Вопрос о том, нужно ли вносить в трудовую книжку информацию об обучении, часто вызывает недоумение у сотрудников кадровых служб и самих работников. Многие считают, что трудовая книжка — это исключительно документ о трудовой деятельности, и учеба в вузе, колледже или техникуме не имеет к ней никакого отношения. Однако на практике всё не так однозначно. В этой статье мы подробно разберём, когда и как вносить записи об образовании в трудовую книжку, какие нормативные акты регулируют этот процесс, и какие ошибки чаще всего допускаются.

Законодательная база: на чём основаны правила

Основным нормативным документом, регулирующим заполнение трудовой книжки, является Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая приказом Минтруда России от № 69. Именно она содержит исчерпывающие указания по внесению сведений об образовании.

Согласно пункту 1.3 Инструкции, сведения об образовании и квалификации вносятся на ьном листе трудовой книжки — в графах, специально отведённых для этой цели. При этом запись делается только на основании официальных документов:

• аттестата об основном общем или среднем общем образовании;
• диплома о среднем профессиональном образовании (после ПТУ, колледжа, техникума);
• диплома о высшем образовании (бакалавр, специалист, магистр);
• документа об учёной степени (кандидат, доктор наук).

Важно! Запись вносится только при наличии подтверждающего документа. Если работник не предоставил диплом или аттестат — запись не делается.

Обязательно ли вписывать обучение?

Однозначного ответа «обязательно» или «необязательно» в законе нет. Однако Инструкция чётко указывает: запись об образовании вносится по желанию работника.

Это означает, что:

• работник имеет право потребовать внести сведения об оконченном образовании;
• работодатель обязан выполнить это требование, если работник предоставил подтверждающие документы;
• если работник не просит внести запись — её не вносят.

Таким образом, вписывать обучение в трудовую книжку — не обязанность работодателя, а право работника. Однако на практике большинство работников просят внести эти сведения, так как это повышает их профессиональную ценность при трудоустройстве в будущем.

Что именно вносить: правила оформления записи

Запись должна быть точной, соответствовать данным в дипломе или аттестате и оформлена строго по образцу, указанному в Инструкции.

Примеры корректных записей:

1. Среднее общее образование — «Среднее общее образование — окончил(а) -1 классов»
2. Среднее профессиональное образование — «Среднее профессиональное образование — окончил(а) [наименование учебного заведения], по специальности [название специальности]»
3. Высшее образование (бакалавр) — «Высшее образование — окончил(а) [наименование вуза], по специальности [название специальности], квалификация — бакалавр»
4. Высшее образование (специалист), «Высшее образование, окончил(а) [наименование вуза], по специальности [название специальности], квалификация — специалист»

Важно: Нельзя сокращать названия учебных заведений, использовать разговорные формулировки (например, «кончил университет») или добавлять несуществующие квалификации. Всё должно точно соответствовать документу.

Что делать, если образование не окончено?

Это один из самых спорных вопросов. Согласно Инструкции, в трудовую книжку вносятся только завершённые этапы образования.

Если работник учится в вузе, но ещё не получил диплом — запись не вносится. Однако есть важное исключение:

• Если работник окончил 9 классов школы и не продолжил обучение — запись «Среднее общее образование — окончил(а) — классов» может быть внесена на основании справки из школы.
• Если работник окончил 10 или 11 классов, но не сдал ЕГЭ или не получил аттестат — запись не вносится, так как нет официального подтверждения.

При этом, если работник получил справку об обучении (например, о прохождении 3 курса вуза), она не является основанием для внесения записи в трудовую книжку. Только окончательный документ — диплом или аттестат.

Ошибки, которых следует избегать

Частые ошибки при внесении записей об образовании:

• Внесение информации без документов — на словах работника недостаточно.
• Использование неправильных формулировок — например, «высшее образование — окончил университет» (нужно указывать полное наименование и квалификацию).
• Внесение неоконченного образования, например, «учусь на 4 курсе» — это запрещено.
• Исправление записи без оформления — если запись сделана ошибочно, её нужно закрыть и внести новую с указанием причины (см. ниже).

Как исправить ошибку в записи об образовании

Если запись была внесена неверно (например, неправильное название специальности или вуза), её нельзя просто зачеркнуть. Правильный порядок исправления:

1. Внести новую запись: «Запись о [старая формулировка] признана недействительной».
2. Сделать новую корректную запись: «Среднее профессиональное образование, окончил(а) [правильное название], по специальности [правильное название]».
3. Указать номер и дату приказа, на основании которого внесена исправленная запись.
4. Приложить копию подтверждающего документа (диплома).

Все исправления должны быть заверены печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).

Практические рекомендации для работодателей

• При приёме на работу обязательно запросите у работника документы об образовании — даже если он не просит внести запись. Это поможет избежать проблем в будущем.
• Если работник просит внести запись — сделайте это в течение 5 рабочих дней (согласно ст. 66 ТК РФ).
• Храните копии дипломов и аттестатов в личном деле работника — это необходимо для проверок и исправлений.
• Обучите кадровый персонал правилам заполнения трудовых книжек — ошибки в них могут повлечь штрафы от трудовой инспекции.

Ответ: стоит — но только если работник этого хочет и предоставил документы.

Внесение записи об образовании в трудовую книжку, это не просто формальность. Это:

• подтверждение квалификации работника;
• документ, который может помочь при смене работы или повышении;
• элемент официальной кадровой документации, требуемой законом.

Игнорирование этого процесса может привести к тому, что работник будет вынужден искать дипломы при устройстве на новое место — а это не всегда возможно, особенно если документы утеряны. Поэтому лучше внести запись сразу, чем потом тратить время на восстановление.

Помните: трудовая книжка — это не просто «формальность», а важный юридический документ, отражающий профессиональный путь человека. И образование, неотъемлемая часть этого пути.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Основано на Инструкции № 69 от , Трудовом кодексе РФ и разъяснениях Минтруда России.