Награждение работника почетной грамотой – это форма поощрения, которая подлежит отражению в трудовой книжке (как в бумажном, так и в электронном виде). Ниже представлен пошаговый алгоритм, нормативные основания и образец заполнения записи.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – раздел IV «Сведения о награждении».
- Постановление Правительства РФ от № 1245 – о ведении электронных трудовых книжек (применяется к электронному формату).
Какие документы нужны для внесения записи
- Приказ (распоряжение) о награждении почетной грамотой (номер, дата, название организации‑издателя).
- Сама почетная грамота (копия или оригинал для сверки).
- Трудовая книжка работника (бумажная) либо доступ к электронной трудовой книжке в системе ПФР/СФР.
Подготовка к внесению записи
- Убедитесь, что в трудовой книжке есть свободное место в разделе «Сведения о награждении». Если место заполнено – продолжайте нумерацию с последующего номера.
- Определите порядковый номер записи: он должен следовать за последней имеющейся записью в трудовой книжке работника (нумерация сквозная на весь период трудовой деятельности).
- Подготовьте реквизиты приказа о награждении: номер, дата, полное наименование организации, издавшей грамоту, а также её сокращённое наименование (если оно используеться в документообороте).
- Сформулируйте краткое описание причины награждения (за что именно работник удостоен почетной грамоты). Обычно достаточно указать формулировку из приказа: «за высокие показатели в работе», «за вклад в развитие производства» и т.п.
Порядок заполнения разделов трудовой книжки
В разделе «Сведения о награждении» предусмотрено четыре графы:
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата награждения (день, месяц, год).
- Графа 3 – наименование организации, которая наградила работника (полное и, при наличии, сокращённое);
- Графа 4 – основание для внесения записи (наименование документа, его номер и дата) oraz краткое описание причины награждения.
Пример заполнения записи о награждении почетной грамотой
Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа‑Тех» (ООО «Альфа‑Тех»)
Графа 4: Почетная грамота за высокие профессиональные достижения и вклад в развитие инновационных проектов, приказ № 45 от г.
Если организация имеет только полное наименование (сокращённое отсутствует), в графе 3 указывается только полное название.
Особенности заполнения электронной трудовой книжки
В электронном виде порядок заполнения аналогичен бумажному, но данные вводятся в соответствующие поля информационной системы:
- Поле «Номер записи» – автоматически генерируется системой после указания даты.
- Поле «Дата награждения» – выбирается из календаря.
- Поле «Награждающая организация» – заполняется полным и сокращённым наименованием (если есть).
- Поле «Основание» – вводится номер и дата приказа, а также краткое описание причины награждения.
После сохранения запись становится доступной работнику в его личном кабинете на портале «Работа в России» (или аналогичном сервисе ПФР/СФР).
Что нельзя вносить в трудовую книжку
- Информацию о денежных премиях, выплатах, бонусах, если они являются регулярной частью системы оплаты труда (ст. 66 ТК РФ, раздел IV Инструкции).
- Сведения о благодарностях, грамотах, выданных не работодателем, а сторонними организациями (например, общественными объединениями), если нет официального приказа работодателя о поощрении.
Полезные советы
- Всегда сверяйте данные из приказа с оригиналом почетной грамоты – это исключит ошибки в наименовании организации и дате.
- Если запись вносится после увольнения работника, порядковый номер продолжается с последней записи в книжке, а графа 3 заполняется названием организации, которая выдала грамоту (в данном случае – бывший работодатель).
- При переходе на электронный формат трудовых книжек рекомендуется сделать скан‑копию уже заполненных страниц бумажной книжки и сохранить её в личном деле сотрудника.
- В случае сомнений – обратитесь к разделу IV Инструкции по заполнению трудовых книжек или к консультанту по кадровому учету.
Статья актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве и официальных разъяснениях по ведению трудовых книжек.