Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий профессиональную историю работника. Одним из разделов этой книги является «Сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги». Вопрос о том‚ какие благодарности подлежат внесению в трудовую книжку и как правильно оформить запись‚ часто вызывает сомнения у кадровиков и самих работников. В статье разберём нормативную базу‚ виды благодарностей‚ которые обязаны фиксироваться‚ порядок их внесения‚ а также ответы на часто задаваемые вопросы.

Правовая база

Основные положения‚ регулирующие внесение сведений о благодарности в трудовую книжку‚ содержатся в следующих нормативных актах:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66‚ часть 4‚ пункт 10 «О ведении трудовых книжек» указывает‚ что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении государственными наградами‚ а также о поощрении‚ предусмотренном трудовым законодательством‚ коллективным договором или локальными актами работодателя.
2. Приказ Минтруда России от № 1н «О правилах ведения трудовых книжек» (далее – Правила). В пункте 4.2 Правил указано‚ что запись о поощрении делается на основании приказа работодателя и вносится в раздел «Сведения о награждении» в течение пяти рабочих дней с момента издания приказа.
3. Локальные нормативные акты организации (коллективный договор‚ положение о поощрении работников) – если в них предусмотрено фиксирование благодарностей‚ то запись в трудовую книжку обязательна.

Таким образом‚ запись о благодарности может быть внесена в трудовую книжку только при наличии соответствующего приказа работодателя и если данное поощрение предусмотрено внутренними актами организации.

Какие благодарности подлежат внесению в трудовую книжку?

Не каждое слово «спасибо» фиксируется в официальном документе. Ниже перечислены виды поощрений‚ которые обязательно вносятся в трудовую книжку (при наличии приказа):

• Благодарность за добросовестный труд‚ выданная в виде благодарственного письма.
• Объявление благодарности на доске почёта‚ в корпоративных СМИ.
• Премия‚ присвоенная в рамках программы поощрения (например‚ «Лучший сотрудник месяца»).
• Награждение государственными наградами‚ орденами‚ медалями.
• Любое поощрение‚ предусмотренное коллективным договором или локальными нормативными актами (например‚ «Грамота за инициативу»).

Отдельно следует отметить исключения:

• Если благодарность вручена высшими органами власти (например‚ Главой города) и не сопровождается приказом работодателя‚ организация не обязана вносить её в трудовую книжку (см. пример от Аскон‚ 2017).
• Благодарности‚ полученные в рамках добровольного участия в общественных проектах‚ если они не относятся к трудовой деятельности‚ также не фиксируются.

Порядок внесения записи о благодарности

Для корректного отражения благодарности в трудовой книжке необходимо выполнить несколько последовательных шагов.

Подготовка приказа

Приказ должен содержать:

• Наименование организации.
• Дата издания приказа.
• Номер приказа (например‚ № 15‑О от ).
• ФИО работника‚ которому объявлена благодарность.
• Основание (например‚ «за добросовестный труд в рамках проекта «Оптимизация процессов»»).
• Форма поощрения (благодарственное письмо‚ объявление на доске почёта и т.д.).

Заполнение граф в трудовой книжке

Запись вносится в раздел «Сведения о награждении». Порядок заполнения граф:

После внесения записи в трудовую книжку необходимо:

• Подписать запись (подпись руководителя и печать организации).
• Сделать копию приказа и приложить к личному делу сотрудника.
• Внести сведения в личную карточку работника (если таковая ведётся).

Сроки

Согласно Правилам ведения трудовых книжек‚ запись должна быть внесена в течение пяти рабочих дней с момента издания приказа.

Пример заполнения записи о благодарности

Рассмотрим типичный пример оформления записи.

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: Благодарность за добросовестный труд в рамках проекта «Оптимизация процессов».
Графа 4: Приказ № 15‑О от ‚ подп. И.И. Иванов‚ директор ООО «ТехИнновации».

Если в организации предусмотрено ведение отдельного вкладыша (вкладка «Сведения о награждении»)‚ запись вносится в него‚ а в основную часть трудовой книжки ставится ссылка на соответствующий вкладыш.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить в трудовую книжку благодарственное письмо‚ полученное от руководства?

Да‚ если благодарственное письмо оформлено приказом работодателя и указано в локальном акте о поощрении. Запись делается в раздел «Сведения о награждении».

Обязательно ли фиксировать благодарность‚ полученную на совместительстве?

Если совместитель работает по основному месту трудоустройства в организации‚ то запись в трудовую книжку делается по тому же порядку. При этом необходимо‚ чтобы приказ был издан работодателем‚ где сотрудник официально зарегистрирован.

Можно ли заносить благодарность в «вкладыш»‚ а не в основную часть книги?

Да. По правилам‚ первая запись о благодарности может быть внесена в отдельный вкладыш «Сведения о награждении». В этом случае в основной части книги делается ссылка на соответствующий вкладыш.

Что делать‚ если благодарность вручена высшим органом (например‚ Главой города) без приказа работодателя?

В таком случае организация не обязана вносить запись в трудовую книжку. Однако по желанию работодателя можно оформить внутренний приказ и зафиксировать награду в книге.

Как оформить запись‚ если благодарность относится к коллективному договору?

В этом случае в приказе указывается ссылка на пункт коллективного договора‚ регулирующий порядок поощрения. Запись вносится в том же порядке‚ что и при обычном приказе.

• Запись о благодарности в трудовую книжку обязательна только при наличии приказа работодателя и если поощрение предусмотрено ТК РФ‚ коллективным договором или локальными актами.
• Внести запись следует в раздел «Сведения о награждении» в течение пяти рабочих дней.
• Для корректного оформления необходимо правильно заполнить все четыре графы и приложить реквизиты приказа.
• Исключения (например‚ благодарность от государственных органов без приказа) не требуют внесения в трудовую книжку‚ но могут быть зафиксированы по желанию организации.

Соблюдение указанных правил поможет избежать юридических рисков‚ а также даст сотруднику официальное подтверждение его достижений‚ что может быть полезно при последующем трудоустройстве или повышении квалификации.

Дата публикации: