Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его место работы. В ней фиксируются все изменения: приём на работу, перевод, увольнение, смена должности, изменение должностных обязанностей и т.д. Правильное и своевременное внесение сведений о должности обеспечивает законность трудовых отношений и упрощает проверку стажа при получении пенсионных и иных социальных выплат.

Что такое «внесение должности»?

Под «внесением должности» понимается запись в трудовой книжке о том, что работник занимает определённую должность в организации. Такая запись может быть сделана:

• при приёме на работу;
• при переводе на другую должность в пределах одной организации;
• при смене должности в рамках одного и того же подразделения;
• при изменении названия должности (например, «Старший инженер» → «Главный инженер»).

Правовые основания

В России порядок внесения сведений в трудовую книжку регулируется:

• Порядком, утверждённым приказом Минтруда России от № 320н;
• Трудовым кодексом РФ (ст. 47, 48, 49);
• Приказами и распоряжениями конкретных работодателей.

В Украине с 10 июня 2021 г. введён электронный формат трудовых книжек. С 10 июня 2026 г. учет стажа осуществляется полностью в электронном виде. В Беларуси действует собственная система, в которой также фиксируются сведения о должностях.

Кому нужно вносить запись о должности?

Запись о должности вносится:

1. Нанимателем (работодателем) при приёме нового сотрудника;
2. При переводе работника внутри организации (например, из отдела продаж в отдел маркетинга);
3. При изменении названия должности, если это предусмотрено штатным расписанием;
4. При увольнении, если работник переходил на другую должность в течение срока работы.

Как правильно внести запись о должности

Ниже приведён пошаговый алгоритм внесения сведений о должности в трудовую книжку.

Подготовка документов

• Приёмная справка (приглашение) – при приёме на работу;
• Приказ о приёме на работу (или о переводе) – документ, подтверждающий факт назначения;
• Приказ о переименовании должности – если меняется название должности;
• Штатное расписание – для подтверждения корректности названия должности;
• Справка о стаже (если требуется для расчёта пенсионных начислений);
• Согласие работника (если требуется).

Заполнение полей трудовой книжки

В соответствии с Порядком № 320н, в трудовой книжке вносится следующая информация:

Пример записи при переводе на должность хореографа (из примера из текста):

24 апр. 2025 г. – Перевод на должность хореографа в Верховажскую начальную школу. Дата основания: 10 мар. 2021 г. – Приём на работу. Наименование должности: хореограф.

Ссылки на нормативные акты

При внесении записи обязательно указывайте ссылку на пункт и часть статьи, на основании которых осуществляется действие. Например:

Уволен в связи с переходом на выборную должность в ООО «Ритм» (ст. 49 ТК РФ, п. 2).

Особенности внесения должности в разных странах

Россия

Трудовая книжка ведётся в бумажном виде до 2025 г., после чего возможна электронная версия. Внесение должности осуществляется в соответствии с Порядком № 320н.

Украина

С 10 июня 2021 г. все трудовые книжки переводятся в электронный формат. С 10 июня 2026 г. учет стажа полностью электронный. При внесении должности в электронную трудовую книжку необходимо:

• Подтвердить данные через портал госуслуг;
• Загрузить сканированный приказ о приёме/переводе;
• Указать точное название должности и подразделения.

Беларусь

В Беларуси трудовые книжки ведутся в бумажном виде, но существует электронный сервис для проверки стажа. При внесении должности в бумажную книжку следует соблюдать структуру, аналогичную российской, но с учётом местных нормативов.

Частые ошибки при внесении должности

• Неправильное написание названия должности (например, «Старший инженер» вместо «Старший инженер»).
• Отсутствие ссылки на нормативный акт.
• Внесение даты, отличающейся от даты приказа о приёме/переводе.
• Неправильное указание подразделения.
• Неучёт стажа до даты внесения.

FAQ

Можно ли изменить должность без приказа?

Нет, для внесения изменений в трудовую книжку необходим приказ (или распоряжение) о приёме, переводе или переименовании должности.

Что делать, если работник работает по совместительству?

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. Запись о работе по совместительству в трудовую книжку не требуется.

Можно ли вносить должность в электронную трудовую книжку?

Да, с 10 июня 2026 г. в Украине и с 2025 г. в России возможны электронные записи. Необходимо следовать инструкциям портала госуслуг или корпоративной системы.

Внесение должности в трудовую книжку – важный элемент правильного ведения кадровой документации. Соблюдение всех требований законодательства, точное оформление записей и своевременное обновление сведений помогают избежать конфликтов с контролирующими органами и обеспечивают работнику надёжное подтверждение трудового стажа. Следуйте приведённым рекомендациям, и ваш процесс будет прозрачным и законным.