Очень важно помнить: Запись об изменении наименования организации (переименовании) вносится в трудовую книжку каждого работника в обязательном порядке. Это прямое требование действующего законодательства; Отсутствие такой записи является нарушением.
Невероятно важно помнить: Основанием для внесения записи является не сам факт переименования, а издание соответствующего приказа (распоряжения) работодателя, который является юридическим актом, подтверждающим смену наименования. Без этого документа запись внести нельзя.
Нормативная база
Основным документом, регламентирующим порядок заполнения трудовых книжек, является Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ от № 69.
Ключевое положение содержится в п. 3.2 Инструкции, который прямо указывает: «Если за время работы работника наименование организации изменяется, то в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись».
Порядок внесения записи: пошаговая инструкция
Шаг 1: Подготовка документального основания
- Организация (юридическое лицо) должна принять решение об изменении своего наименования. Обычно это делается через изменение Устава.
- После государственной регистрации изменений в ЕГРЮЛ (получение выписки) издается приказ (распоряжение) генерального директора/руководителя о внесении изменений в наименование организации.
- В приказе должен быть четко указан:
- Старое наименование организации.
- Новое наименование организации.
- Дата, с которой новое наименование действует (обычно дата внесения записи в ЕГРЮЛ).
- ФИО и должность лица, ответственного за внесение записей в трудовые книжки.
Шаг 2: Внесение записи в трудовую книжку
Запись вносится сотрудником отдела кадров (или иным уполномоченным лицом) на основании вышеуказанного приказа. Внесение происходит в раздел «Сведения о работе».
Запись оформляется следующим образом:
Графа 1 (№ п/п): Проставляется порядковый номер записи в данном разделе (например, если это первая запись о переименовании, то «1»).
Графа 2 (Дата): Указывается фактическая дата внесения записи в трудовую книжку (дата, когда кадровик делает эту запись).
Графа 3 (Наименование организации, дата переименования): Вносится запись в следующем формате:
«ООО «Старое Наименование» с переименовано в ООО «Новое Наименование».»
Графа 4 (Основание): Указываются реквизиты приказа:
«Приказ № 45-к от «
Шаг 3: Подпись и печать
- Запись заверяется подписью ответственного сотрудника отдела кадров (того, кто внес запись).
- Подпись не требует подписи работника (владельца трудовой книжки), так как это не запись о трудовом договоре, а запись об изменении сведений о работодателе.
- Рядом с подписью ставится печать организации (обычно штамп отдела кадров или печать организации).
Важные нюансы и частые вопросы
А если запись уже есть о переводе?
Запись о переименовании и запись о переводе — это разные события. Если после переименования работника перевели на другую должность/структурное подразделение, вносится отдельная запись о переводе (по правилам п. 3.1 Инструкции). Запись о переименовании остается самостоятельной и обязательной.
Можно ли не вносить запись, а выдать справку или копии документов?
Нет, нельзя. Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности. Все существенные изменения, касающиеся работодателя, должны быть отражены в ней. Выдача справки или копий приказа не заменяет обязательной записи в разделе «Сведения о работе». Отсутствие записи может создать проблемы при уточнении стажа, при приеме на новую работу или при пенсионном обеспечении.
Когда именно вносить запись?
Запись вносится после того, как новое наименование организации официально зарегистрировано (т.е. после внесения записи в ЕГРЮЛ) и после издания приказа. Вносить запись заранее, до регистрации, не имеет смысла и юридически некорректно.
А если работодатель, индивидуальный предприниматель?
Если ИП сменил фамилию (например, после вступления в брак), то в трудовую книжку также вносится запись. Формулировка будет аналогичной: «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович с сменил фамилию на Петров.» Основание — приказ (распоряжение) ИП или иное решение, подтверждающее смену фамилии (например, свидетельство о браке, если изменение фамилии произошло в связи с ним).
Типичные ошибки
- Внесение записи до регистрации изменений в ЕГРЮЛ. Новое наименование должно быть юридически действующим.
- Неправильное оформление графы 3. Нельзя писать просто «Наименование изменилось». Нужно четко указать старое и новое наименование и дату переименования.
- Отсутствие указания на приказ в графе 4. Без номера и даты приказа запись не имеет юридической силы.
- Внесение записи «в общую кучу» без выделения. Запись о переименовании должна быть отдельной строкой в разделе «Сведения о работе».
- Игнорирование записи для вновь принятых сотрудников. Если сотрудник принят после переименования, в его трудовую книжку в первую запись о приеме на работу вносится уже новое наименование организации. Отдельной записи о переименовании для него не требуется, так как он не работал при старом наименовании.
Внесение записи о переименовании организации в трудовую книжку — это строго регламентированная процедура, направленная на обеспечение достоверности и непрерывности трудового стажа работника. Кадровым службам необходимо:
- Следить за изменениями в учредительных документах компании.
- Своевременно издать соответствующий приказ.
- Обязательно и корректно внести запись в трудовые книжки всех сотрудников, работавших на момент переименования.
- Хранить копии приказов о переименовании в личных делах сотрудников.
Соблюдение этих правил защищает как интересы работника, так и работодателя от возможных споров в будущем.