Внесение сведений о наградах в трудовую книжку (бумажную или электронную) – важная часть кадрового документооборота. Это подтверждает профессиональные достижения сотрудника, влияет на его карьерный рост и может учитываться при назначении выплат, премий или при аттестации. Ниже представлен подробный пошаговый гид, основанный на действующем законодательстве и практике кадровых служб.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о работе, поощрениях и наградах.
• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) в Социальном фонде РФ.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» – содержит образцы записей и порядок их оформления.
• Приказ Минтруда России от № 697н – уточняет требования к внесению сведений в ЭТК.

Какие награды подлежат внесению

В трудовую книжку вносятся только те поощрения, которые связаны с трудовой деятельностью и имеют официальный характер:

• Государственные награды РФ (ордена, медали, звания «Заслуженный работник», «Почётный гражданин» и т.п.).
• Ведомственные награды министерств и ведомств (например, награды Минобороны, МВД, Минздрава).
• Корпоративные поощрения, предусмотренные локальными нормативными актами организации (премии, благодарности, грамоты, знаки отличия).
• Международные награды, если они признаны в соответствии с законодательством РФ (например, награды ООН, UNESCO, если они оформлены соответствующим документом).

Поощрения носят исключительноinformальный характер (устная благодарность, поздравление от коллег) в трудовую книжку не вносяться.

Порядок внесения в бумажную трудовую книжку

Подготовка документов

• Копия приказа о награждении (или выписка из него).
• Сам документ о награде (грамота, certificate, удостоверение).
• Заявление сотрудника о внесении сведения (не обязательно, но рекомендуется для подтверждения согласия).

Заполнение записи

1. В разделе «Сведения о работе» находим первую свободную строку.
2. В колонке «Дата» указываем дату издания приказа о награждении (формат ДД.ММ.ГГГГ).
3. В колонке «Наименование организации, её структурного подразделения» пишем полное название организации, которая выдала награду (если награда ведомственная – название ведомства).
4. В колонке «Приём на работу, перевод, увольнение» ставим прочерк, так как запись не относится к кадровым перемещениям.
5. В колонке «Должность, профессия, специальность» указываем должность сотрудника на момент награждения.
6. В колонке «Основание» пишем формулировку: «Награждён наименование награды за краткое описание заслуг (приказ № ___ от «__» __________ 20__ г.»).
7. Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.

Пример записи в бумажную ТК

 ООО «СтройИнвест», — Инженер-проектировщик Награждён благодарностью Министерства строительства и ЖКХ РФ за успешное выполнение проекта реконструкции моста (приказ № 145 от г.) Подпись ___________ Печать

Порядок внесения в электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2021 года основной формат ведения трудовых книжек – электронный. Информация о наградах вносится в раздел «Сведения о поощрениях и наградах» личного кабинета сотрудника на портале «Работа в России» (или через личный кабинет в Социальном фонде).

Шаги для работодателя

1. Получить приказ о награждении и подтверждающие документы.
2. В системе кадрового учёта (например, 1C:ЗУП, SAP, «Контур.Персонал») создать запись о награде, указав:
   • тип поощрения (государственная, ведомственная, корпоративная);
   • наименование награды;
   • дата приказа;
   • основание (номер и дата приказа);
   • краткое описание заслуг.
3. Передать сведения в Социальный фонд РФ через электронный документооборот (ЭДО) в формате СЗВ‑ТД или через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги».
4. После принятия данных фондом запись становится видимой сотруднику в его личном кабинете.

Что видит сотрудник

В личном кабинете сотрудника отображается запись вида:

• Наименование организации: Министерство строительства и ЖКХ РФ
• Награда: Благодарность
• Основание: Приказ № 145 от г.
• Описание: За успешное выполнение проекта реконструкции моста

Особенности

• В ЭТК нет необходимости ставить подпись и печать – достаточно электронной подписи работодателя (или оператора ЭДО).
• Если организация не ведёт ЭТК (например, небольшое ИП, которое не перешло на электронный формат), запись делается только в бумажную ТК.
• При переходе с бумажной на электронную трудовую книжку все ранее внесённые награды переносятся в ЭТК автоматически при подаче СЗВ‑ТД.

Ответственность за неправильное внесение

Нарушение порядка внесения сведений о наградах может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
• Трудовые споры: сотрудник может оспорить отсутствие или неверное оформление награды в суде, требуя восстановления прав и компенсации морального вреда.
• Проблемы при назначении пенсии: недостоверные сведения могут привести к отказу в учёте периода работы или надбавок за выслугу лет.

Поэтому важно:

• Своевременно получать приказы о награждении.
• Проверять точность реквизитов (номер, дата, наименование награды).
• Хранить копии приказов и наградных документов в личном деле сотрудника не менее 50 лет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить награды, полученные до приёма на текущую работу?

Да, если награда связана с трудовой деятельностью и имеется документ, подтверждающий её выдачу. Запись делается в текущую трудовую книжку с указанием организации, которая наградила;

Нужно ли получать согласие сотрудника на внесение награды?

Согласие не требуется по закону, однако рекомендуется informировать сотрудника и фиксировать его ознакомление (например, подпись на копии приказа).

Как быть, если награда получена за пределами РФ?

Если награда признана в соответствии с международными договорами РФ (например, награды ООН, иностранные ордена, внесённые в перечень признанных наград), её можно внести. Иначе запись не делается.

Можно ли вносить несколько наград в одну строку?

Нет. Каждая награда оформляется отдельной строкой, чтобы обеспечить traceability и удобство чтения.

Что делать, если работодатель отказался вносить награду?

Сотрудник может обратиться к руководителю отдела кадров, затем к директору организации. При отсутствии реакции – подать жалобу в Государственную инспекцию труда или в суд.

Внесение наград в трудовую книжку – это не просто формальность, а важный элемент признания профессиональных достижений сотрудника. Соблюдение установленного порядка гарантирует юридическую корректность записей, защищает права работника и упрощает взаимодействие с Социальным фондом РФ при назначении пенсий и других социальных выплат.

Рекомендуем организациям:

1. Включить процедуру внесения наград в локальный нормативный акт о ведении трудовых книжек.
2. Обучить кадровых специалистов работе с ЭТК и требованиями к оформлению наград.
3. Проводить периодический аудит записей в трудовых книжках (бумажных и электронных) для выявления и исправления ошибок.

Соблюдая эти рекомендации, вы обеспечите прозрачность и законопослушность кадрового документооборота в вашей организации.