Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю карьеры работника. Внесение в неё сведений о награждениях и поощрениях — не просто формальность, а юридически значимое действие, которое может повлиять на будущее сотрудника (например, при расчёте пенсии или при трудоустройстве). С 2020 года, с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК), правила изменились. В этой статье подробно разберем, как, когда и что именно нужно вносить в раздел «Сведения о награждениях» как для бумажного, так и для электронного формата.

Юридические основания: что говорит закон?

Основным документом, регулирующим этот вопрос, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от № 320н (п. 25). Ключевая норма содержится в ст. 66 Трудового кодекса РФ.

Согласно закону, работодатель обязан внести в трудовую книжку сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги в течение недели с даты издания соответствующего документа (приказа, распоряжения). Запись должна быть полностью и точно соответствовать тексту этого документа.

Какие награждения и поощрения вносятся?

В раздел «Сведения о награждениях» вносятся все виды наград, связанные с трудовой деятельностью, которые были выданы:

• Сам работодателем (организацией, где трудится сотрудник):
• Почетные грамоты (благодарственные письма, похвальные листы).
• Премии (денежные или иные).
• Нагрудные знаки, медали, выданные самой организацией.
• Звания «Ветеран труда», «Почетный работник» и т.д., присвоенные организацией.
• Государственными или иными внешними органами/организациями, если награждение связано с трудовыми заслугами:
• Государственные награды РФ (ордена, медали, звания).
• Награды субъектов РФ, муниципальные награды.
• Награды от общественных организаций (например, от профсоюза).

Важно! Если награждение было осуществлено не текущим работодателем, а, например, предыдущим, то внести запись должен именно тот работодатель, который выдал награду на момент её получения. Если же награда была получена в период работы у текущего работодателя, то вносит запись он.

Раздел «Сведения о награждениях» в бумажной трудовой книжке

В классических бумажных книжках (серии AT-III, AT-IV) этот раздел имеет четыре графы. Заполняется он строго по порядку, каждая новая запись, под предыдущей.

Графа 1: «Дата внесения записи»

Указывается дата, когда работодатель фактически вносит запись в книжку. Обычно это дата издания приказа о награждении или дата, близкая к ней. Формат: число, месяц, год (например, ).

Графа 2: «Наименование награждения»

Указывается точное и полное название награды:

• Почетная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ.
• Благодарственное письмо Губернатора Московской области.
• Нагрудный знак «Отличник энергетики».
• Премия за лучшие идеи в размере 50 000 рублей.

Графа 3: «Кем награжден (присвоено почетное звание)»

Указывается полное наименование организации или органа, который выдал награду:

• Общество с ограниченной ответственностью «Вектор».
• Правительство Российской Федерации.
• Профсоюзный комитет работников ООО «Старт».

Примечание: В старых книжках (до 2021 г.) эта графа могла называться «Сведения о поощрениях, связанных с работой…». Сейчас все сведения о награждениях и поощрениях вносятся в один, унифицированный раздел.

Графа 4: «Основание (номер и дата документа)»

Указываются реквизиты документа-основания, того самого приказа, распоряжения, указа, постановления, на основании которого было принято решение о награждении. Это самая важная графа для проверки.

Образец записи:

Графа 1:
Графа 2: Почетная грамота за многолетнюю безупречную работу
Графа 3: ООО «ТехноПрогресс»
Графа 4: Приказ № 145-к от

Особенности внесения в электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести ЭТК для вновь принимаемых на работу сотрудников. Процесс принципиально отличается.

• Нет физического раздела «Сведения о награждениях». Вся информация хранится в базе данных.
• Основанием для внесения является тот же приказ (распоряжение) руководителя.
• Работодатель (или уполномоченное лицо) вносит сведения в ЭТК через личный кабинет на портале «Работа в России» или через сервисы СБИС/Контур и т.д..
• В форме для заполнения нужно указать:
  • Тип сведения: «Награждение».
  • Дата награждения (дата документа-основания).
  • Наименование награды (как в графе 2).
  • Орган, присвоивший награду (как в графе 3).
  • Номер и дату документа-основания (как в графе 4).
• После внесения сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
• Сотрудник может в любой момент посмотреть свою ЭТК через личный кабинет на портале госуслуг или на сайте «Работа в России».

Важно: Если у работника есть старая бумажная трудовая книжка с записями о награждениях, при переходе на ЭТК эти записи обязательно переносятся в электронный формат.

Кто и когда должен внести запись? Сроки и ответственность

• Кто: Обязанность по внесению лежит на работодателе (отделе кадров, бухгалтерии, уполномоченном лице).
• Когда: Не позднее 5 рабочих дней (согласно новому Порядку от 2021 г.) с даты издания приказа о награждении. Ранее действовал срок «недельный».
• Ответственность: Неисполнение этой обязанности является административным правонарушением по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц — от 5 000 до 50 000 руб., для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб;

Типичные ошибки и как их избежать

1. Путаница в графах (для бумажной книжки). Нельзя путать графу 2 (название награды) и графу 3 (кто наградил). Всегда сверяйтесь с приказом.
2. Неточное указание реквизитов документа. В графе 4 должен быть полный номер и дата приказа. Ошибка в номере или дате делает запись некорректной.
3. Внесение записи «по памяти» без приказа. Запись вносится только на основании официального документа. Если приказ утерян, его необходимо восстановить.
4. Неперенос записей из бумажной книги в ЭТК. При переводе сотрудника на электронный учёт все существующие записи обязаны перенести.
5. Внесение наград, не связанных с трудовой деятельностью. В трудовую книжку не вносятся, например, награды за спорт, общественную деятельность (если они не связаны с работой в данной организации).

Что делать, если запись не была внесена вовремя или пропущена?

Если работодатель пропустил срок, он всё равно обязан внести запись retroactively (со ссылкой на дату приказа). Просто в графе 1 (дата внесения) будет стоять текущая дата, а в графе 4, дата исходного приказа. Это не отменяет факта нарушения сроков, но исправляет документ.

Если запись не внесена на момент увольнения, сотрудник вправе потребовать её внесения в раздел «Сведения о награждениях» перед выдачей трудовой книжки. Отказ является нарушением.

Внесение сведений о награждениях в трудовую книжку, строго регламентированная процедура. Ключевые правила:

• Основание — только официальный приказ (распоряжение, указ).
• Срок, не позднее 5 рабочих дней с даты документа.
• Точность — текст записи должен дословно соответствовать документу-основанию.
• Для ЭТК — работа через сервисы с использованием УКЭП.

Соблюдение этих правил защищает и права работника (подтверждение его достижений), и работодателя (избежание штрафов). При наличии сомнений всегда обращайтесь к тексту действующего Приказа Минтруда № 320н или консультируйтесь с юристом.