Внесение сведений о награждении сотрудника медалью в трудовую книжку — это ответственная процедура, требующая строгого соблюдения законодательства РФ. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки, бумажный документ сохраняет свою юридическую силу для тех, кто продолжает его вести, а также для архивного хранения истории труда. В данной статье мы подробно разберем, какие награды вносятся в раздел «Сведения о награждении», как правильно оформить запись и чего делать категорически нельзя;

Какие награды вносятся в трудовую книжку?

Согласно действующим правилам ведения трудовых книжек, в раздел «Сведения о награждении» вносятся записи только о следующих видах поощрений:
Государственные награды: ордена, медали, почетные звания Российской Федерации (СССР).
Ведомственные знаки отличия: нагрудные знаки, значки, дипломы, почетные грамоты, присваиваемые федеральными органами исполнительной власти.
Локальные поощрения: почетные грамоты, нагрудные знаки, значки, дипломы, производимые работодателем (организацией).

Важно: Обычные денежные премии, благодарственные письма (если они не приравнены уставом организации к почетной грамоте) и иные виды материального стимулирования в трудовую книжку не вносятся. Запись делается только если награждение оформлено приказом и подразумевает вручение конкретного атрибута (грамоты, знака, медали).

Структура раздела «Сведения о награждении»

Раздел состоит из четырех граф. Заполнение каждой из них регламентировано:

• Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация ведется сплошная, нарастающим итогом в течение всей трудовой деятельности работника в разделе награждений).
• Графа 2: Дата награждения (число, месяц, год).
• Графа 3: Сведения о награждении. Здесь указывается, кем произведено награждение (полное и сокращенное наименование организации), за какие заслуги и какая именно награда вручена.
• Графа 4: Наименование, дата и номер документа (приказа, распоряжения), на основании которого внесена запись.

Пошаговая инструкция по внесению записи

Процесс оформления выглядит следующим образом:

Основание: У работодателя должен быть издан соответствующий приказ (распоряжение) о награждении сотрудника. Без приказа запись вносить запрещено.
(если нужно): Если это первая запись о награждении в данной трудовой книжке или если сменилось название организации, в графе 3 в виде заголовка указывается полное и сокращенное наименование организации.
Формулировка: Ниже заголовка (или сразу, если название уже указано ранее) вносится сама запись о награждении.
Ссылка на документ: В графе 4 указываются реквизиты приказа.

Образец записи о награждении медалью (локальной или ведомственной)

Представим ситуацию: Сотрудника Иванова И.И. наградили медалью «За труды во благо» по приказу директора ООО «Вектор» № 45-к от 20 мая 2026 года.

| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
| :— | :— | :— | :— |
| 1 | | Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»)

Награжден медалью «За труды во благо» за высокие производственные достижения и многолетний добросовестный труд. | Приказ ООО «Вектор» от № 45-к |

Примечание: Если запись о наименовании организации уже была внесена ранее при приеме на работу или других обстоятельствах, дублировать её в виде заголовка не нужно, сразу пишется текст о награждении.

Образец записи о государственной награде

Если сотрудник получил государственную медаль (например, медаль ордена «За заслуги перед Отечеством»), запись вносится аналогично, но в графе 3 указывается орган, вручивший награду (часто это делает работодатель по поручению государства или соответствующий государственный орган).

| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
| :— | :— | :— | :— |
| 2 | | Награжден медалью ордена «За заслуги перед Отечеством» II степени за достигнутые трудовые успехи и многолетнюю добросовестную работу. | Указ Президента РФ от № 123; Распоряжение по организации от № 50 |

Важные нюансы и частые ошибки

Что делать, если закончились страницы?

В разделе «Сведения о награждении» всего 10 разворотов. Если место для записей закончилось:

• Категорически запрещается вклеивать дополнительные листы или вкладыши самостоятельно.
• Необходимо оформить вкладыш к трудовой книжке. Вкладыш имеет такую же юридическую силу, как и сама книжка.
• На ьном листе основной трудовой книжки ставиться штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
• Нумерация записей во вкладыше продолжается (не начинается заново), если позволяет сквозная нумерация раздела, либо ведется внутри раздела вкладыша согласно инструкции (обычно нумерация в разделе награждений внутри одного документа непрерывна).

Различие старых и новых бланков

В трудовых книжках старых серий (АТ-III, АТ-IV) могли встречаться раздельные графы для государственных наград и поощрений от предприятия. В современных бланках (а также согласно актуальной практике с 2024–2026 годов) все виды поощрений, подлежащие внесению (государственные, ведомственные и локальные), вносятся в единый раздел «Сведения о награждении».

Исправление ошибок

Если в записи о награждении допущена ошибка (например, неверно указан номер приказа или название медали):

• Зачеркивать ошибку нельзя.
• Необходимо внести новую запись с правильными данными, указав в графе 4 документ, которым ошибка была исправлена (например, «Исправительный приказ от… №…»).

Правильное ведение раздела о награждениях в трудовой книжке — это гарантия того, что трудовой путь сотрудника будет отражен достоверно. Наличие медалей и почетных грамот в трудовой книжке может иметь значение при подсчете стажа для ведомственных надбавок, присвоении званий «Ветеран труда» и формировании пенсии.

Главные правила, которые нужно помнить:

• Вносим только медали, ордена, почетные грамоты и знаки.
• Основанием служит только приказ.
• Не вклеиваем листы, а заводим вкладыш при нехватке места.
• Используем чернила черного, фиолетового или синего цвета, не допускающие выцветания.

Соблюдение этих правил обеспечит юридическую чистоту кадрового документооборота вашей организации.