В 2015 году вступили в силу изменения в Гражданском кодексе РФ, которые позволили акционерным обществам преобразовываться из открытых (ОАО) в акционерные общества (АО) или публичные акционерные общества (ПАО). Такая реорганизация требует не только изменения учредительных документов, но и внесения соответствующих записей в трудовые книжки сотрудников.

Почему это важно?

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. При изменении наименования организации необходимо отразить это в документе, чтобы:

• сохранить непрерывность трудового стажа;
• подтвердить легитимность записи о трудовой деятельности;
• избежать проблем при оформлении пенсии или других социальных выплат;
• соблюсти требования трудового законодательства.

Правовые основания для внесения изменений

Основные нормативные акты, регулирующие этот процесс:

1. Гражданский кодекс РФ (ст. 68, 102.3) – определяет порядок реорганизации юридических лиц;
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – устанавливает требования к ведению трудовых книжек;
3. Постановление Правительства РФ от №225 – утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек;
4. Письмо Роструда от ПГ/08727-6-1 – разъясняет порядок внесения изменений при смене наименования организации.

Порядок внесения изменений в трудовые книжки

Подготовительный этап

Перед внесением изменений необходимо:

• Принять решение о реорганизации (например, преобразовании ОАО в АО);
• Внести изменения в учредительные документы организации;
• Уведомить работников о предстоящих изменениях;
• Заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам об изменении наименования работодателя.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (графа 3) по следующему образцу:

Оформление документации

Для подтверждения изменений необходимо:

• Подготовить приказ руководителя о внесении изменений в учредительные документы;
• Создать дополнительные соглашения к трудовым договорам;
• Внести соответствующие записи в трудовые книжки всех сотрудников;
• Сохранить копии трудовых книжек с внесенными изменениями в кадровой службе.

Сроки внесения изменений

Изменения должны быть внесены:

• не позднее одного месяца с момента государственной регистрации изменений в учредительных документах;
• до момента, когда сотрудник обратится за следующей записью в трудовую книжку.

Что делать, если изменения не внесены?

Если работодатель не внес изменения в трудовую книжку, сотрудник имеет право:

• обратиться к работодателю с письменным заявлением о внесении изменений;
• направить обращение в Государственную инспекцию труда;
• подать иск в суд о внесении изменений в трудовую книжку;
• требовать компенсацию морального вреда.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заключать дополнительные соглашения к трудовым договорам?

Да. При смене наименования организации необходимо заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам, так как это изменяет существенные условия трудового договора (ст. 72 ТК РФ).

Можно ли сделать запись задним числом?

Нет. Записи в трудовую книжку вносятся только на основании приказа и должны соответствовать дате фактического переименования организации.

Что делать, если сотрудник отказывается от внесения изменений?

Если сотрудник не согласен с изменениями, работодатель должен:

• объяснить причину изменений;
• предоставить копии документов, подтверждающих реорганизацию;
• в случае отказа – оформить запись в присутствии сотрудника или его представителя.

Смена организационно-правовой формы с ОАО на АО требует обязательного внесения изменений в трудовые книжки сотрудников. Это необходимо для:

• сохранения непрерывности трудового стажа;
• соблюдения требований трудового законодательства;
• предотвращения споров с сотрудниками;
• обеспечения прозрачности трудовых отношений.

Работодатель должен своевременно внести изменения, заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам и оформить соответствующие записи в трудовых книжках. В противном случае это может привести к административной и даже судебной ответственности.