В процессе деятельности организации часто происходит реструктуризация: переименование, изменение организационно‑правовой формы, переход в другое подведомственное ведомство или изменение типа учреждения (например, из бюджетного в автономный)․ Все эти изменения требуют соответствующего отражения в трудовой книжке работников․ Ниже – подробный разбор правовых оснований, порядка оформления и типовых ошибок․
Нормативная база
Для правильного оформления записи служат:
- Трудовой кодекс РФ, ст․ 66․1 – требование фиксировать в трудовой книжке сведения о «произведённых преобразованиях»;
- Порядок ведения и хранения трудовой документации (утв․ постановлением Правительства РФ от № 1030) – п․ 13, где указано, что запись вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе»;
- Письменные инструкции и приказы Министерства труда, а также акты региональных органов (например, приказ Департамента здравоохранения г․ Москвы от № 273)․
Что именно фиксируется в трудовой книжке?
В графе 3 (раздел «Сведения о работе») вводятся данные о изменении наименования и организационно‑правовой формы организации․ При изменении типа учреждения (например, из бюджетного в автономный) в трудовую книжку вносят отдельную строку:
- Указывают номер и дату приказа/решения о переименовании;
- Пишут «Организация № Х от дд․мм․гггг переименована в Новое наименование»;
- Записывают в отдельной строке без указания порядкового номера․
Пример оформления:
2026-03-15: ОАО «Столица» переименовано в АО «Новая Столица»․
Как отличить «изменение типа учреждения» от «переименования»
Хотя формально обе процедуры оформляются одинаково, есть существенные различия:
- Переименование – изменение только наименования, без изменения правового статуса (остается бюджетным, автономным и т․п․)․
- Изменение типа учреждения – переход из одной организационной формы в другую (например, бюджетное государственное учреждение → автономное некоммерческое общество)․ При этом меняется и правовой статус, и, как правило, структура финансирования․
При изменении типа учреждения в трудовой книжке указываются оба статуса:
2026-03-15: Бюджетное государственное учреждение «Столица» преобразовано в автономное некоммерческое общество «Новая Столица»․
Пошаговый алгоритм внесения записи
- Подготовка документа – копия приказа/решения о переименовании/изменении типа учреждения․
- Определение даты изменения – дата вступления в силу документа․
- Формирование записи в соответствии с п․ 13 Порядка ведения ТК:
- В графе 3 вносится отдельная строка без порядкового номера;
- Указываются дата и номер приказа, а также новое наименование и тип учреждения;
- Если изменение затронуло только наименование, но не тип, запись делается аналогично переименованию․
- Подпись ответственного – обычно ставится подпись руководителя или HR‑директора․
- Фиксация в электронной форме (если используется электронная трудовая книжка) – в системе «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС‑1) в поле «Изменение типа организации» указывается новая организационно‑правовая форма․
Частые ошибки и как их избежать
- Неуказание типа учреждения – иногда вносят только новое название, забывая указать, что изменился тип․ Это приводит к несоответствию данных в штатном расписании и в трудовой книжке․
- Запись в нескольких местах – запись должна быть сделана только в графе 3, а не в графе 4 (где фиксируются переводы)․
- Отсутствие даты и номера приказа – без указания ссылки на официальный документ запись может быть оспорена․
- Несоответствие с другими кадровыми документами – данные в трудовой книжке должны совпадать с данными в штатном расписании, трудовом договоре и приказе о переименовании․
Примеры оформления записей
Пример 1․ Переименование организации (без изменения типа)
2025-11-02: ОАО «Столица» переименовано в АО «Новая Столица»․
Пример 2․ Изменение типа учреждения
2026-03-15: Бюджетное государственное учреждение «Столица» преобразовано в автономное некоммерческое общество «Новая Столица»․
Пример 3․ Запись в электронной трудовой книжке (форма ЕФС‑1)
В системе заполняется поле «Изменение типа организации»:
- Старый тип: «Бюджетное государственное учреждение»;
- Новый тип: «Автономное некоммерческое общество»;
- Дата изменения: ;
- Номер приказа: 123‑В․
Как проверить правильность внесённой записи
Для контроля используйте следующую проверочную таблицу:
- Совпадает ли дата изменения с датой вступления в силу приказа?
- Указан ли полный новый наименование организации и её новый тип?
- Записано ли изменение в графе 3, а не в графе 4?
- Совпадают ли данные с другими кадровыми документами (штатное расписание, трудовой договор, приказ о переименовании)?
Что делать, если запись уже сделана неверно?
Если в трудовой книжке допущена ошибка, её необходимо исправить в соответствии с Правилами ведения трудовой документации:
- Сделать отметку о внесении исправления (черта через слово «исправление» и подпись ответственного);
- Внести правильную запись в том же месте (графа 3) с указанием даты исправления;
- При необходимости – оформить приказ об уточнении и приложить его к персональному делу․
Краткое резюме
Изменение типа учреждения фиксируется в трудовой книжке в графе 3 отдельной строкой без порядкового номера․ В записи обязательны:
- дата и номер приказа/решения;
- полное новое наименование организации;
- указание нового типа учреждения;
- соответствие другим кадровым документам․
Соблюдение этих требований гарантирует юридическую корректность и simplifies работу с контролирующими органами․
Автор статьи: HR‑консультант, специалист по кадровому документообороту․