Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина в России. В ней фиксируются все места работы, должности, периоды работы и важные события, связанные с трудовой жизнью сотрудника. Внесение сведений в трудовую книжку осуществляется работодателем в соответствии с законодательством.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка (ТК), это личный справочный документ, который выдается каждому работнику при приёме на работу. В ней содержатся:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС, место жительства;
• Сведения о работодателе (наименование, адрес, ИНН, КПП);
• Должность, период работы, график работы;
• Сведения о повышении квалификации, стаже и т.д.;
• Сведения о наградах и поощрениях.

Трудовая книжка является обязательным документом, который должен храниться у работника в течение всей трудовой жизни и до 5 лет после увольнения.

Зачем вносить сведения в трудовую книжку?

Внесение сведений в трудовую книжку позволяет:

• Подтвердить факт работы и стаж;
• Получить права на социальные выплаты (пенсии, пособия);
• Получить подтверждение о наличии определённых навыков и квалификаций;
• Обеспечить юридическую защиту при трудовых спорах.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

Согласно Федеральному закону «О труде», в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. Приём на работу: дата, должность, место работы, график работы.
2. Увольнение: дата, причина увольнения, сведения о выданном приказе.
3. Повышение квалификации, стажа, повышения по должности.
4. Награды и поощрения, полученные в ходе работы.
5. Сведения о военной службе (если применимо).

Важным моментом является внесение сведений о военной службе по контракту. В 2025 году Минтруд уточнил, какие данные необходимо включать в раздел «Сведения о награждении» и «Военная служба» в трудовой книжке.

Как правильно внести сведения в трудовую книжку?

Процесс внесения сведений в трудовую книжку выглядит следующим образом:

1. Работодатель заполняет приёмный и увольнительный приказы.
2. Согласно приказу, работодатель вносит запись в трудовую книжку.
3. В случае военной службы по контракту, работодатель добавляет отдельный раздел с датами начала и окончания службы, а также сведения о полученных наградах.
4. При внесении наград и поощрений в раздел «Сведения о награждении» указывается название награды, дата вручения и причина присуждения.
5. После внесения всех записей работник получает обновлённую копию трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка

С 2024 года в России действует система электронной трудовой книжки, хранящаяся в Социальном фонде. В электронном формате сохраняется вся информация о личных данных сотрудника, местах работы, военной службе и наградах. Это облегчает доступ к данным и упрощает проверку стажа при получении пенсионных и иных выплат.

Законодательные требования

Внесение сведений в трудовую книжку регулируется:

• Федеральным законом «О труде» (ст. 4, 5, 6);
• Постановлением Правительства РФ «Об утверждении правил ведения трудовой книжки»;
• Постановлением Минтруда РФ о внесении сведений о военной службе по контракту.

Нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь за собой штрафы и административные санкции.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли самостоятельно внести сведения в трудовую книжку? Нет, внесение записей в трудовую книжку осуществляет только работодатель;
• Что делать, если в трудовой книжке пропущена запись о военной службе? Обратитесь к работодателю с просьбой внести недостающую запись. Если работодатель отказывается, можно обратиться в отдел кадров или в суд.
• Как проверить правильность внесения сведений? Сравните данные в трудовой книжке с приказами о приёме, увольнении и наградами. При несоответствии можно запросить исправление.
• Можно ли получить копию трудовой книжки в электронном виде? Да, в рамках программы электронных трудовых книжек можно запросить электронный вариант через портал «Мой социальный фонд».

Внесение сведений в трудовую книжку — это важный этап в трудовой жизни каждого гражданина. Правильное оформление записей обеспечивает юридическую защиту, подтверждает стаж и квалификацию, а также упрощает получение социальных выплат. Не забывайте, что в трудовой книжке должна быть отражена информация о военной службе, наградах и поощрениях, как это требует Минтруд. При возникновении вопросов лучше всего обратиться к работодателю или в органы социальной защиты.

Дата публикации: 21 мая 2026 года.