Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника․ Правильное её ведение, обязанность работодателя и право сотрудника․ В этой статье подробно разберем, какие сведения и в каком порядке должны вноситься в раздел «Сведения о работе», ответим на частые вопросы и укажем на распространенные ошибки․
Что именно вносится в раздел «Сведения о работе»?
Согласно действующему Порядку ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда России), в этот раздел вносятся строго определенные сведения:
- Прием на работу (первоначальная запись)․
- Переводы на другую постоянную работу (в т․ч․ в другое структурное подразделение, филиал, к другому работодателю при смене собственника имущества организации)․
- Увольнение работника (окончательная запись)․
- Основания прекращения трудового договора (например, соглашение сторон, истечение срока договора и т․д․)․
- Сведения о награждениях за успехи в работе (ордена, медали, почетные звания, благодарности)․
Важное исключение: приостановление и возобновление
Нет, не вносятся․ Сведения о приостановлении действия трудового договора (например, по инициативе работника, в связи с временной нетрудоспособностью или отстранением от работы) и о его возобновлении не предусмотрены для внесения в трудовую книжку․ Эти факты фиксируются только в личной карточке работника (форма Т-2) и других внутренних документах организации․
Ключевые правила внесения записей
Сроки
Запись о приеме на работу и об увольнении вносится работодателем в течение пяти рабочих дней со дня подписания трудового договора или издания соответствующего приказа (распоряжения)․
Основание
Каждая запись вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя․ В графе 3 («Сведения о работе») делается ссылка на номер и дату этого документа;
Формулировки и цвет чернил
Записи производятся разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений; Используются световоодостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета․ Запрещено использовать красные, зеленые, желтые чернила или карандаш․
Нумерация
Все записи в разделе должны иметь сквозную порядковую нумерацию, начиная с 1․ Ошибки в нумерации — одно из самых частых нарушений․
Как правильно оформить основные записи: образцы
Прием на работу
Образец записи:
«Принят на работу [должность] с [дата] (на основании приказа № [номер] от [дата])»․
Пример: «Принят на работу инженером с (на основании приказа № 125-к от )»․
Перевод на другую постоянную работу
Образец записи:
«Переведен на должность [новая должность] с [дата] (на основании приказа № [номер] от [дата])»․
Увольнение
Образец записи:
«Уволен с [дата] по основанию [статья ТК РФ или иное основание] (на основании приказа № [номер] от [дата])»․
Пример: «Уволен с по соглашению сторон (ст․ 78 ТК РФ) (на основании приказа № 89-к от )»․
Распространенные ошибки и как их избежать
- Неправильное основание: Вместо ссылки на приказ пишут «по собственному желанию» без указания статьи ТК РФ․ Нужно: «по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ)»․
- Несоблюдение нумерации: Начало нумерации не с 1 или пропуск номеров․ Проверяйте последовательность․
- Некорректная дата: Указание даты не арабскими цифрами (например, «двадцать пятое октября»)․ Пишите только цифрами: «»․
- Внесение лишних сведений: Запись об ознакомлении работника с записями в книжке (это делается отдельным актом) или о вручении самой книжки․
- Исправления и помарки: Любая ошибка должна быть аккуратно зачеркнута одной чертой, исправлена сверху и подписана работником кадрового подразделения с указанием даты исправления․ Переписывание страницы недопустимо․
Особые случаи
Пропущенная запись (например, о переводе)
Прямого регулирования в законе нет․ Рекомендуемый порядок: пропущенную запись вносят после последней существующей записи, сохраняя её порядковый номер (например, если последняя запись №4, то пропущенная будет №5)․ Основанием служит тот самый приказ о переводе, который был издан, но не был отражен в книжке ранее․
Изменение ФИО, данных об образовании
Эти записи не переписываются заново․ В графе 3 напротив соответствующей старой записи делается:
«Фамилия изменена на [новая фамилия] (на основании свидетельства № ․․․ от ․․․)»․
Аналогично — при изменении имени, отчества или данных об образовании/специальности․
Недостаточно места на странице
Если на последней странице раздела «Сведения о работе» свободного места недостаточно для новой записи, её вносят на следующую чистую страницу, продолжая общую нумерацию․ Вкладыш (дополнительный лист) вшивается только в исключительных случаях, когда сама книга испортилась или не хватает страниц, и оформляется по специальным правилам․
Ответы на частые вопросы
- Можно ли внести запись об увольнении до фактического ухода работника?
Да, если издан приказ об увольнении․ Дата увольнения в записи должна соответствовать последнему дню работы․ - Что делать, если работник не отдает трудовую книжку для внесения записи?
Работодатель обязан направить работнику заказное письмо с уведомлением о необходимости предоставить книжку для внесения записи․ При отказе — составление акта․ Фактически внести запись без книжки невозможно․ - Кто подписывает записи?
Записи certify-ются подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации․ Подпись работника кадрового подразделения, внесшего запись, также требуется․ - А что с мобилизованными работниками?
Как указано в исходных данных, запись о приостановлении/возобновлении трудового договора в связи с мобилизацией не вносится․ При увольнении в связи с уходом в армию (мобилизацию) делается соответствующая запись об увольнении по соответствующему основанию (например, «Уволен в связи с призывом в Вооруженные Силы․․․»)․
Внесение записей в трудовую книжку — формальная, но критически важная процедура․ Ошибки в записях могут привести к спорам о стаже, незаконном увольнении или проблемам при трудоустройстве в будущем․ Работодатель должен строго следовать Приказу Минтруда № 320н и другим нормативным актам, использовать правильные формулировки, сроки и цвет чернил․ При возникновении сложных ситуаций (пропущенные записи, исправления) рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому праву․
Дата актуализации информации: май 2026 года․ Перед применением проверяйте актуальность нормативных правовых актов․