Внимание! С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все работодатели обязаны полностью перестроить кадровые и учетные процессы. Ключевым документом, который требует срочных и точных изменений, является Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Несоблюдение новых требований грозит административными штрафами.

Почему меняется ПВТР? Суть реформы ЭТК

Реформа, начатая с 2020 года, направлена на создание единой цифровой системы учета трудовой деятельности. Основные изменения, затрагивающие ПВТР:

• С 1 января 2021 года для новых сотрудников, не имевших стажа до этой даты, сведения о трудовой деятельности оформляются только в электронном виде (Федеральный закон № 439-ФЗ).
• С 1 января 2023 года применяется новая форма бумажной трудовой книжки (Приказ Минтруда № 320н), но акцент сделан на ЭТК.
• С 1 января 2026 года переходный период завершается. Все работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде по новой форме СЗВ-ТД.

Какие разделы ПВТР нужно скорректировать?

ПВТР – это основной локальный акт, регламентирующий порядок работы с кадрами. В него необходимо внести правки в следующие разделы:

Порядок приема на работу

Что изменить:

• Четко прописать, что при приеме на работу новый сотрудник (с ) получает электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Указать процедуру: работодатель формирует электронную запись об приеме и направляет ее в ПФР. Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР.
• Для сотрудников, уже имеющих бумажную трудовую книжку (ТК), оставить возможность ее использования, но добавить пункт об их праве на перевод в электронный формат по заявлению.
• Уточнить, что при приеме на работу не требуется предъявлять бумажную ТК (если она есть, ее снимают с учета и передают в ПФР для архива).

Порядок увольнения и предоставления сведений о трудовой деятельности

Критически важный раздел для изменений!

• Детально описать, как работник получает справку о трудовой деятельности по форме СТД-Р (заменяет трудовую книжку при увольнении).
• Прописать порядок на случай, если в день увольнения работник отсутствует или отказывается получать документ:
  1. Работодатель обязан направить сведения в ПФР в течение 3-х дней со дня увольнения (форма СЗВ-ТД).
  2. Справка СТД-Р выдается по письменному заявлению работника в любое время после увольнения.
  3. Если работник отказывается подписывать заявление, это фиксируется в его личном деле.
• Указать, что при увольнении сотрудника с бумажной ТК, работодатель обязан передать ее в ПФР для перевода в электронный вид (если сотрудник не заберет ее сам в течение 3-х месяцев).

Ведение кадрового делопроизводства и отчетность

• Закрепить обязанность кадрового службы ежемесячно формировать и передавать в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД (вместо старой формы СЗВ-ТД, которая использовалась для учета страхового стажа).
• Установить сроки и ответственных за сверку данных с ПФР.
• Прописать порядок работы с личными кабинетами сотрудников на портале ПФР (информирование о доступности данных, помощь в получении доступа).

Права и обязанности работника

• Добавить раздел о праве работника на:
  • Получение бесплатной выписки из ЭТК в любой момент.
  • Обращение в ПФР с запросом о предоставлении сведений из ЭТК.
  • Заявление о переводе бумажной ТК в электронный формат или о выдаче бумажного дубликата (если ЭТК ведется).
• Обязанность работника – своевременно информировать работодателя об изменениях, влияющих на запись в ЭТК (например, о продолжении образования для повышения квалификации).

Практические шаги по внесению изменений в ПВТР

1. Изучите действующие нормативные акты: ТК РФ (ст. 66.1, 91), Постановление Правительства № 402, Приказ Минтруда № 320н, письма Минтруда и ПФР.
2. Подготовьте проект изменений в ПВТР. Включите все пункты, описанные выше. Четко разделите порядок для сотрудников, принятых до (бумажная ТК) и после (ЭТК).
3. Согласуйте изменения. Если в организации есть профсоюз, проект ПВТР с изменениями обязательно согласуйте с ним (ст. 372 ТК РФ).
4. Утвердите приказом руководителя. Утвержденный ПВТР с изменениями должен быть доведен до всех сотрудников под роспись (или иным способом, подтверждающим ознакомление).
5. Обновите все смежные документы: должностные инструкции кадровиков и бухгалтеров, образцы заявлений (на перевод ТК в ЭТК, на выдачу СТД-Р), инструкции по работе с порталом ПФР.

Типичные ошибки и риски

• Неполное внесение изменений. Изменяют только раздел о приеме, но забывают про увольнение и отчетность.
• Отсутствие процедуры выдачи СТД-Р. Это ведет к жалобам сотрудников и проверкам ГИТ.
• Несвоевременная передача сведений в ПФР (форма СЗВ-ТД). Штрафы по ст. 15.33 КоАП РФ.
• Несоблюдение сроков передачи бумажных ТК в ПФР после увольнения сотрудника (3 месяца).
• Отсутствие информирования сотрудников о переходе на ЭТК и их правах.

Внесение изменений в ПВТР в связи с электронными трудовыми книжками – это не формальность, а необходимость для легального и безошибочного ведения кадрового учета в 2026 году. Работодатель должен:

1. Четко регламентировать в ПВТР все этапы работы с ЭТК: прием, перевод, увольнение, выдачу справок.
2. Установить ответственных и сроки для ежемесячной отчетности в ПФР по форме СЗВ-ТД.
3. Обеспечить информирование персонала и обучение кадровых специалистов.

Только комплексный подход и актуализация ПВТР позволят организации избежать штрафов, судебных споров и обеспечить защиту прав как работника, так и работодателя в новой цифровой реальности учета трудовой деятельности.

Примечание: Статья подготовлена на основе анализа законодательства и практических рекомендаций на дату . Перед внесением изменений в ПВТР рекомендуется получить юридическую консультацию с учетом специфики вашей организации.