В 2026 году many работодателей задаются вопросом‚ следует ли включать сведения о выбранном способе ведения трудовой книжки в форму СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности)․ Ответ неоднозначный и зависит от того‚ какой документ используется для оформления приема‚ от того‚ подаётся ли форма в электронном или бумажном виде‚ а также от того‚ выбрал ли сотрудник способ самостоятельно․
Что такое СЗВ‑ТД и зачем он заполняется?
СЗВ‑ТД – это отчётная форма‚ которую работодатель направляет в ПФР (и в ФНС‚ если требуется) для отражения кадровых событий сотрудников: приёма на работу‚ перевода‚ увольнения и т․д․ Начиная с 2020 года эта форма входит в состав отчёта ЕФС‑1․ Срок её подачи – не позднее рабочего дня‚ следующего за днём издания кадрового документа‚ но не позже 15‑го числа следующего месяца․
Как правильно оформлять приём нового сотрудника?
При оформлении нового сотрудника необходимо выполнить несколько обязательных действий:
- Подготовить приказ о приёме (или иной кадровый документ)․
- Получить от сотрудника заявление о выборе способа ведения трудовой книжки․
- Внести сведения в форму СЗВ‑ТД․
Если приказ не составляется‚ то в СЗВ‑ТД указываются реквизиты трудового договора‚ как рекомендует Минтруд (письмо от № 14‑2/ООГ‑11865)․
Нужно ли указывать способ ведения трудовой книжки в СЗВ‑ТД?
По информации‚ собранной из официальных источников‚ данные о выбранном способе ведения трудовой книжки не влияют на заполнение СЗВ‑ТД․ Они учитываются только в кадровых отчётах (например‚ в форме ЗУП 3․1․10․571 / ЗУП 3․1․14․208) и не попадают в расчёт страховых взносов․
Тем не менее‚ в СЗВ‑ТД всё равно требуется указать:
- дату подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки;
- сам способ (бумажный или электронный)․
Эти поля заполняются в рамках подраздела «Основание» или «Примечание»‚ в зависимости от версии формы․
Что делать‚ если сотрудник не выбрал способ?
Если работник не указал‚ какой способ он предпочитает‚ необходимо:
- Запросить у него письменное заявление о выборе способа․
- В системе 1С:ЗУП зарегистрировать это заявление как документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․
- Указать выбранный способ в соответствующем поле СЗВ‑ТД․
Как оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки?
Заявление может быть оформлено в любой удобной форме‚ но в нём обязательно должны присутствовать:
- ФИО сотрудника;
- Номер и дата трудового договора;
- Выбранный способ (бумажный или электронный);
- Дата подачи заявления (в формате ДД․ММ․ГГГГ)․
После подписания заявления бухгалтер или кадровый специалист переносит данные в СЗВ‑ТД‚ где в соответствующее поле вводится дата подачи заявления․
Примеры заполнения СЗВ‑ТД
Пример при приёме без приказа
СЗВ‑ТД - Поле «Основание»: реквизиты трудового договора (№‚ дата)․ - Поле «Способ ведения трудовой книжки»: электронный (если сотрудник выбрал его)․ - Поле «Дата подачи заявления»: ․
Пример при переходе сотрудника на другую должность
СЗВ‑ТД - Поле «Основание»: приказ о переводе․ - Поле «Способ ведения трудовой книжки»: бумажный (если сотрудник оставил его)․ - Поле «Дата подачи заявления»: ․
Частые ошибки и рекомендации
- Ошибка: заполнение СЗВ‑ТД без указания даты подачи заявления․
- Решение: всегда фиксировать дату подачи заявления в поле «Дата подачи заявления»․
- Ошибка: игнорировать требование оформить заявление‚ если способ не выбран․
- Решение: запросить у сотрудника письменное заявление и зарегистрировать его в 1С:ЗУП․
- Ошибка: сдавать форму позже установленного срока (после 15‑го числа следующего месяца)․
- Решение: планировать подачу СЗВ‑ТД не позднее 15‑го числа‚ иначе грозит штраф․
Ответ на вопрос «Нужно ли в СЗВ‑ТД при приеме указывать способ ведения трудовой книжки?» звучит так:
— Да‚ необходимо указать способ‚ но это не влияет на расчёт страховых взносов․ Данные о способе фиксируются лишь в кадровом отчёте и служат для внутренних целей контроля․
Ключевые требования:
- Получить от сотрудника заявление о выборе способа․
- Зарегистрировать заявление в системе 1С:ЗУП․
- В СЗВ‑ТД заполнить поле «Способ ведения трудовой книжки» и указать дату подачи заявления․
- Сдать форму в установленные сроки (не позже 15‑го числа следующего месяца)․
Соблюдение этих рекомендаций поможет избежать ошибок‚ штрафов и задержек в оформлении трудовых отношений․