В трудовой книжке отражаются не только сведения о приеме, переводе и увольнении сотрудника, но и информация о поощрениях за трудовые заслуги․ Одним из таких поощрений является почетная грамота․ Ниже подробно рассмотрен порядок внесения записи о награждении почетной грамотой, нормативная база, порядок заполнения граф трудовой книжки и практические рекомендации․

Нормативная база

Основным документом, регламентирующим ведение трудовых книжек, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержденный постановлением Минтруда России)․ В пункте 25 данного Порядка указано, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, в т․ч․:

• о награждении государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;
• о иных формах поощрения, предусмотренных внутренними локальными актами организации․

Таким образом, внесение сведений о почетной грамоте является обязательным, если грамота выдана работодателем в связи с трудовыми заслугами сотрудника․

Что считается почетной грамотой?

Почетная грамота – это документ, подтверждающий признание достижений работника в профессиональной деятельности․ Обычно она оформляется в виде листа формата А4 с текстом поздравления, подписью руководителя и печатью организации․ Важные элементы:

• наименование организации, выдавшей грамоту;
• ФИО награждаемого;
• основание награждения (за какие достижения, за какой период);
• дата выдачи;
• номер приказа (или иного распорядительного документа), на основании которого грамота вручена;
• подпись и печать․

Если грамота выдается не работодателем, а внешней организацией (например, отраслевым союзом), она также может быть занесена в трудовую книжку, но только при условии, что работодатель признал такое поощрение и издал соответствующий внутренний приказ․

Когда необходимо вносить запись?

Запись о награждении почетной грамотой делается в следующих случаях:

• грамота выдана работодателем в связи с трудовыми заслугами сотрудника;
• имеется официальный документ (приказ, распоряжение, постановление) о награждении;
• грамота относится к периоду работы сотрудника в данной организации․

Если грамота получена от сторонней организации и не подтверждена внутренним приказом работодателя, внесение записи не требуеться, хотя сотрудник может хранить такой документ в личном деле․

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

В трудовой книжке предусмотрены специальные графы для отражения сведений о поощрении:

1. Графа 3 – содержание записи (кем награжден, какой наградой и за какие достижения)․
2. Графа 4 – основание записи (наименование документа, номер и дата приказа или иного распорядительного акта)․

Заполнение производится печатным способом или разборчивым почерком черными чернилами․ После записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печать организации․

Пример заполнения графа 3

Пример: «Награжден почетной грамотой Министерства регионального развития Российской Федерации за высокие показатели в реализации проекта «Развитие сельских территорий» за 2024 год»․

Пример заполнения графа 4

Пример: «Приказ Минрегионразвития РФ от № 145‑к о награждении почетной грамотой»․

Если грамота выдается внутренним приказом организации, запись в графе 4 выглядит так:

Пример: «Приказ ООО «ТехноСервис» от № 87 о награждении почетной грамотой за успешное выполнение квартального плана»․

Особенности заполнения при отсутствии номера приказа

Иногда на грамоте отсутствует номер приказа, либо документ утерян․ В таких случаях:

• Если возможно восстановить приказ (запросить в архиве отдела кадров или у руководителя), следует сделать это и указать номер и дату․
• Если восстановить невозможно, в графе 4 указывают наименование документа и дату его issuance, а вместо номера ставят прочерк или фразу «номер отсутствует»․ Например: «Приказ ООО «ТехноСервис» от , номер отсутствует»․
• Важно, чтобы запись была достоверной и не вводила в заблуждение последующих проверяющих органов․

Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практики, отсутствие номера приказа не является основанием для отказа во внесении записи, если иные реквизиты документа позволяют однозначно идентифицировать факт награждения․

Образец полной записи в трудовой книжке

Ниже представлен пример того, как может выглядеть запись о награждении почетной грамотой в трудовой книжке сотрудника:

Графа 3: Награжден почетной грамотой Министерства регионального развития Российской Федерации за высокие показатели в реализации проекта «Развитие сельских территорий» за 2024 год․
Графа 4: Приказ Минрегионразвития РФ от № 145‑к о награждении почетной грамотой․

Запись оформляется одной строкой в каждой графе, без переноса строки внутри графа․ После записи ставится подпись уполномоченного лица и печать организации․

Рекомендации для кадровой службы

• Создать внутренний порядок учета поощрений, в котором фиксируются все награды, грамоты и благодарности, выдаваемые сотрудникам․
• При подготовке приказа о награждении указывать четко: основание, ФИО сотрудника, наименование награды, дату и номер приказа․
• Хранить копии приказов и самих грамот в личном деле сотрудника не менее 50 лет (согласно требованиям к хранению трудовых книжек)․
• Проводить периодический аудит записей в трудовых книжках на предмет соответствия требованиям Порядка ведения и хранения трудовых книжек․
• В случае сомнений о необходимости внесения записи консультироваться с юристом или обращаться к официальным разъяснениям Минтруда России․

Занесение сведений о почетной грамоте в трудовую книжку является обязательным действием, если грамота выдана работодателем в связи с трудовыми заслугами сотрудника․ Для корректного оформления необходимо:

1. Указать в графе 3 кто награжден, какой наградой и за какие достижения․
2. Указать в графе 4 название документа (приказ, распоряжение), его номер и дату; при отсутствии номера – сделать соответствующую пометку․
3. Подписать запись уполномоченным лицом и поставить печать организации․

Соблюдение этих правил обеспечит законность ведения трудовых книжек, упростит взаимодействие с контролирующими органами и сохранит трудовую историю сотрудника в полном и достоверном виде․