Ошибки при ведении трудовых книжек, к сожалению, не редкость. Одной из самых распространенных проблем является пропуск записи о приеме на работу. Это может произойти из-за человеческой ошибки, потери документов или смены ответственного лица в отделе кадров. Однако оставлять такую ситуацию без внимания нельзя: отсутствие записи нарушает права работника на подтверждение стажа и может привести к штрафам для работодателя.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести пропущенную запись, кто имеет на это право, какие даты указывать и как оформить все документы в соответствии с актуальным законодательством (с учетом правил, действующих в 2026 году).

Кто имеет право вносить пропущенную запись?

Самое главное правило, которое нужно запомнить: пропущенную запись вносит тот работодатель, который допустил ошибку (пропустил запись).

• Предыдущий работодатель: Если ошибка обнаружилась, пока сотрудник еще работает у вас или уже уволился, но ошибка была допущена вами, исправлять ситуацию должны вы.
• Новый работодатель: Внести запись о приеме на работу к предыдущему работодателю новый работодатель не имеет права. Он может внести запись только о приеме на работу к себе.
• Исключение: Внесение записей на основании документов от предыдущего работодателя допускается только в случаях реорганизации или ликвидации предприятия-предшественника, либо если речь идет о восстановлении утраченной трудовой книжки (но это уже процедура выдачи дубликата или новой книжки, а не внесения пропущенной записи в старую).

Если организация, допустившая ошибку, была ликвидирована, работник может обратиться к правопреемнику или в архив, но новый работодатель в обычном порядке такие записи не делает.

Алгоритм внесения пропущенной записи

Процесс внесения пропущенной записи строго регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по их заполнению. Важно действовать последовательно.

Шаг 1. Подготовка основания

Для внесения любой записи в трудовую книжку необходим первичный документ. В случае пропуска записи о приеме на работу таким документом является приказ (распоряжение) о приеме на работу, который должен был быть издан в свое время.

• Если оригинал приказа утерян, необходимо восстановить его копию из архива организации или сделать выписку из книги регистрации приказов, заверенную руководителем.
• На основании восстановленного документа издается новый приказ (или делается отметка в существующем) о внесении изменений в трудовую книжку в связи с обнаружением технической ошибки (пропуска).

Шаг 2. Заполнение граф трудовой книжки

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Важно не зачеркивать старые записи и не делать пометок «исправлено». Пропущенная запись вносится как обычная, но с соблюдением хронологии нумерации.

Рассмотрим заполнение по графам:

Графа 1 (№ п/п): Указывается следующий порядковый номер после последней имеющейся записи в этом разделе. Нумерация не прерывается.
Графа 2 (Дата): Здесь указывается фактическая дата приема на работу (та, которая должна была быть записана изначально), а НЕ дата внесения исправления. Это критически важно для правильного исчисления стажа.
Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении):

• Пишем: «Принят в [название отдела/структурного подразделения] на должность [название должности]».
• Если вносим запись о приеме, то указываем основание: «на основании приказа [наименование организации] от [дата приказа] № [номер приказа]».
• Примечание: Если пропущена запись о переводе, формулировка будет соответствовать переводу.

Графа 4 (Дата и номер документа): Указываются дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого внесена запись. В данном случае это может быть как оригинальный приказ о приеме (если он датирован прошлым периодом), так и новый приказ об исправлении ошибки, если он издается текущей датой для легитимизации записи. Однако чаще всего в графу 4 вносят реквизиты исходного приказа о приеме.

Шаг 3. Заверение записи

После внесения записи она должна быть заверена:

• Подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
• Печатью организации (при наличии). Печать ставится так, чтобы не перекрывала текст записи.
• Подписью самого работника (в знак ознакомления).

Особенности заполнения: важные нюансы

Чтобы избежать повторных ошибок и претензий со стороны проверяющих органов, обратите внимание на следующие детали:

• Хронология записей. Пропущенная запись вносится сразу после последней существующей записи, даже если она относится к прошлому периоду. Делать отступы или оставлять строки пустыми нельзя.
• Чернила. Запись вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование шариковых ручек допускается, если они оставляют четкий, не смазывающийся след.
• Сокращения. В трудовых книжках не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «пр.», «прик.», «зам. дир.»). Все слова должны быть написаны полностью.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2021 года все данные дублируются в электронном виде. Если вы вносите пропущенную запись в бумажную книжку в 2026 году, вы обязаны также подать корректирующие сведения в Социальный фонд России (СФР) через форму СЗВ-ТД (или актуальный аналог отчета), указав причину корректировки.

Что делать, если работник уже уволился?

Ситуация, когда ошибка обнаруживается после увольнения сотрудника, встречается часто.
Обязанность работодателя сохраняется. Тот факт, что работник уволился, не снимает с организации ответственности за правильное ведение документации.
Порядок действий:

• Свяжитесь с бывшим сотрудником и попросите его принести трудовую книжку.
• Внесите пропущенную запись по описанному выше алгоритму.
• Заверьте запись и выдайте книжку обратно.

Если работник не приходит: Составьте акт об отказе (или невозможности) выдачи трудовой книжки с внесенной записью. Храните акт в личном деле. Запись в бумажную книжку вносится при первой возможности ее получения от работника. Однако данные в электронный реестр СФР необходимо передать незамедлительно после обнаружения ошибки.

Ответственность за несвоевременное внесение записей

Отсутствие записи о приеме на работу или ее позднее внесение нарушает трудовое законодательство.

• Для работника: Проблемы с подтверждением стажа для пенсии, сложности при получении кредитов, виз или устройстве на новую работу.
• Для работодателя:
• Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства). Штрафы для юридических лиц могут достигать 50 000 рублей за каждый случай нарушения.
• Риск судебных исков от работников о компенсации морального вреда или восстановлении прав на пенсию.

Образец внесения пропущенной записи

Представим ситуацию: Сотрудник Иванов И.И. был принят на работу 10 января 2025 года приказом № 5-к, но запись в трудовую книжку забыли внести. Обнаружили ошибку 21 мая 2026 года. Последняя запись в книжке была под номером 15.

Как будет выглядеть новая запись:

| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
| :— | :— | :— | :— |
| 16 | | Принят в отдел продаж на должность менеджера | Приказ от № 5-к |

В графе 3 также может быть добавлена фраза «Запись внесена на основании приказа генерального директора от № 45-к об исправлении ошибки», если внутренними правилами организации требуется дополнительное основание для позднего внесения, но основным документом остается приказ о приеме.

Внесение пропущенной записи — процедура технически простая, но требующая внимательности к датам и номерам документов. Главное — помнить, что исправляет ошибку тот, кто ее допустил, дата в графе 2 должна соответствовать реальному дню начала работы, а все действия должны быть подтверждены приказами.

Своевременное обнаружение и корректное исправление ошибок в трудовых книжках защищает интересы обеих сторон трудовых отношений и обеспечивает прозрачность трудового стажа сотрудника. Не откладывайте исправление ошибок «на потом», так как с течением времени найти оригиналы приказов и связаться с участниками процесса становится сложнее.