Дата публикации: 22 мая 2026 г.

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. В неё вносятся не только сведения о приёме, переводе и увольнении, но и информация о награждениях за трудовые заслуги. Особое место занимают награды, присуждённые профсоюзными организациями, поскольку они подтверждают активное участие сотрудника в коллективной жизни предприятия и его вклад в развитие профсоюзного движения.

В данной статье подробно рассмотрены:

• нормативная база, регулирующая внесение записей о награждении;
• какие именно поощрения профсоюза подлежат занесению;
• пошаговый порядок оформления записи;
• примеры заполнения граф трудовой книжки;
• особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК);
• typical ошибки и способы их исправления.

Нормативная база

Основные положения, определяющие порядок внесения сведений о награждениях, содержатся в:

1. Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 66) – указывает, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении за успешный труд;
2. Порядке ведения трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225, с изменениями и дополнениями) – в пункте 25 перечислены виды поощрений, подлежащих записи;
3. Федеральным законом «О профсоюзах, их правах и гарантиях деятельности» (№ 10‑ФЗ) – определяет статус профсоюзных наград;
4. Методическими рекомендациями Минтруда России (письмо от № 12‑3/1234) – разъясняет, что записи о премиях, включённых в систему оплаты труда, в трудовую книжку не вносятся.

Что считается награждением профсоюза?

Согласно пункту 25 Порядка, в трудовую книжку вносятся сведения о следующих видах поощрений профсоюзных организаций:

• почётные грамоты и благодарности, объявленные профсоюзным комитетом (первичным, территориальным, отраслевым);
• награды в виде медалей, знаков, нагрудных знаков, учреждённых профсоюзом;
• присвоение званий «Лучший профсоюзный активист», «Отличник профсоюзной работы» и аналогичных;
• иные формы поощрения, предусмотренные локальными нормативными актами профсоюзной организации (например, премия за вклад в коллективные переговоры).

Важно! Если поощрение выплачивается как часть регулярной системы оплаты труда (премия, надбавка), его запись в трудовую книжку не производится (см. рекомендации Минтруда).

Порядок внесения записи о награждении от профсоюза

Шаг 1. Получение основания

Основанием для внесения записи служит официальный документ профсоюзной организации:

• приказ (распоряжение) профкома о награждении;
• постановление профсоюзного комитета;
• протокол заседания профсоюзного органа с решением о награждении;
• иной нормативный акт, содержащий реквизиты награждения (название, основание, дата).

Шаг 2. Подготовка трудовой книжки

Если работник ведёт бумажную трудовую книжку, необходимо открыть раздел «Сведения о награждении» (обычно располагается после разделов о работе и профессии). В электронной трудовой книжке запись вносится в соответствующий блок через личный кабинет работника или через кадровую систему работодателя.

Шаг 3. Заполнение граф

В трудовой книжке предусмотрены четыре графы для записи о награждении:

1. Графа 1 – порядковый номер записи (продолжает нумерацию предыдущих записей в данном разделе);
2. Графа 2 – дата внесения записи (дата, когда запись фактически занесена в книжку; должна быть не позже 7 календарных дней с даты издания приказа профсоюза);
3. Графа 3 – сведения о награждении (указывается, кто наградил, за что и какое именно поощрение);
4. Графа 4 – основание для внесения записи (реквизиты приказа профсоюза: номер, дата, название организации).

Шаг 4. Подпись и печать

После заполнения граф запись заверяется:

• подписью уполномоченного лица отдела кадров (или ответственного за ведение трудовых книжек);
• печатью организации (если она используется);
• в случае ЭТК – электронной подписью уполномоченного должностного лица.

Примеры оформления записи

Пример 1. Почётная грамота первичного профсоюзного комитета

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Награждён почётной грамотой первичного профсоюзного комитета ООО «ТехноСервис» за активное участие в коллективных переговорах и вклад в улучшение условий труда.
Графа 4: На основании приказа профкома ООО «ТехноСервис» № 45 от .

Пример 2. Медаль «За заслуги перед профсоюзом» отраслевого профсоюза

Графа 1: 13
Графа 2: 
Графа 3: Награждён медалью «За заслуги перед профсоюзом» отраслевого профсоюза работников машиностроения за многолетнюю добросовестную работу и наставничество молодых специалистов.
Графа 4: На основании постановления отраслевого профсоюза № 12 от .

Пример 3. Звание «Лучший профсоюзный активист года»

Графа 1: 14
Графа 2: 
Графа 3: Присвоено звание «Лучший профсоюзный активист года» профсоюзным комитетом филиала АО «ЭнергоПром» за значительный вклад в развитие профсоюзного движения и организацию обучающих семинаров.
Графа 4: На основании приказа профкома филиала АО «ЭнергоПром» № 22 от .

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

В ЭТК запись о награждении вносится в раздел «Сведения о награждении» через:

• личный кабинет сотрудника на портале «Работа в России» (или аналогичный государственный сервис);
• корпоративную кадровую систему, интегрированную с ЕГИСЗ (Единая государственная информационная система о занятости);
• прямой ввод данных ответственным кадровым работником с использованием электронной подписи.

Порядок заполнения аналогичен бумажному варианту: указываются номер записи, дата внесения, описание награждения и реквизиты приказа профсоюза. После сохранения запись становится доступной для просмотра сотрудником и работодателем в любой момент.

Частые ошибки и способы их исправления

Ошибка 1. Внесение премии, выплачиваемой по системе оплаты труда

Решение: Такая запись подлежит аннулированию. Необходимо оформить акт об исправлении ошибки (форма Т-2 или аналогичная) и внести корректировку в трудовую книжку (строка «Запись аннулирована», с указанием даты испарения и подписи ответственного лица).

Ошибка 2. Отсутствие ссылки на основание в графе 4

Решение: Добавить недостающие реквизиты приказа профсоюза. Если приказ утерян, запросить дубликат у профсоюзной организации и затем внести исправление.

Ошибка 3. Несоблюдение семидневного срока для внесения записи

Решение: Запись всё равно допустима, но рекомендуется сделать пометку о задержке и указать фактическую дату внесения в графе 2. При необходимости подготовить объяснительную записку для инспекции труда.

Ошибка 4. Неправильное формулирование награждения (например, указание только «грамота» без указания кто и за что)

Решение: Переписать запись в соответствии с требованиями пункта 25 Порядка: указать награждающую организацию, вид поощрения и основание награждения.

Запись в трудовую книжку о награждении от профсоюза – важный элемент документирования трудовой деятельности сотрудника, подтверждающий его активное участие в профсоюзной жизни и вклад в развитие коллектива. Соблюдение установленного порядка (своевременное получение приказа, корректное заполнение всех четырёх граф, заверение подписью и печатью) гарантирует легитимность записи и исключает претензии со стороны контролирующих органов.

Рекомендуем кадровикам:

1. Регулярно обновлять локальные нормативные акты о порядке ведения трудовых книжек, включая раздел о награждениях;
2. Вести журнал регистрации приказов профсоюзных организаций о награждении для оперативного доступа к основаниям;
3. Обучать сотрудников отдела кадров особенностям внесения записей в электронную трудовую книжку;
4. Проводить внутренний аудит записей о награждениях не реже одного раза в год, выявляя и исправляя возможные неточности.

Соблюдение этих простых, но значимых правил позволит поддерживать трудовую книжку в актуальном и достоверном состоянии, а работникам – получать должное признание их трудовых и профсоюзных заслуг.