В трудовой книжке отражаются не только сведения о приёме, переводах и увольнении, но и информация о поощрениях и награждениях, полученных работником в ходе трудовой деятельности․ Правильное оформление такой записи имеет важное значение для подтверждения стажа, расчёта пенсии и защиты трудовых прав сотрудника․
Нормативная база
Основные положения, регулирующие внесение сведений о награждениях в трудовую книжку, содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ (ст․ 66 – ведение трудовой книжки);
- Постановлении Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
- Инструкции по заполнению трудовой книжки (утв․ Приказом Минтруда России от № 15)․
Согласно пункту 3․1․2 указанной инструкции, в разделе «Сведения о награждении» фиксируются поощрения, объявленные работодателем (администрацией организации) за высокие трудовые достижения, выслугу лет, вклад в развитие производства и т․п․
Что считается наградой, подлежащей внесению?
В трудовую книжку вносятся только официальные поощрения, оформленные соответствующим приказом (распоряжением) администрации организации:
- Почётная грамота;
- Благодарность;
- Премия (в виде денежного вознаграждения, если она оформлена как поощрение за трудовые достижения);
- Награды ведомственные и отраслевые (например, знак «Отличник socialist труда» и аналогичные);
- Иные формы поощрения, предусмотренные локальными нормативными актами предприятия и подтверждённые приказом․
Не вносятся:
- Поздравления с праздниками;
- Неформальные благодарности (устные, в виде электронных писем без приказа);
- Награды, полученные вне трудовой деятельности (спортивные, культурные и т․д․), если они не связаны с производственными показателями․
Как оформить запись о награждении?
Запись вносится в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки и состоит из четырёх колонок:
- Дата награждения – день, месяц, год (в формате ДД․ММ․ГГГГ);
- Наименование документа, основание для награждения – номер и дата приказа (распоряжения) администрации;
- Наименование награды – точное название поощрения (например, «Почётная грамота»);
- Основание награждения – краткое описание причины (за высокие показатели в выполнении плана, за выслугу лет и т․п․)․
Запись делается печатным или рукописным способом чёрной пастой, без сокращений, за исключением общепринятых (например, «г․» для года)․ После записи ставится подпись уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров) и печать организации․
Образец записи о награждении администрацией
Дата награждения | Основание (приказ) | Наименование награды | Основание награждения | Приказ № 45‑к от | Почётная грамота | За высокие показатели в выполнении годового плана производства и активное внедрение рационализаторских предложений
В трудовой книжке эта запись будет выглядеть следующим образом (каждая колонка разделена вертикальной чертой или достаточным отступом):
- – Приказ № 45‑к от – Почётная грамота – За высокие показатели в выполнении годового плана производства и активное внедрение рационализаторских предложений․
Частые ошибки при внесении записи о награждении
Неправильное оформление может привести к недействительности записи и, как следствие, к проблемам при подтверждении трудового стажа или расчёте пенсии․ Наиболее типичные ошибки:
- Отсутствие ссылки на приказ – запись делается только по устному распоряжению;
- Неполное указание даты – например, только месяц и год без числа;
- Использование сокращений, не предусмотренных инструкцией (например, «п/г» вместо «почётная грамота»);
- Наложение текста на другие колонки – запись выходит за пределы отведённого поля;
- Отсутствие подписи и печати – запись считается не завершённой;
- Внесение наград, не связанных с трудовой деятельностью (например, грамоты за участие в спортивных соревнованиях без производственного контекста)․
Рекомендации по ведению раздела «Сведения о награждении»
- Своевременно вносить запись – не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа о награждении․
- Хранить копию приказа в личном деле сотрудника для возможной сверки․
- Периодически (например, раз в год) проводить внутренний аудит трудовых книжек на предмет корректности записей․
- Обучать сотрудников отдела кадров правилам заполнения трудовой книжки, используя актуальные методические материалы Минтруда․
- При переходе на электронный формат трудовой книжки обеспечивать соответствие электронных записей требованиям бумажного варианта (полное дублирование всех реквизитов)․
Запись о награждении администрацией в трудовой книжке – важный элемент документального подтверждения профессиональных достижений работника․ Соблюдение установленного порядка оформления (дата, номер и дата приказа, точное название награды, основание) гарантирует юридическую значимость записи и защищает права сотрудника при подтверждении стажа, расчёте пенсии и при решении спорных вопросов․ Следуя приведённым рекомендациям и используя представленный образец, кадровые службы смогут избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в своей организации․