Внесение изменений в трудовую книжку — процедура, требующая строгого соблюдения законодательства. Ошибки в этом процессе могут привести к юридическим рискам как для работодателя, так и для работника. В данной статье подробно разберем, кто, какие изменения и в каком порядке может вносить в этот важный документ.

Кто имеет право вносить изменения?

Право вносить записи и исправления принадлежит исключительно работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) в отношении своих бывших или действующих сотрудников. Конкретно:

• Текущий работодатель, вносит записи о работе у себя (прием, увольнение, перевод и т.д.).
• Предыдущий работодатель — вносит исправления в записи, которые он сам сделал ранее.
• Правопреемник работодателя — если организация реорганизована (преобразована, присоединена), все обязанности по ведению трудовых книжек переходят к новому юридическому лицу. Оно обязано исправить ошибки предшественника.
• Ликвидационная комиссия (ликвидатор), в период ликвидации организации на нее возлагаются функции по ведению кадровых документов, включая исправление ошибок в трудовых книжках.

Какие изменения можно и нужно вносить?

Изменения делятся на два основных вида:

Изменения сведений о работнике

Это корректировка персональных данных, которые изменились в течение жизни человека. Такие правки вносятся по последнему месту работы работника на основании предоставленных им документов.

Виды изменений:

• Изменение фамилии, имени, отчества (в связи с браком, переменой имени и т.д.).
• Изменение даты рождения (если в паспорте или свидетельстве о рождении внесены корректировки по решению суда или иному уполномоченному органу).
• Изменение данных об образовании, профессии, специальности (при получении нового диплома, переаттестации).

Порядок действий: Работник предоставляет новые документы (свидетельство о браке, решение суда, диплом). Наниматель на основании этих документов вносит запись в раздел «Сведения о работе» (или на отдельный лист, если запись не помещается). Запись содержит: дату, наименование документа-основания, его номер и дату выдачи. Подпись уполномоченного работника кадровой службы.

Изменения сведений о работодателе (организации)

Это изменения, связанные с реорганизацией, переименованием или сменой собственника (для ИП) организации.

Виды изменений:

• Переименование организации (смена наименования).
• Изменение структурного подразделения (если запись была с указанием подразделения).
• Изменение наименования должности (профессии).
• Смена индивидуального предпринимателя (если он является работодателем).

Порядок действий: Запись вносится в разделе «Сведения о работе» напротив соответствующей записи о приеме, переводе или увольнении. Формулировка: «В связи с переименованием организации (изменением наименования должности, структурного подразделения) с [дата] наименование организации (должности, подразделения) изменено на [новое наименование]». Указывается дата и номер приказа/протокола об изменении. Подпись ответственного лица.

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 1 января 2022 года ведение ЭТК обязательно для всех новых работников. Для уже работающих — по их заявлению.

• Если у работника есть бумажная трудовая книжка (выдана до ), а он переходит на ЭТК, работодатель обязан вносить записи и в тот, и в другой документ.
• Исправления в ЭТК вносятся аналогично бумажному носителю: на основании документа-основания, с указанием даты, номера, подписью уполномоченного лица. В системе ЭТК это фиксируется с сохранением всех предыдущих версий записи.
• При исправлении ошибки в бумажной книжке, которая уже была отсканирована в ЭТК, необходимо также внести соответствующую правку в электронный вариант.

Как правильно вносить исправления: пошаговая инструкция

1. Выявить ошибку. Это может быть опечатка, неверное написание ФИО, даты, наименования организации или должности, пропуск обязательной записи.
2. Найти документ-основание. Для исправления нужен первичный документ: приказ о приеме/увольнении (с исправленной датой или ФИО), свидетельство о смене ФИО, протокол об изменении наименования организации и т.д.
3. Выбрать правильный способ исправления.
   • Зачеркивание ошибочной записи — допускается только если она сделана нечитаемо или содержит грубую ошибку. Зачеркивание должно быть однородным (не карандашом), чтобы подчищенная запись не читалась. Рядом вscribется правильная запись.
   • Внесение дополнения — если запись верна, но неполна (например, не указано структурное подразделение). Дополнение вносится на той же странице или на свободном месте.
   • Внесение новой записи — если ошибка была в прошлой записи, а исправление требует новой даты или формулировки (например, при смене ФИО).
4. Оформить исправление. В исправленной записи обязательно указывать:
   • Дату внесения исправления.
   • Наименование документа-основания и его реквизиты (номер, дата).
   • Подпись уполномоченного работника кадровой службы (часто — специалист по кадрам или начальник отдела кадров) с расшифровкой.
5. Заверить исправление. На исправленном месте ставится печать организации (если она была в организации на момент совершения ошибки) или печать текущего работодателя, если исправление вносится им. Отметка «Исправленному верить» не требуется.
6. Сообщить работнику. Работник должен быть ознакомлен с внесенными изменениями под роспись на соответствующей странице трудовой книжки или в отдельном акте.

Чего делать НЕЛЬЗЯ?

• Подчищать, замазывать, использовать корректор или стирать ошибочные записи. Это считается недопустимым и может привести к признанию записи недействительной.
• Вносить исправления без документа-основания. Любое изменение должно быть обосновано официальным документом.
• Исправлять записи, сделанные другим работодателем. Если ошибка допущена в записи о работе у прошлого работодателя, исправлять ее должен именно этот работодатель (если он существует) или его правопреемник. Текущий работодатель может только внести новую запись с правильными данными, но не стирать ошибку прошлого.
• Вносить изменения в титульный лист (кроме исправления ФИО по решению суда). На титульном листе исправления не допускаются, кроме случаев, прямо предусмотренных законом.

Право вносить изменения в трудовую книжку строго регламентировано. Ключевое правило: исправляет тот, кто ошибся. Для изменений данных о работнике (ФИО, образование) действует процедура внесения записи по последнему месту работы. При смене наименования организации или должности исправление вносится в разделе «Сведения о работе». Все действия должны быть документально обоснованы, аккуратны и заверены подписью и печатью ответственного лица. Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистку трудовой книжки и защищает права работника и работодателя.

Статья составлена на основе актуального законодательства РФ (Приказ Минтруда № 534н, Трудовой кодекс) и практики государственной инспекции труда. Дата актуализации: май 2026 года.