение порядка внесения записей.

Нарушение правил ведения трудовых книжек может повлечь за собой административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

Таким образом, вшивание вкладыша в трудовую книжку не является обязательным с 1 сентября 2021 года, но допустимо по усмотрению работодателя для предотвращения утери записей. Работодатель обязан приобретать вкладыши и оформлять их в установленном порядке при необходимости.

Главное помнить:

• Вкладыш оформляется, если заполнены все страницы одного из разделов;
• Вкладыш являеться неотъемлемой частью трудовой книжки;
• Записи вносятся в том же порядке, что и в основную книгу;
• На ьном листе основной книжки делается отметка о вкладыше;
• Вкладыш хранится вместе с трудовой книжкой.