Внесение записей в трудовую книжку (ТК) – одна из ключевых обязанностей работодателя, включая индивидуальных предпринимателей (ИП)․ Несмотря на то, что ИП сам не может быть одновременно работником и работодателем по отношению к себе, при приёме на работу сотрудников он обязан оформлять их трудовые отношения в соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Минтруда․ Ниже представлен подробный пошаговый гид, актуальный на 2026 год, с образцами записей, ссылками на нормативные базы и типичными ошибками․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (обязанность внесения записи о приёме на работу в течение пяти рабочих дней)․
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями и дополнениями, действующими в 2026 году)․
• Постановление Правительства РФ № 1090 от «Об утверждении положения о трудовой книжке» (редакция от )․
• Информация Гознака о допущенных производителях бланков ТК (с 2024 года бланки могут изготавливать любые предприятия, соответствующие требованиям Гознака)․

Важно: с 2024 года менять старые бланки на новые не обязательно․ Если сотрудник предъявляет книжку старого образца, записи вносятся в обычном порядке․

Когда требуется запись в трудовую книжку ИП?

• Приём на работу сотрудника, который проработал в организации шесть и более дней (ч․ 3 ст․ 66 ТК, п․ 2 Порядка 320н)․ Запись делается не позднее пятого рабочего дня после фактического допуска к работе․
• Перевод сотрудника на другую должность (внутри организации или в другое структурное подразделение)․
• Увольнение по любому основанию (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т․д․)․
• Совместительство (внутреннее или внешнее)․
• Изменение условий труда (например, изменение режима работы, оплаты)․

Если сотрудник работает менее пяти дней, запись в ТК не делается, но работодатель обязан оформить иные документы (например, акт о приёме на работу, договор)․

Порядок оформления записи при приёме на работу

1. Подготовьте бланк трудовой книжки (новый или старый образца)․ Убедитесь, что на ьном листе заполнены данные о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность)․
2. В разделе «Сведения о работе» найдите первую свободную строку․
3. Заполните поля согласно образцу (см․ ниже)․
4. Поставьте подпись уполномоченного лица (директора ИП или уполномоченного представителя) и печать организации (если она есть)․
5. Сделайте запись в журнале движения трудовых книжек (если ведётся)․

Образец записи о приёме на работу (2026 год)

2026 г․ «__» __________ 2026 г․ – принят на работу в качестве менеджера по продажам (профессия – специалист по продажам) в ИП Иванов Иван Иванович, ОГРНИП 1234567890123, ИНН 123456789012, расположенного по адресу: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, офис 5․

Примечание:

• В первой колонке указывается год поступления на работу․
• Во второй колонке – дата приёма (число, месяц, год)․
• В третьей колонке – наименование должности (по штатному расписанию) и, при необходимости, профессия/специальность․
• В четвёртой колонке – полное наименование работодателя (ИП) с указанием ОГРНИП, ИНН и адреса․
• Под записью ставится подпись уполномоченного лица и печать (если имеется)․

Вариант с использованием штампа

Согласно разъяснениям Минтруда (2025 г․), вместо ручного написания наименования работодателя можно поставить штамп, содержащий:

• Полное наименование ИП;
• Сокращённое наименование (если оно используется в документообороте);
• ОГРНИП и ИНН․

Пример штампа: ИП Иванов Иван Иванович, ОГРНИП 1234567890123, ИНН 123456789012․

Запись об увольнении

Увольнение оформляется аналогично приёму, но в разделе «Сведения о работе» указывается причина прекращения трудового договора․

Образец записи об увольнении по собственному желанию

2026 г․ «__» __________ 2026 г․ – уволен по собственному желанию (статья 77 ТК РФ)․ Должность – менеджер по продажам․

Для других оснований увольнения (по соглашению сторон, сокращение штата, нарушение трудовой дисциплины и т․д․) в тексте записи указывается соответствующая статья ТК РФ и формулировка, например:

• «уволен по соглашению сторон» (ст․ 78 ТК РФ);
• «уволен в связи с сокращением численности или штата сотрудников» (ст․ 81 ТК РФ);
• «уволен за прогул» (ст․ 81 ТК РФ, п․ 6)․

Особенности ведения трудовой книжки ИП

ИП не может заключить трудовой договор с самим собой

Это прямо следует из разъяснений Минтруда и судебной практики․ Поэтому запись о собственной предпринимательской деятельности в ТК не делается․ Если ИП хочет отразить свой трудовой стаж, он должен оформить себя как физическое лицо – работника в другой организации или вести индивидуальный предпринимательский стаж в Пенсионном фонде (через СЗВ-М, СЗВ-ТД и т․д․)․

Сроки внесения записи

Согласно ст․ 66 ТК РФ, запись о приёме на работу должна быть сделана в течение пяти рабочих дней с момента допуска сотрудника к исполнению трудовых функций․ Если пятый день приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день․

Формат записи

Запись делается черными или синими чернилами, без исправлений․ Если ошибка допущена, строка признаётся недействительной, а правильная запись делается в следующей свободной строке с пометкой «исправлено» и подписью уполномоченного лица․

Печать и подпись

Если у ИП есть печать, она ставится рядом с подписью․ Отсутствие печати не является нарушением, но подпись обязательна․

Хранение

Трудовые книжки хранятся у работодателя в течение всего периода работы сотрудника и после увольнения – не менее 50 лет (в соответствии с Федеральным законом «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»)․

Частые ошибки при заполнении трудовой книжки ИП

• Пропуск срока внесения записи – приводит к административному штрафу (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Неправильное указание даты (например, написание слова «год» вместо цифры)․
• Исправления без подписи и пометки – делают запись недействительной․
• Указание неполного наименования ИП (отсутствие ОГРНИП/ИНН)․
• Запись о собственной предпринимательской деятельности – незаконна и может быть оспорена в суде․
• Отсутствие ссылки на статью ТК РФ при увольнении – затрудняет подтверждение законности расторжения договора․

Для избежания ошибок рекомендуется использовать проверенные образцы (см․ выше) и вести журнал контроля за timely внесением записей․

Электронная трудовая книжка и ИП

С 2021 года в России функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК) в рамках системы Пенсионного фонда РФ․ Работодатель, включая ИП, обязан передавать сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников в ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через СЗВ‑ТД․

Однако, если сотрудник выбирает бумажную форму ведения ТК (или ещё не принял решение), ИП должен одновременно вести и бумажную книжку․ Записи в бумажную ТК делаются по тем же правилам, что и описано выше, а сведения в ЭТК передаются в электронном виде․

Важно: при наличии бумажной ТК у сотрудника, запись в неё делается в первую очередь, а затем сведения дублируются в ЭТК (не позднее следующего рабочего дня)․

Правильное ведение трудовой книжки – это не только соблюдение законодательства, но и защита прав как работника, так и работодателя․ Для индивидуального предпринимателя ключевые моменты:

1. Запись делается только о принятых на работу сотрудниках (не о себе)․
2. Срок внесения – не более пяти рабочих дней․
3. Заполнять нужно чётко, без исправлений, с указанием полных реквизитов ИП․
4. При увольнении обязательно указывать основание и статью ТК РФ․
5. Одновременно с бумажной ТК передавать сведения в электронную трудовую книжку․

Соблюдая эти правила, ИП избежит штрафов, споров с инспекцией труда и обеспечит прозрачную трудовую историю своих сотрудников․

Источники: Трудовой кодекс РФ, Приказ Минтруда России № 320н, Постановление Правительства РФ № 1090, разъяснения Минтруда 2024‑2025 гг․, информация Гознака о производителях бланков трудовых книжек (данные на )․