Внесение информации о повышении квалификации в трудовую книжку (ТК) – важный элемент кадрового учёта, который подтверждает профессиональный рост сотрудника и может влиять на его права (льготы, доплаты, awans). Ниже представлен подробный разбор порядка, нормативной базы и практических примеров заполнения такой записи.
Нормативная база
- Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н – утверждает порядок ведения и хранения трудовых книжек (действителен до 1 сентября 2027 г.). В пунктах, посвящённых записям о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке, чётко указано, когда такие сведения вносятся.
- Письмо Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) от № ПГ/23192-6-1 – разъясняет, что внесение данных о курсах повышения квалификации в ТК не является обязательным, если при этом не меняется разряд, класс, категория или другой показатель квалификации.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (изменения 2020 г.) – в пунктах 49‑50 определяет порядок внесения записей о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке, а также правила внесения пропущенных записей и их исправления.
Когда необходимо вносить запись о повышении квалификации
Согласно Приказу № 320н и разъяснениям Роструда, запись вносится в следующих случаях:
- Присвоение работнику более высокого разряда, класса, категории, классного чина или уровня в результате прохождения курсов повышения квалификации.
- Получение второй и последующей профессии/специальности (например, после переподготовки).
- Если повышение квалификации даёт право на льготы и компенсации (досрочная пенсия, надбавки за вредность и т.п.) – в этом случае должность должна соответствовать профстандарту или тарифно‑квалификационному справочнику.
- Когда работодатель сам определяет, что информация о повышении квалификации имеет значение для учёта трудовой деятельности (например, для внутренней аттестации или формирования резерва).
Если после курсов сотрудник получает лишь сертификат о прохождении, но его разряд/категория остаются прежними, запись в ТК не обязательна (п. Письма Роструда от ). Однако работодатель может внести её по своему усмотрению, если считает это полезным для кадрового учёта.
Как правильно оформить запись
Заполнение трудовой книжки регламентируется строгой формой. Каждая запись состоит из четырёх граф:
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата внесения записи (день, месяц, год).
- Графа 3 – сведения о событии (наименование документа, наименование курса, присвоенный разряд/категория и т.д.).
- Графа 4 – подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.
Пример 1. Повышение разряда
Прошёл курс повышения квалификации «Сварщик высшего разряда» (120 ч.), присвоен 6‑й разряд по профессии «Сварщик». Иванов И.И. (подпись) М.П.
Пример 2. Присвоение категории
Завершил программу повышения квалификации «Менеджер проектов» (160 ч.), присвоена категория «Ведущий специалист». Петрова А.С. (подпись) М.П.
Пример 3. Вторая профессия (переподготовка)
Окончил переподготовку по специальности «Бухгалтер‑аналитик» (500 ч.), присвоена квалификация «Бухгалтер‑аналитик 2‑го разряда». Сидоров В.К. (подпись) М.П.
Особенности оформления в зависимости от вида документа
- Сертификат о прохождении курсов – указывается наименование курса, количество часов, название организации‑поставщика обучения.
- Диплом о присвоении квалификации – в графе 3 пишутся: «Присвоена квалификация … по профессии …», а также номер и дата диплома.
- Выдача разрядной книжки или удостоверения – запись содержит номер разрядной книжки, присвоенный разряд и дату её выдачи.
Ответственность за неправильное заполнение
Нарушение порядка ведения трудовых книжек может повлечь:
- административные штрафы для организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
- признание записи недействительной, что затрудняет подтверждение стажа и прав на льготы;
- необходимость внесения исправительной записи (с пометкой «Исправлено» и указанием первоначальной ошибочной записи).
Поэтому кадровику рекомендуется:
- Сверять данные с документами об образовании/квалификации перед внесением записи.
- Использовать образцы, утверждённые приказом № 320н.
- Хранить копии подтверждающих документов в личном деле сотрудника.
Внесение сведений о повышении квалификации в трудовую книжку – процедура, регулируемая чёткими нормативными актами. Запись обязательна, только если повышение квалификации приводит к изменению разряда, категории, класса или другого показателя, влияющего на трудовую функцию сотрудника. В остальных случаях работодатель вправе решить, целесообразно ли фиксировать такие сведения, опираясь на внутренние регламенты и потребности учёта кадров.
Соблюдение установленного порядка гарантирует достоверность трудовой книжки, защищает права работника и минимизирует риски для организации при проверках государственных органов труда и социальной защиты.