Внеплановая проверка – это один из ключевых инструментов трудовой инспекции (ГИТ) для контроля соблюдения работодателем трудового законодательства. В отличие от плановых проверок, которые проводятся по заранее установленному графику, внеплановые визиты инициируются по конкретным основаниям, которые могут возникнуть в любой момент. В этой статье мы разберём, какие именно основания дают право инспекторам проводить внеплановые проверки, как изменились правила с 2023 года, а также как работодателю подготовиться к возможному визиту.

Общие юридические основания

Согласно статье 10 Закона РФ от 26 декабря 2008 г. № 294‑ФЗ «О трудовых отношениях», а также Постановлению Правительства РФ от 30 ноября 2021 г. № 838н «Об организации и проведении внеплановых проверок работодателей», основаниями для проведения внеплановой проверки являются:

• Жалоба работника (или группы работников) на нарушение трудовых прав.
• Нарушения, выявленные в ходе работы с документами, бухгалтерскими данными, налоговыми декларациями.
• Подозрения в уклонении от заключения трудового договора или в замене трудовых отношений гражданско‑правовыми.
• Отсутствие в ФГИС СОУТ информации об итогах спецоценки, если работодатель учётен в ЕГРЮЛ или ЕГРИП более 12 мес. назад.
• Нарушения, связанные с безопасностью труда, охраной здоровья и социальными гарантиями.
• Нарушения, выявленные в ходе аудита, ревизии, проверок налоговых органов и других контролирующих органов.

Важно отметить, что анонимные заявления и обращения не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки (ч. 3 ст. 10 Закона № 294‑ФЗ).

Новые основания с 1 августа 2023 г.

С 1 августа 2023 г. в перечень индикаторов риска, позволяющих инициировать внеплановую проверку, добавлены новые пункты:

• Отсутствие в ФГИС СОУТ информации об итогах спецоценки у работодателя, учёта в ЕГРЮЛ или ЕГРИП более 12 мес. назад.
• Работодатель‑страхователь, представляющий в СФР сведения о 50 и более сотрудниках.

Эти критерии позволяют инспекторам более оперативно реагировать на потенциальные нарушения, связанные с управлением персоналом и страхованием.

Перспективы в 2025 – 2026 г. (Порядок и сроки)

Согласно приказу Минтруда от 30 ноября 2021 г. № 838н, в 2025 г. в перечень индикаторов риска вошли новые признаки, которые стали самостоятельными основаниями для проведения внеплановой проверки. Среди них:

1. Нарушения, выявленные в ходе аудита 1С‑бухгалтерии.
2. Нарушения, связанные с отсутствием обязательных записей в электронном журнале рабочего времени.
3. Нарушения, выявленные в ходе проверки налоговыми органами.

В 2026 г. действие моратория на плановые проверки продлится до 2030 г., однако внеплановые проверки останутся возможными по следующим основаниям:

• Подозрения в уклонении от заключения трудового договора.
• Нарушения, выявленные в ходе работы с документами, бухгалтерскими данными, налоговыми декларациями.
• Нарушения, связанные с безопасностью труда и охраной здоровья.
• Нарушения, выявленные в ходе проверки налоговых органов.

При внеплановой выездной проверке инспектор обязан известить работодателя не позднее чем за 24 часа, если это не противоречит интересам безопасности и охраны труда.

Как подготовиться к внеплановой проверке?

Подготовка – ключ к успешному прохождению проверки. Ниже перечислены основные шаги, которые помогут работодателю минимизировать риски:

1. Проверка документации – убедитесь, что все трудовые договоры, приказы, акты, справки и ведомости находятся в порядке и доступны для проверки.
2. Соблюдение требований ФГИС СОУТ – проверьте, что информация об итогах спецоценки загружена в систему, и нет пропущенных сроков.
3. Обновление данных в ЕГРЮЛ/ЕГРИП – если вы учтены более 12 мес. назад, обновите сведения о компании.
4. Контроль за страхованием – проверьте, что все страховые взносы уплачены и данные о сотрудниках корректно отражены в СФР.
5. Внутренний аудит – проведите внутренний аудит, чтобы выявить и устранить потенциальные нарушения до визита инспектора.
6. Обучение персонала – убедитесь, что руководители и бухгалтеры знают требования законодательства и готовы предоставить необходимую информацию.
7. Соблюдение сроков – если инспектор уведомил о визите, подготовьте все документы за 24 часа до визита.

Что происходит во время внеплановой проверки?

Внеплановая проверка может включать:

• Документарную проверку – анализ трудовых договоров, приказов, ведомостей, налоговых деклараций.
• Выездную проверку (инспекционный визит) – осмотр рабочих мест, оценка условий труда.
• Рейдовый осмотр – оперативный визит без предварительного уведомления, если это необходимо для защиты прав работников.

Инспектор может запросить дополнительные сведения, провести интервью с сотрудниками и руководством, а также проверить фактическое соблюдение норм трудового законодательства.

Последствия внеплановой проверки

Результаты проверки могут привести к:

• Предписаниям о устранении нарушений.
• Штрафам и административным взысканиям.
• Судебным разбирательствам, если нарушения существенные.
• Уголовным делам в случае тяжких нарушений (например, умышленное уклонение от заключения трудового договора).

Своевременное исправление выявленных нарушений может снизить размер штрафов и улучшить репутацию компании.

Внеплановая проверка трудовой инспекцией – это важный механизм контроля за соблюдением работодателем трудового законодательства. С 2023 г. появились новые основания, которые усиливают контроль над работодателями, особенно тех, кто учтён в ЕГРЮЛ/ЕГРИП более 12 мес. назад и страхует более 50 сотрудников. Чтобы избежать негативных последствий, работодатели должны внимательно следить за актуальностью данных в ФГИС СОУТ, своевременно обновлять сведения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП, а также поддерживать порядок в документации и соблюдение трудовых прав.

Подготовка к внеплановой проверке – это не только защита от штрафов, но и способ улучшить внутренние процессы, повысить уровень соблюдения трудового законодательства и укрепить доверие сотрудников.