Внесение записей в трудовую книжку — ответственная процедура‚ строго регламентированная законодательством. На практике часто возникают ситуации‚ когда кадровику или руководителю необходимо сделать запись о награждении сотрудника задним числом. Это может быть связано с поздним поступлением приказа‚ человеческим фактором или восстановлением утерянных данных.
Важно понимать: законодательство не содержит прямого запрета на внесение записей позднее даты события‚ однако эта процедура требует строгого соблюдения правил‚ чтобы не нарушить хронологию и не вызвать вопросов у проверяющих органов.
Нормативная база
При оформлении записей о награждении необходимо опираться на следующие нормативные акты:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66), устанавливает обязательство вести трудовые книжки на каждого сотрудника‚ проработавшего более 5 дней.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225‚ действуют в редакции 2023 года).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ от № 69).
Законно ли вносить запись задним числом?
Само по себе внесение записи о событии‚ которое произошло раньше текущей даты‚ не является нарушением‚ если событие действительно имело место и есть подтверждающий документ (приказ). Нарушением считается:
- Искажение фактической даты приказа в трудовой книжке (указание текущей даты вместо реальной даты приказа).
- Внесение записи без наличия основания (приказа о награждении).
Таким образом‚ если приказ о награждении был издан месяц назад‚ а запись делается только сегодня‚ в трудовой книжке должна стоять реальная дата приказа‚ а дата внесения записи в самой книжке не проставляется (графы для этого нет).
Пошаговая инструкция: как правильно внести запись
Шаг 1. Проверка основания
Прежде чем делать запись‚ убедитесь‚ что у вас есть надлежащим образом оформленный приказ (распоряжение) о награждении. Именно его дата и номер будут указаны в трудовой книжке. Если приказ утерян‚ его необходимо восстановить (создать дубликат или поднять архивные выписки).
Шаг 2. Поиск правильного раздела
Запись о награждении вносится в раздел «Сведения о награждениях» (в трудовых книжках старого образца это раздел III‚ в новых — соответствующий блок). Ни в коем случае не путайте его с разделом «Сведения о поощрениях»‚ который существовал в книжках образца 1973 года (ныне недействителен для новых записей).
Шаг 3. Внесение заголовка
В виде заголовка (в графе 3) без порядкового номера пишется полное наименование организации (например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи‚ а в графе 2, дата внесения записи.
Шаг 4. Заполнение граф
Заполняем графы по правилам Инструкции № 69:
- Графа 1 — ставится следующий порядковый номер записи (например‚ 5).
- Графа 2 — здесь пишется дата фактического внесения записи (число‚ месяц‚ год). Именно здесь отражается тот факт‚ что запись делается задним числом. Вы ставите сегодняшнюю дату.
- Графа 3 — указывается‚ кем и за какие заслуги награжден сотрудник. Формулировка должна точно соответствовать приказу.
Пример: «Награжден почетной грамотой за добросовестный труд и высокий профессионализм». - Графа 4 — указывается наименование документа‚ на основании которого вносится запись (приказ или распоряжение)‚ его дата и номер.
Пример: «Приказ от № 45-к». Здесь указывается именно та дата‚ когда приказ был реально издан в прошлом!
Пример заполнения (ситуация «задним числом»)
Предположим‚ сегодня 20 октября 2023 года. Кадровик обнаружил‚ что не внес запись о награждении сотрудника‚ которое состоялось еще 10 августа 2023 года.
Как это будет выглядеть в трудовой книжке:
- Графа 1: 5
- Графа 2:
- Графа 3: Награжден ценным подарком за активное участие в подготовке выставки
- Графа 4: Приказ от № 112-л
Важные нюансы и возможные риски
Нарушение хронологии
Если после даты старого приказа о награждении в трудовую книжку уже вносились другие записи (например‚ о переводе или увольнении)‚ то внести запись о награждении на свое место в хронологическом порядке уже невозможно. В таком случае запись вносится следующей за последней имеющейся записью. Это нормально‚ но требует внимательности при заполнении графы 2 (ставится текущая дата внесения).
Трудовая книжка нового образца (с 2023 года)
С 1 сентября 2023 года применяются трудовые книжки нового образца. В них сведения о награждениях вносятся по тем же правилам. Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (ЕФС-1)‚ бумажная книжка продолжается до ее заполнения‚ и записи в нее вносятся в обычном порядке.
Ошибка в дате приказа
Частая ошибка неопытных кадровиков — указание в графе 4 текущей даты вместо даты фактического издания приказа. Это является искажением сведений и может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Дата приказа в графе 4 всегда должна соответствовать реальной дате его подписания руководителем.
Внесение исправлений
Если при внесении записи «задним числом» была допущена ошибка‚ зачеркивать ее нельзя. Ниже делается запись о признании записи недействительной‚ а затем вносится правильный вариант.
Внесение записи о награждении задним числом, процесс‚ требующий скрупулезности. Главное правило: дата внесения записи (графа 2) может быть текущей‚ а дата приказа-основания (графа 4) должна строго соответствовать историческому факту. При соблюдении этого правила и наличии оригинала приказа‚ процедура абсолютно законна и не повлечет штрафов со стороны трудовой инспекции.