Вопрос о внесении в трудовую книжку записи о награждении‚ которое было получено в прошлом‚ но не было оформлено вовремя‚ возникает не так уж редко. Многие работники и даже работодатели считают‚ что такую запись можно (или даже нужно) сделать «задним числом». Однако действующее трудовое законодательство РФ устанавливает четкие и достаточно строгие правила на этот счет. Нарушение этих правил может привести к признанию записи недействительной и даже к юридическим рискам для обеих сторон.

Ключевой принцип: запись отражает факт‚ а не создает его

Главное‚ что нужно помнить: запись в трудовой книжке является лишь документальным отражением уже произошедшего события (приема‚ увольнения‚ награждения). Она не может «создать» это событие задним числом. Награждение (почетная грамота‚ благодарность‚ премия) должно быть фактически оформлено и получено работником в определенный период его трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Виды трудовых книжек: принципиальная разница

С 1 июля 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Правила внесения записей для бумажной и электронной книжки кардинально различаются.

Бумажная трудовая книжка (ТК)

Для классической бумажной книжки действуют «старые» правила‚ закрепленные в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда РФ).

• Кто вносит? Запись о награждении вносит текущий работодатель‚ т.е. тот‚ кто фактически наградил сотрудника (или его правопреемник).
• Когда вносить? Запись должна быть внесена в момент награждения или непосредственно после него. Если награждение было оформлено приказом от ‚ запись в ТК должна быть сделана в октябре 2023 года.
• Можно ли «задним числом»? Нет‚ не можно. Вносить запись о награждении‚ полученном в прошлом‚ но не отраженном в книжке‚ запрещено. Исключение, если сам факт награждения (приказ) был издан с задержкой‚ но это должно быть документально подтверждено. Например‚ приказ о награждении от был подписан и зарегистрирован только . В этом случае датой награждения считается дата приказа ‚ и запись вносится за эту дату. «Обратное» датирование (например‚ поставить дату награждения ‚ если приказ от ) — это прямое нарушение.
• Как нумеровать? Номер записи в разделе «Сведения о награждении» ставится нарастающим порядком в течение всего периода работы в данной организации. Если это первая награждение в этой компании — ставится №1‚ если уже были, следующий по счету.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Ситуация здесь еще строже. Сведения в ЭТК вносятся исключительно в соответствии с частью 3 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ.

• Кто вносит? Сведения о работе и награждениях вносятся работодателем в собственную базу данных (СБД ЭТК) и затем передаются в Единую государственную систему (ЕГС ЭТК).
• Можно ли «задним числом»? Категорически нет. В ЭТК сведения вносятся в день издания соответствующего локального нормативного акта (приказа‚ распоряжения) о приеме‚ увольнении‚ награждении и т.д. Система автоматически фиксирует дату внесения. Внести запись с датой‚ более ранней‚ чем дата издания приказа‚ технически невозможно и юридически недопустимо.
• Важный нюанс: Если работник ранее имел бумажную ТК и перешел на ЭТК‚ то все имеющиеся в бумажной книжке записи (в т.ч. о награждениях) должны быть перенесены в ЭТК в день перехода на электронный формат. Новые записи после этого — только с датой текущего приказа.

Правильный порядок внесения записи о награждении (на примере бумажной ТК)

Если награждение оформлено вовремя‚ запись вносится по следующему образцу:

Раздел «Сведения о награждении»

Пояснения к заполнению:

• Графа 1: Порядковый номер записи (нарастающий).
• Графа 2: Дата награждения‚ т.е. дата издания приказа (распоряжения) о награждении. Это ключевой момент.
• Графа 3: Полное и (если есть) сокращенное наименование организации-наградителя. Указывается именно та организация‚ где работник в момент награждения состоял в трудовых отношениях.
• Графа 4: Точное наименование награды (Почетная грамота‚ Благодарственное письмо‚ Нагрудный знак и т.д.) и полные реквизиты документа-основания: номер‚ дату‚ наименование (Приказ № … от …‚ Распоряжение № … от …).

Что делать‚ если награждение было получено давно‚ но запись не была сделана?

Ситуация‚ когда сотрудник предъявляет старый приказ о награждении (например‚ за 2020 год) и просит внести запись в ТК в 2024 году‚ является крайне проблематичной.

1. Для текущего работодателя: Если награждение было получено в период работы у другого работодателя‚ текущий работодатель не имеет права вносить такую запись. Запись о награждении вносится только тем работодателем‚ который и совершил награждение.
2. Для бывшего работодателя: Если награждение было получено в период работы у этого работодателя‚ но запись не была сделана вовремя‚ работодатель вправе (но не обязан) внести ее в настоящее время. Однако датой награждения будет считаться дата издания приказа (дата факта награждения)‚ а не дата внесения записи. Запись будет сделана не «задним числом» в смысле даты награждения‚ а с опозданием в дате внесения. Это юридически корректно‚ но выглядит странно. На практике многие организации отказываются делать такие «архивные» записи спустя годы‚ если нет веской причины (например‚ для предоставления в суд или иной орган).
3. Риск оспаривания: Запись‚ внесенная с нарушением порядка (например‚ с датой награждения‚ не соответствующей дате приказа)‚ может быть оспорена в суде или признана недействительной при проверке. Это ставит под сомнение сам факт награждения.

Краткий итог и рекомендации

• Задним числом (в смысле даты награждения) вносить записи в трудовую книжку запрещено. Дата в графе 2 — это всегда дата издания документа о награждении (приказа).
• Для бумажной ТК: Запись вносит работодатель‚ наградивший сотрудника‚ в разумный срок после издания приказа. Если срок пропущен‚ запись все равно вносится с датой приказа‚ но с текущей датой внесения (что не является «задним числом»).
• Для электронной ТК: Внести запись с датой‚ отличной от даты приказа‚ невозможно. Система не позволит.
• Если награждение было в прошлом у другого работодателя, обращайтесь к нему за внесением записи. Текущий работодатель не имеет на это права.
• Всегда требуйте копию приказа (распоряжения) о награждении — это основной документ-основание для записи в ТК/ЭТК.

Важно: В случае спора или необходимости подтверждения факта награждения для получения льгот‚ пенсии и т.д.‚ главным доказательством является не запись в трудовой книжке‚ а сам документ о награждении (оригинал приказа‚ удостоверение‚ грамота). Запись в ТК носит вспомогательный‚ подтверждающий характер.

Статья составлена на основе анализа действующего законодательства РФ (Трудовой кодекс‚ Инструкция о порядке ведения трудовых книжек) и практических разъяснений. При возникновении сложных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.