Внесение записей о поощрениях и наградах в трудовую книжку, это важная обязанность работодателя, которая напрямую влияет на пенсионные права работника и его социальный статус. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документ по-прежнему актуален для многих сотрудников, а правила его заполнения строго регламентированы законодательством РФ. В данной статье мы подробно разберем, какие именно награды вносяться в документ, как правильно оформить запись и предоставим актуальные образцы заполнения раздела «Сведения о награждении».

Какие награды вносятся в трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Порядку ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225, а также актуальные изменения 2025-2026 годов), в трудовую книжку вносятся сведения не обо всех поощрениях, а только о тех, которые имеют государственный или ведомственный характер, либо установлены внутренними нормативными актами как значимые достижения.

В раздел «Сведения о награждении» вносятся:

• Государственные награды РФ (ордена, медали, знаки отличия).
• Почетные звания (например, «Заслуженный работник отрасли»).
• Награды федеральных органов исполнительной власти.
• Поощрения, предусмотренные законодательством РФ, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка (например, занесение на Доску почета, награждение почетной грамотой организации), если они связаны с успехами в работе.

Важно! Обычные ежемесячные или квартальные премии, носящие регулярный характер и выплачиваемые просто за выполнение должностных обязанностей, в трудовую книжку не вносятся. Запись делается только о наградах за конкретные трудовые заслуги и достижения (ст. 191 ТК РФ).

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждении»

Раздел о награждениях находится в начале трудовой книжки. Записи в него вносятся в хронологическом порядке. Основанием для внесения записи является соответствующий приказ (распоряжение) работодателя или документ о государственной награде.

Заполнение производиться по графам:

Графа 1: Номер записи

Здесь указывается порядковый номер вносимой записи (1, 2, 3 и т.д.) в пределах раздела о награждениях.

Графа 2: Дата награждения

Указывается дата издания приказа (распоряжения) или указа о награждении. Дата записывается арабскими цифрами: день и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).

Графа 3: Сведения о награждении

Это основная часть записи. Она заполняется в два этапа:

1. В виде заголовка указывается полное и сокращенное наименование организации, если награждение происходит внутри компании. Если награда государственная, указывается орган, наградивший сотрудника.
2. Текст записи: Пишется, кем награжден сотрудник, за какие достижения, какая именно награда присвоена. Формулировка должна точно соответствовать тексту приказа.

Графа 4: Наименование документа

Указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение, указ), его номер и дата. Например: «Приказ ООО «Вектор» от № 45-к».

Образец заполнения: Награждение почетной грамотой организации

Рассмотрим пример, когда сотрудник награждается почетной грамотой за высокие производственные показатели. Допустим, сотрудник Иванов И.И. работает в ООО «СтройМаш».

Примечание: Название организации в графе 3 подчеркивать не нужно, но оно должно быть указано как перед описанием награды.

Образец заполнения: Государственная награда

Если сотрудник награжден государственной медалью или почетным званием, запись выглядит иначе (указывается орган власти);

Частые ошибки при заполнении

Чтобы трудовая книжка имела юридическую силу и не вызывала вопросов при назначении пенсии, избегайте следующих ошибок:

• Внесение записей о рядовых премиях: Не нужно вносить записи о выплате материальной помощи или стандартных бонусах, не связанных с конкретным награждением.
• Сокращения: В графе 3 не допускается использование сокращений (кроме общепринятых, таких как РФ, ООО, АО). Слова «приказ», «распоряжение», «год» пишутся полностью.
• Несоответствие дат: Дата в графе 2 должна строго соответствовать дате документа-основания (или дате вручения, если это госнаграда, но чаще ставят дату документа).
• Отсутствие печати: Хотя с 2023 года требование о печати для организаций отменено (если она не была установлена локальными актами), многие работодатели продолжают ставить печать для заверения записей. Если печать есть — она ставится.

Переход на электронную трудовую книжку

С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. Работник, ведущий трудовую в электронном виде, также имеет право на внесение сведений о наградах. Работодатель обязан передавать эти сведения в Социальный фонд России (СФР) в рамках формы ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД и другие отчеты).

В электронной форме сведения о награждении отображаются в соответствующем разделе личного кабинета работника. Важно помнить, что работник с бумажной трудовой книжкой в любое время может подать заявление о переходе на электронную форму. В этом случае бумажная книжка выдается ему на руки, а все новые записи (включая награды после 2020 года) будут вестись только в электронном виде.

Что делать, если запись о награде потеряна или не внесена?

Если вы обнаружили, что запись о награждении (например, сделанная в 1993 году или в любой другой период) отсутствует, ее можно восстановить. Для этого необходимо:

1. Найти оригинал приказа или его архивную копию.
2. Обратиться к работодателю, издавшему приказ (или его правопреемнику).
3. Написать заявление о внесении недостающей записи.
4. Работодатель вносит запись со ссылкой на архивный документ, указывая в графе 4 реквизиты старого приказа.

Правильное ведение раздела о награждениях — это не только соблюдение закона, но и проявление уважения к трудовому пути сотрудника. Эти записи подтверждают его квалификацию и заслуги, что может стать решающим фактором при получении льготной пенсии или нового места работы.