Внесение записи о поощрении‚ в т.ч. об объявлении благодарности‚ в трудовую книжку — это не просто формальность‚ а важное документальное подтверждение заслуг работника. Данная процедура строго регламентирована российским законодательством. В этой статье мы подробно разберем‚ когда‚ как и на каком основании вносится такая запись.
Законодательная основа: что говорит ТК РФ?
Основным нормативным актом‚ регулирующим этот вопрос‚ является Трудовой кодекс РФ. В частности‚ часть 4 статьи 66 ТК РФ прямо устанавливает‚ что в трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике‚ выполняемой им работе;
- сведения о награждениях за успехи в работе.
Таким образом‚ объявление благодарности‚ если оно оформлено как официальное поощрение (награждение)‚ подпадает под это требование.
Более детальный порядок заполнения установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек‚ утвержденной постановлением Минтруда России от № 69. Именно она содержит правила оформления раздела «Сведения о награждениях».
Ключевые условия для внесения записи
Чтобы запись об объявлении благодарности была законной и корректной‚ необходимо выполнить три основных условия:
Наличие письменного документального основания
Обязательно! Запись вносится только на основании приказа (распоряжения) работодателя. Устная благодарность‚ даже от руководства‚ не является основанием для внесения записи в трудовую книжку. Приказ должен быть оформлен в соответствии с требованиями локальных нормативных актов организации.
Точное соответствие текста приказа
Формулировка записи в трудовой книжке должна полностью и дословно соответствовать тексту приказа о поощрении. Не допускается иное изложение или сокращение.
Наличие заявления работника (в отдельных случаях)
Если благодарность объявлена работнику по основному месту работы за выполнение обязанностей по совместительству на другом предприятии‚ для внесения записи в трудовую книжку по основному месту работы требуется:
- Заверенная копия приказа о приеме на работу по совместительству.
- Заявление работника о внесении записи.
Это связано с тем‚ что основное место работы может не иметь полной информации о поощрении‚ полученном в иной организации.
Порядок действий: пошаговая инструкция
- Издание приказа. Руководство организации издает приказ (распоряжение) об объявлении благодарности конкретному сотруднику. В приказе указывается ФИО‚ должность‚ причина и основание для благодарности.
- Ознакомление сотрудника. Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.
- Подготовка записи. Сотрудник отдела кадров (или уполномоченное лицо) на основании приказа готовит текст записи для внесения в трудовую книжку.
- Внесение записи. Запись вносится в раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки. Если этот раздел отсутствует‚ запись вносится после последней записи о работе.
- Подпись и печать. Запись заверяется подписью ответственного лица отдела кадров и печатью организации.
- Отметка о ознакомлении. Рекомендуется сделать на приказе или в личной карточке сотрудника отметку о том‚ что запись внесена в трудовую книжку‚ с указанием даты.
Образец записи в трудовую книжку
Запись имеет стандартную структуру: дата‚ номер приказа‚ наименование документа (приказ/распоряжение)‚ текст приказа‚ подпись‚ расшифровка подписи‚ печать.
Пример 1 (общий случай):
Зачислено на основании приказа № 123-к от Объявлена благодарность за активное участие в организации корпоративного мероприятия. Начальник отдела кадров: _________________ / Иванова А.П. / Печать организации
Пример 2 (более развернутый):
Зачислено на основании приказа № 45 от Объявлена благодарность за безупречное выполнение служебных обязанностей и высокие результаты работы в I квартале 2026 года. Специалист отдела кадров: _________________ / Петров С.И. / Печать организации
Важные нюансы и частые вопросы
Обязательно ли вносить любую благодарность?
Нет; Вносить в трудовую книжку следует только те благодарности‚ которые оформлены официальным письменным приказом (распоряжением) и являются награждением. Например‚ благодарность‚ объявленная на общем собрании без издания письменного документа‚ в трудовую книжку не вносится.
Также‚ согласно разъяснениям‚ не подлежит внесению информация о благодарностях‚ объявленных в устной форме.
Что насчет благодарности от внешних организаций?
Если работнику вручена благодарность или награда от государственной или иной внешней организации (например‚ от Главы города‚ министерства)‚ то ваша организация не обязана вносить сведения об этом в трудовую книжку. Однако на основании внутреннего приказа организации о награждении такого сотрудника запись может быть внесена.
Нужно ли делать дубликат записи?
Если приказ об объявлении благодарности издан по совместительству‚ а работник хочет‚ чтобы эта запись была в его трудовой книжке по основному месту работы‚ то основное место работы вправе внести запись‚ но только при наличии заверенной копии приказа о совместительстве и заявления работника (см. выше).
Можно ли внести запись задним числом?
Да‚ запись вносится на основании приказа‚ который может быть издан с обратной силой (в пределах срока исковой давности и без нарушения трудового законодательства). Дата в записи будет соответствовать дате приказа‚ а не дате фактического внесения.
Внесение записи об объявлении благодарности в трудовую книжку — это процедура‚ требующая четкого следования инструкциям. Главное правило: запись вносится только на основании письменного приказа и должна полностью повторять его текст. Устные похвалы и неофициальные благодарности‚ как правило‚ не фиксируются в этом документе. Правильное оформление таких записей защищает и интересы работника (подтверждает его заслуги)‚ и работодателя (документирует факт поощрения).
Примечание: Настоящая статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву с учетом актуального законодательства и локальных нормативных актов вашей организации.