Цель статьи – дать полное представление о том, какие сведения о профессиональной аттестации подлежат внесению в трудовую книжку, в какие сроки это делается, как правильно оформить запись и какие особенности существуют для разных форм трудовых книжек.

Правовое основание

Внесение сведений об аттестации в трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 71 и статья 73.
2. Приказ Минтруда России от № 621н «Об утверждении Положения о порядке проведения аттестации работников».
3. Положение о порядке заполнения, выдачи и хранения трудовых книжек, утверждённое Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь (для работодателей, работающих в РБ).
4. Отраслевые нормативные акты (например, Положение о процедуре аттестации педагогических работников).

Во всех перечисленных документах указано, что запись о результатах аттестации (присвоение квалификационной категории, подтверждение разряда и т.п.) должна быть внесена в трудовую книжку работника.

Кому подлежит аттестация

Аттестация проводится в отношении:

• педагогических работников;
• научных сотрудников;
• рабочих, занятых на опасных и вредных производствах;
• служащих, чья должность требует подтверждения квалификации (например, инженеры, техники, специалисты по охране труда).

Для каждой категории существуют свои критерии (образование, стаж, результаты экзаменов, профессиональные достижения).

Сроки внесения записи

Согласно ТК РФ, запись о результатах аттестации в трудовую книжку должна быть сделана в течение пяти рабочих дней со дня принятия решения аттестационной комиссией.

Если по какой‑то причине запись не может быть внесена в указанный срок, она может быть сделана позже, но только при наличии:

• подтверждающего документа (решения аттестационной комиссии);
• подписи ответственного лица (руководителя или специалиста по кадрам);
• печати работодателя.

Как правильно оформить запись

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (для книг, заведённых до ) либо в специальный вкладыш (для новых форм трудовых книжек). Стандартный образец записи выглядит так:

Обязательные элементы записи:

• Дата принятия решения аттестационной комиссией;
• Наименование организации‑работодателя;
• Основание (решение комиссии, приказ о присвоении категории);
• Содержание результата (присвоена/подтверждена/отозвана квалификационная категория, разряд и пр.);
• Подпись уполномоченного лица и печать.

Пример записи с отставанием на один год

В практике иногда возникает необходимость внести запись позже даты аттестационного листа. Пример (из рекомендаций Департамента образования Ивановской области):

Особенности для трудовых книжек, заведённых до

Если трудовая книжка была выдана до 1 января 2004 г., в неё вносятся записи в том же журнале, где находятся сведения о приёме на работу, повышении в должности и т.д. При исчерпании свободных строк необходимо оформить вкладыш в ту же книжку.

Для новых книжек (выпуска 2004 г. и позже) предусмотрены отдельные разделы «Аттестация», где запись делается в виде отдельного листа‑вкладыша.

Подписи, печати и порядок ознакомления работника

• Запись подписывается уполномоченным лицом (руководитель, главный специалист отдела кадров, член аттестационной комиссии).
• Обязательно ставится печать организации. Без печати запись считается недействительной.
• Работнику предоставляется возможность ознакомиться с записью и подписать подтверждение (строка «Работник ознакомлен»).
• В случае внесения записи с задержкой рекомендуется приложить копию оригинального аттестационного листа и сопроводительное письмо с объяснением причины задержки;

Ошибки при внесении записи и их исправление

Наиболее распространённые ошибки:

1. Отсутствие подписи ответственного лица – запись считается недействительной.
2. Неправильный формат даты (по ГОСТ 7.0‑2003 – ДД.MM.ГГГГ).
3. Заполнение неверного раздела (например, запись о квалификационной категории в раздел «Образование»).
4. Отсутствие печати работодателя.

Если ошибка обнаружена, её исправляют следующим образом:

• Ставится отметка «Исправлено» в том же месте записи, рядом с ошибкой.
• Вносятся правильные данные, подпись и печать ставятся заново.
• Работнику выдается копия исправленной записи для подтверждения ознакомления.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись об аттестации в трудовую книжку, если работник уже имеет высшую квалификационную категорию?

Да. При каждом проведении аттестации (повторной, повышающей или подтверждающей) в книжку вносится новая запись с указанием даты и результата.

Можно ли оформить запись в электронную трудовую книжку?

С 2021 г. в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Записи в неё вносятся в том же порядке, но через специализированную информационную систему «Госуслуги». Требования к подписи и печати заменяються цифровой подписью работодателя.

Что делать, если работник уволился до внесения записи?

Запись вносится в трудовую книжку до её выдачи работнику. Если книжка уже выдана, запись делается в оставшиеся свободные строки, а при выдаче дубликата – в него.

Обязательно ли указывать «Основание» (решение комиссии) в записи?

Да. Указание основания позволяет проверить законность присвоения категории и является обязательным элементом записи.

Запись в трудовую книжку по результатам аттестации – важный юридический факт, который фиксирует профессиональный уровень работника и влияет на его дальнейшую карьеру, пенсионные права и возможность получения льгот. Правильное оформление записи (дата, основание, результат, подпись, печать) гарантирует её юридическую силу и защищает интересы как работодателя, так и работника.

Помните, что:

• Срок внесения – 5 рабочих дней с даты решения комиссии;
• Для книг, выданных до , запись делается в основной журнал, а при нехватке места – в вкладыш;
• Запись может быть внесена позже, но только при наличии подписи, печати и объяснительной записки;
• Все записи должны быть подтверждены подписью работника.

Соблюдая эти правила, вы избежите конфликтов с трудовой инспекцией и обеспечите корректное документирование профессионального роста ваших сотрудников.