В процессе ведения трудовой книжки часто возникает ситуация‚ когда в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» пропущены записи о переводе‚ присвоении разряда‚ награждении‚ увольнении и т.п. Законодательство не регламентирует детальную процедуру их исправления‚ однако практика и разъяснения КонсультантПлюс‚ Кадровик‑практик (2022‚ № 1) и другие источники дают четкие рекомендации.

Нормативная база

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022 (п. 3.1 Инструкции‚ п. 10 Правил).
• Практика судов: запись в книжку‚ сделанная работодателем на основании изданного приказа‚ считается правомерной и не нарушает прав работника.
• Трудовое законодательство не устанавливает строгой формы исправления‚ но требует соблюдения хронологического порядка и указания основания записи.

Ключевые документы‚ на которые ссылаются при внесении пропусков

1. Приказ (распоряжение) работодателя о переводе‚ присвоении разряда‚ награждении и т.д.
2. Копия приказа об увольнении или иная архивная справка.
3. Образцы заполнения (Кадровик‑практик‚ 2022‚ № 1) – иллюстрируют‚ как оформить пропущенные записи.

Общие принципы внесения пропущенных записей

• Не допускается зачеркивание ранее внесенных записей. При ошибке необходимо добавить новую строку‚ а не исправлять существующую.
• Запись вносится следующим порядковым номером после последней имеющейся записи в соответствующем разделе.
• Указывается фактическая дата внесения (дату составления записи)‚ а не дата события‚ к которому относится запись.
• В графе «Документ‚ основание» указываются реквизиты приказа‚ сертификата или иного документа‚ на основании которого производится запись.
• Последовательность действий одинакова для всех типов пропусков: перевод‚ присвоение разряда‚ награждение‚ увольнение и т.п.

Пошаговая инструкция

1. Определить пропуск. Проверьте‚ какие сведения отсутствуют в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении».
2. Соберите подтверждающий документ; Это может быть приказ‚ сертификат‚ приказ об увольнении и т.д.
3. Определить номер записи. Посмотрите последнюю запись в том же разделе и возьмите номер‚ следующий за ним.
4. Записать фактическую дату внесения. Укажите дату‚ когда вы вносите запись в книжку (например‚ ).
5. Заполнить графы:
   • 1‑я графа – порядковый номер записи.
   • 2‑я графа – дата внесения записи.
   • 3‑я графа – сведения о работе (например‚ «Перевод с должности инженера‑механика на должность старшего инженера»).
   • 4‑я графа – документ‚ основание (например‚ «Приказ № 15‑2026 от »).
6. Подписать запись. Поставьте подпись ответственного лица (чаще всего – руководителя или HR‑менеджера).
7. Сохранить копию документа. В случае проверки понадобится приложить копию приказа или иного основания.

Примеры заполнения

Пример 1. Внесение пропущенной записи о переводе

Трудовая книжка (фрагмент). Внесение пропущенной записи о переводе на другую работу
(Кадровик‑практик‚ 2022‚ N 1)

Графа 1: 123 (следующий номер после последней записи)
Графа 2: (фактическая дата внесения)
Графа 3: Перевод с должности менеджера отдела продаж на должность руководителя отдела маркетинга
Графа 4: Приказ № 57‑2026 от «О переводе работника Иванова И.И. на другую должность»
Подпись: ______________________ (руководитель отдела)

Пример 2. Внесение пропущенной записи о награждении

Графа 1: 87
Графа 2: 
Графа 3: Награда «Знак отличия» за многолетний вклад в развитие компании
Графа 4: Указ Президента РФ от № 123 «О награждении работника Петрова П.П. знаком отличия»
Подпись: ______________________

Частые ошибки и как их избежать

• Заполнение даты события вместо даты внесения. Дата в графе 2 должна быть датой фактического внесения записи‚ а не датой перевода/награждения.
• Нарушение хронологического порядка. Номер записи должен идти последовательно; если номер уже занят‚ ищите следующий свободный.
• Отсутствие указания документа‑основания. Без указания приказа или другого основания запись считается недействительной.
• Попытка зачеркнуть или исправить уже существующую запись. Это запрещено – нужно добавить новую строку.

Что делать‚ если запись уже зачеркнута

Если в книжке уже сделано зачеркивание‚ необходимо:

1. Сохранить оригинальную (зачеркнутую) запись без удаления.
2. Сделать новую запись в том же разделе‚ следуя правилам из пункта 3.
3. В графе «Примечание» указать‚ что запись заменяет ранее зачеркнутую‚ и приложить копию приказа‚ подтверждающего факт внесения новой записи.

Таким образом‚ пропущенные записи вносятся законным и проверяемым способом‚ сохраняя целостность документа и соблюдая требования трудового законодательства.

Полезные ссылки

• КонсультантПлюс – образцы и формы
• Кадровик‑практик‚ 2022‚ № 1 – образцы заполнения
• Официальный портал Роструда – разъяснения по трудовой книжке

Соблюдая указанные правила‚ работодатель сможет корректно пополнить трудовую книжку пропущенными записями‚ избежать спорных ситуаций при проверках и сохранить юридическую чистоту документооборота.