Вопрос о внесении записи о награждении грамотой министерства в трудовую книжку работника является актуальным для многих организаций, особенно когда речь идет о почетных грамотах государственных структур. В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты этой процедуры, включая нормативные требования, практические рекомендации и возможные сложности.

Нормативная база и основные требования

Согласно Приказу Минтруда России от N 320н (зарегистрирован в Минюсте России N 63748), который утвердил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек, сведения о награждениях должны вноситься в соответствующий раздел документа.

Какие награды подлежат внесению в трудовую книжку?

• Почетные грамоты федеральных министерств и ведомств;
• Грамоты от имени Правительства Российской Федерации;
• Награды, утвержденные указами Президента РФ;
• Почетные звания и награды, учрежденные федеральными органами исполнительной власти;
• Награды субъектов Российской Федерации (если это предусмотрено региональным законодательством).

Обычные грамоты от структурных подразделений организаций (например, «грамота отдела») не подлежат внесению в трудовую книжку, так как не являются официальными наградами государственного уровня.

Порядок внесения записи о награждении грамотой министерства

Подтверждающие документы

Для внесения записи в трудовую книжку необходимо наличие следующих документов:

1. Оригинал или заверенная копия приказа о награждении грамотой министерства;
2. Сама грамота (если она имеется в наличии);
3. Копия документа, подтверждающего награждение, заверенная предыдущим работодателем (если запись вносится задним числом).

Форма записи в трудовой книжке

Запись о награждении вносится в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки. Формат записи должен соответствовать следующей структуре:

Детализация записи

• Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация сквозная в течение всего периода ведения трудовой книжки);
• Графа 2: Дата внесения записи;
• Графа 3:
  • Наименование организации, наградившей работника (полное и сокращенное, если имеется);
  • Формулировка награждения (например, «за высокие достижения в трудовой деятельности»);
  • Наименование награды (например, «Почетная грамота Министерства регионального развития Российской Федерации»).
• Графа 4: Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись (приказ о награждении).

Особенности внесения записи задним числом

Если награда была получена работником в 1993 году или ранее, а запись не была внесена своевременно, возможны два варианта:

1. По инициативе работника: Работник предоставляет заверенную копию документа, подтверждающего награждение (например, копию приказа, выданную по его запросу на предыдущем месте работы).
2. По инициативе работодателя: Если у работодателя имеются внутренние документы, подтверждающие факт награждения (например, копии приказов, хранящиеся в архиве организации).

Что делать, если приказ о награждении утерян?

В такой ситуации необходимо:

1. Обратиться в министерство, выдавшее грамоту, с запросом о предоставлении дубликата приказа;
2. Если дубликат получить невозможно, но у работника имеется сама грамота, можно сделать запись на основании грамоты с указанием ее реквизитов;
3. В графе 4 указать: «На основании грамоты от [дата выдачи] без номера приказа».

Примечание: Такой подход не противоречит действующему законодательству, так как нормативными актами не установлен порядок внесения записи при отсутствии приказа. Однако рекомендуется все же попытаться получить дубликат приказа.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Согласно Постановлению правления ПФР от N 245п, информация о награждениях не включается в отчет ЕФС-1 и, соответственно, не отображается в электронной трудовой книжке.

Ответственность за несвоевременное внесение записи

Следует отметить, что за несвоевременное внесение записи о награждении в трудовую книжку не предусмотрена административная или уголовная ответственность. Однако:

• Несвоевременное внесение может быть расценено как нарушение трудового законодательства;
• Работник имеет право обратиться в суд с требованием о внесении записи;
• Отсутствие записи может усложнить процедуру оформления пенсии или других социальных льгот.

Практические рекомендации для кадровых служб

Алгоритм действий при награждении

1. Получить приказ о награждении от министерства;
2. Подготовить проект записи для трудовой книжки;
3. Внести запись в трудовую книжку в день получения приказа или в ближайший рабочий день;
4. Подписать запись у ответственного лица и заверить печатью (при наличии);
5. Ознакомить работника под роспись с внесенной записью.

Ведение внутреннего документооборота

Рекомендуется:

• Хранить копии приказов о награждении в архиве организации;
• Вести журнал учета выданных грамот и соответствующих приказов;
• При увольнении работника выдавать ему копию записи о награждении;
• В случае утери трудовой книжки работником ⎼ оперативно восстановить запись на основании имеющихся документов.

Образцы документов

Образец записи в трудовой книжке

Образец приказа о награждении

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли внести запись о награждении грамотой отдела?

Ответ: Нет, в трудовую книжку вносятся только официальные награды государственных органов. Награды от структурных подразделений организаций не подлежат внесению.

Вопрос 2: Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Ответ: Работник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении трудовой книжки. В случае награждения грамотой министерства необходимо предоставить копию приказа о награждении.

Вопрос 3: Можно ли внести запись о награждении задним числом без приказа?

Ответ: Теоретически можно, но рекомендуется все же получить дубликат приказа. В графе 4 можно указать: «На основании грамоты от [дата] без номера приказа».

Вопрос 4: Нужно ли заверять запись о награждении печатью?

Ответ: Печать не является обязательной, но если организация использует печати, запись можно заверить. Главное ⎼ наличие подписи ответственного лица.

Внесение записи о награждении грамотой министерства в трудовую книжку работника является важной процедурой, которая подтверждает официальное признание заслуг сотрудника. Несмотря на то, что за несвоевременное внесение записи не предусмотрена ответственность, рекомендуеться выполнять эту процедуру своевременно и в соответствии с установленными правилами.

Основные выводы:

• Запись вносится на основании приказа о награждении;
• В графе 4 указываются реквизиты приказа;
• При отсутствии приказа можно использовать данные грамоты;
• Электронные трудовые книжки не отображают информацию о награждениях;
• Рекомендуется хранить копии приказов о награждении в архиве организации.

Дата публикации: 21 мая 2026 года