Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника․ В её разделе «Сведения о награждениях и поощрениях» могут быть внесены записи о благодарностях, грамотах, премиях и других формах признания заслуг․ Однако не каждое благодарственное письмо подлежит занесению․ Ниже подробно рассмотрим, какие именно благодарственные письма следует вносить в трудовую книжку, как оформить запись и какие документы необходимы для её внесения․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 – определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек․
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Минтруда России от № 69) – п․ 10 регламентирует внесение сведений о награждениях и поощрениях․
• Федеральный закон «О государственной гражданской службе РФ» (применимо к госслужащим) – уточняет, какие награды считаются официальными․

Согласно этим нормам, в трудовую книжку вносятся только те поощрения, которые оформлены приказом (распоряжением) работодателя и имеют официальный статус (почётные грамоты, благодарности, награды ведомств и т․д․)․

Какие благодарственные письма подлежат занесению

Не каждое устное или электронное «спасибо» считается основанием для записи․ Ниже перечислены типы благодарственных писем, которые обязательно вносятся в трудовую книжку:

1. Благодарственные письма, оформленные приказом работодателя (например, «Благодарность за успешное выполнение проекта», «Благодарность за многолетний добросовестный труд»)․
2. Почётные грамоты и благодарности, issued by государственные органы (федеральные, региональные, муниципальные) – например, благодарность от Избирательной комиссии, от губернатора субъекта РФ, от министерства․
3. Благодарности от профессиональных ассоциаций, отраслевых союзов, если они подтверждены соответствующим приказом или решением руководства организации․
4. Благодарности, связанные с присвоением званий (например, «Ветеран труда», «Отличник профессионального образования») – запись о звании сопровождается благодарственным письмом, которое также вносится․
5. Благодарности за участие в государственных или муниципльных мероприятиях (выборы, перепись населения, олимпийские игры и т․п․), если они оформлены официальным документом․

Если благодарность выражена лишь в устной форме, в электронной почте без приказа или в виде поздравительной открытки – такая запись не вносится в трудовую книжку․

Как оформить запись о благодарственном письме в трудовой книжке

Запись вносится в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» согласно образцу, утверждённому Правилами ведения и хранения трудовых книжек․ Основные элементы записи:

• Дата внесения записи (день, месяц, год)․
• Наименование документа – например, «Благодарность» или «Почётная грамота»․
• Кто выдал документ – название организации, органа власти, ассоциации․
• Основание для выдачи – краткое описание заслуг (за успешное выполнение проекта, за многолетний труд и т․д․)․
• Номер и дата приказа-основания (приказ работодателя о поощрении)․
• Подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров или директор) и печать организации (если требуеться)․

Пример записи:

2026․05․20 Благодарность от Генерального директора ООО «ТехноПлюс» за успешное завершение проекта «Автоматизация учета» (Приказ № 124 от )

Если благодарность выдаётся внешней организацией (например, от Избирательной комиссии), в записи указывают её реквизиты и номер соответствующего приказа работодателя, которым подтверждается факт получения награды․

Что необходимо предоставить в отдел кадров для внесения записи

Сотрудник, желающий внести запись о благодарственном письме, должен предоставить:

1. Оригинал благодарственного письма (или заверенную копию)․
2. Приказ работодателя о поощрении (если благодарность issued внешней организацией – приказ о принятии к учету данного документа)․
3. Заявление о внесении записи в трудовую книжку (можно в свободной форме, но с указанием ФИО, должности и просьбой внести запись)․

Отдел кадров проверяет подлинность документов, сверяет реквизиты приказа и письма, после чего делает запись в трудовой книжке и ставит свою подпись․

Особенности внесения записей в 2026 году

В 2026 году актуальны следующие моменты:

• Электронные трудовые книжки (ЕТК) постепенно заменяют бумажные варианты․ В ЕТК запись о благодарности вносится в тот же раздел, но в электронном виде – через личный кабинет на портале «Работа в России»․
• Для госслужащих обязательна проверка соответствия благодарности перечню наград, утверждённому указом Президента РФ № XXX от 2025 года․
• Если благодарность связана с присвоением звания «Ветеран труда», помимо записи в трудовую книжку необходимо также внести сведения в личную карточку сотрудника и в реестр ветеранов․

Что НЕ вносится в трудовую книжку

Следующие виды благодарностей не подлежат занесению:

• Устные похвалы и благодарности в разговорной форме․
• Благодарности в виде электронных писем или сообщений в мессенджерах без приказа․
• Поздравительные открытки, грамоты, полученные на корпоративных праздниках, если они не оформлены приказом․
• Благодарности от клиентов или партнёров, не подтверждённые внутренним документом работодателя․

Такое признание можно оформить в личном портфолио, резюме или в разделе «Достижения» внутренней системы мотивации, но не в трудовой книжке․

Для того чтобы благодарственное письмо было внесено в трудовую книжку, оно должно:

1. Быть оформлено официальным документом (приказом, распоряжением, решением)․
2. Иметь чёткое указание на основание выдачи (заслуги, достижения)․
3. Быть подтверждено приказом работодателя (если источник внешний)․
4. Соответствовать требованиям ст․ 66 ТК РФ и Правил ведения трудовых книжек;

Соблюдение этих условий гарантирует, что запись о благодарности будет иметь юридическую силу и будет учтена при назначении пенсии, подтверждении стажа, а также при аттестации и карьерном росте․

Если у вас остались вопросы по оформлению конкретного благодарственного письма или необходимости его внесения – обратитесь в отдел кадров вашей организации или к юристу по трудовому праву․