Ведение трудовых книжек — это строго регламентированный процесс, требующий максимальной внимательности и соблюдения норм трудового законодательства Российской Федерации. Особое внимание следует уствовать записям о приеме на руководящие должности, такие как председатель (будь то председатель кооператива, правления, профсоюза или иного органа). Ошибка в формулировке или порядке действий может повлечь за собой юридические последствия для работодателя и проблемы с пенсионным стажем для сотрудника.
Ниже представлена подробная инструкция, основанная на актуальных требованиях Трудового кодекса РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Нормативная база и общие требования
Прежде чем вносить запись, необходимо убедиться в соблюдении следующих условий:
- Запись вноситься только на основании приказа (распоряжения) работодателя, изданного в установленном порядке.
- Все записи в трудовой книжке должны вестись на русском языке.
- Записи производяться чернилами (шариковой, перьевой или гелевой ручкой) черного, синего или фиолетового цвета.
- Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «пред.» вместо «председатель», «прик.» вместо «приказ»).
- Цифры дат и номеров приказов должны быть написаны арабскими цифрами.
Алгоритм внесения записи о приеме на работу
Запись о приеме на должность председателя вносится в раздел «Сведения о работе». Процесс состоит из нескольких этапов:
Шаг 1: Указание даты приема
В графе 3 («Дата») указывается дата издания приказа о приеме на работу. Именно эта дата считается началом трудовых отношений, даже если фактическое выполнение обязанностей началось позже.
Шаг 2: Формулировка записи
В графе 4 («Сведения о приеме на работу…») вносится запись следующего содержания:
- Сначала пишется полное наименование организации (как в уставе), если оно не указано в заголовке раздела ранее.
- Затем следует формулировка: «Принят на должность председателя [наименование органа/кооператива/правления]».
- Важно указать структурное подразделение, если оно есть (например, «в правление потребительского общества»).
Пример правильной формулировки:
«Принят на должность председателя правления жилищно-строительного кооператива «Комфорт».
Шаг 3: Основание записи
В той же графе (или в графе 5, в зависимости от формата бланка, но обычно в одной строке с описанием действия) указывается основание:
- Слово «Приказ».
- Дата приказа.
- Номер приказа.
Пример: Приказ от № 15-к.
Особенности должности «Председатель»
Должность председателя часто встречается в некоммерческих организациях, кооперативах и профсоюзах. При внесении записи важно учитывать:
- Выборность должности: Если председатель избирается общим собранием, в личном деле и протоколе собрания должна быть соответствующая запись, но в трудовую книжку вносится именно приказ о приеме на работу, изданный на основании протокола.
- Совместительство: Если председатель работает по совместительству, запись вносится по его желанию. В этом случае в записи обязательно должно быть указано, что работа является совместительством.
- Срок полномочий: В самой записи о приеме срок полномочий обычно не указывается, он фиксируется в трудовом договоре и приказе. Однако, если трудовой договор срочный (на период полномочий), это может быть отражено в приказе, но стандартная формулировка в трудовой остается «Принят на должность…».
Подписание и заверение записи
После внесения текстовой части записи необходимо выполнить следующие действия:
- Подпись ответственного лица: В графе, предназначенной для подписи (обычно графа 6 или под строкой записи), ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (кадровик, бухгалтер или руководитель).
- Печать организации: Заверка печатию организации обязательна. Печать ставится так, чтобы она частично захватывала должность ответственного лица и его подпись, но не перекрывала саму запись о приеме.
- Ознакомление работника: Владелец трудовой книжки (новый председатель) должен быть ознакомлен с внесенной записью под роспись в личной карточке работника (форма Т-2) и, по требованию, в самой трудовой книжке (в графе для подписи работника, если такая предусмотрена формой бланка на момент заполнения, хотя в современных бланках подпись работника часто ставится в книге учета движения трудовых книжек).
- Сокращения: Написание «Пред.» вместо «Председатель» делает запись недействительной.
- Отсутствие печати или подписи.
- Несоответствие даты записи дате приказа.
- Использование корректирующих средств (замазок). Исправления в трудовых книжках производятся только методом зачеркивания одной чертой и внесения правильной записи с указанием «Запись исправлена» и ссылкой на новый приказ.
Частые ошибки, которых следует избегать
Чтобы запись считалась valid (действительной), избегайте следующих ошибок:
Правильное оформление записи о приеме на работу председателем — это гарантия юридической чистоты трудовых отношений. Соблюдение всех вышеперечисленных правил, от точности формулировок до наличия печати, защитит права работника и обезопасит организацию от претензий со стороны контролирующих органов. Помните, что трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже, и аккуратность её ведения напрямую влияет на будущее пенсионное обеспечение сотрудника.