Вопрос отражения государственных и ведомственных наград в трудовых книжках работников остаеться одним из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве. Часто работодатели задаются вопросом: нужно ли вносить запись о получении сотрудником Почетной грамоты Министерства? Ответ на этот вопрос требует обращения к действующему законодательству и Порядку ведения трудовых книжек.

Обязательность внесения записи

Согласно актуальным нормам трудового права, в частности пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, внесению в трудовую книжку подлежат сведения о награждении за трудовые заслуги. Однако ключевым моментом здесь является уровень награды.

Запись вносится, если награждение произведено:

• Организацией (работодателем);
• Органами государственной власти;
• Органами местного самоуправления;
• Профессиональными союзами.

Почетная грамота Министерства относится к ведомственным наградам органов государственной власти Российской Федерации. Следовательно, работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку работника по его просьбе или на основании приказа о награждении.

Почему это важно?

Наличие записи о ведомственных наградах может иметь решающее значение при:

1. Присвоении почетных званий (например, «Ветеран труда»);
2. Оформлении пенсии;
3. Подтверждении трудового стажа и репутации сотрудника при переходе на новую работу.

Порядок внесения записи

Процедура внесения записи строго регламентирована. Запись делается в разделе «Сведения о награждении» (раздел IV) трудовой книжки. Основанием служит соответствующий приказ (распоряжение) работодателя или копия документа о награждении, если награда вручена вышестоящим органом.

Алгоритм действий кадровика:

• Шаг 1. Получить оригинал или заверенную копию приказа о награждении либо саму Почетную грамоту.
• Шаг 2. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» указать полное и сокращенное наименование органа, наградившего работника (например, «Министерство промышленности и торговли РФ»).
• Шаг 3. Указать вид награждения (например, «Награжден Почетной грамотой Министерства…»).
• Шаг 4. В графе 4 поставить дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения о награждении.

Пример формулировки записи

В графе 3 делается запись следующего содержания:

Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минцифры России)
Награжден Почетной грамотой Министерства за достигнутые трудовые успехи и многолетнюю добросовестную работу.

В графе 4 указывается: «Приказ Министерства от № 45-к».

Частые ошибки и заблуждения

Несмотря на четкость правил, на практике встречаются ошибки. Вот чего делать не следует:

• Вносить запись без документа-основания. Нельзя делать запись со слов сотрудника или только на основании самой грамоты, если в ней не указан номер приказа. Нужен распорядительный документ.
• Путать благодарности и грамоты. Если сотрудник получил просто «Благодарность» от отдела внутри компании, это не всегда требует записи в трудовой, в отличие от Почетной грамоты Министерства, которая является официальным актом государственного органа.
• Игнорировать просьбу работника. Если награждение соответствует критериям п. 25 Порядка, отказ работодателя во внесении записи является нарушением трудовых прав.

Электронные трудовые книжки

В условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), актуальным остается вопрос цифрового отражения награды. Работодатель обязан передать сведения о награждении Почетной грамотой Министерства в Пенсионный фонд России (Социальный фонд России) в рамках ежемесячной отчетности (форма ЕФС-1 или аналогичной, действующей на момент 2026 года), даже если бумажная трудовая книжка у работника на руках.

Запись о Почетной грамоте Министерства — это не просто формальность, а юридически значимый факт, подтверждающий высокий профессионализм сотрудника и признание его заслуг на государственном уровне. Работодателю необходимо внимательно отслеживать такие события в жизни коллектива и своевременно, в соответствии с п. 25 Порядка, вносить соответствующие записи. Это гарантирует соблюдение прав работников и правильное ведение кадрового документооборота.

Помните: отсутствие записи о государственной или ведомственной награде в трудовой книжке может создать сложности работнику в будущем при подтверждении права на льготы или звания.