Внесение записи о приёме на работу, переводе или увольнении генерального директора (или другого руководителя) имеет свои нюансы, связанные с тем, что сам руководитель часто выступает одновременно и работником, и работодателем. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, основанная на действующем законодательстве РФ и типовой практике ведения трудовых книжек.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 68, 160 (ведение трудовых книжек).
• Постановление Минтруда РФ № 69 от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» – регулирует порядок избрания и назначения директора.
• Внутренние локальные акты организации (устав, положение о трудовой книжке, приказ о приёме на работу).

Какие документы нужны для внесения записи

• Трудовая книжка сотрудника (если она уже заведена) или бланк новой трудовой книжки (форма ТД).
• Приказ о приёме на работу (назначении) генерального директора – основание для записи в графе 4.
• Решение общего собрания участников (акционеров) или протокол собрания – может использоваться как дополнительное основание.
• Трудовой договор с генеральным директором (обязателен при оформлении трудовых отношений).
• Паспорт сотрудника (для заполнения личных данных в графе 1‑3).

Пошаговая инструкция по внесению записи о приёме на работу директора

Подготовка трудовой книжки

1. Откройте трудовую книжку на чистой странице раздела «Сведения о работе».
2. Если это первая запись – поставьте порядковый номер 1 в графе 1. Если записи уже есть – продолжайте сквозную нумерацию (2, 3 и т.д.).

Заполнение граф 1‑3 (личные данные и дата приёма)

• Графа 1 – порядковый номер записи (см. пункт 3.1).
• Графа 2 – дата приёма на работу (число, месяц, год).
• Графа 3 – информация о работнике: фамилия, имя, отчество, профессия, должность, структурное подразделение (например, «Генеральный директор»).

Заполнение графы 4 – основание для внесения записи

В графе 4 указывается документ, послуживший основанием для приёма на работу. Для генерального директора допустимы следующие варианты:

• Приказ о приёме на работу (назначении) генерального директора, подписанный уполномоченным лицом (например, председателем правления или единственным учредителем).
• Решение общего собрания участников (акционеров) о избрании на должность генерального директора (протокол собрания).
• Одновременное указание обоих документов – разрешено, если в организации принята такая практика (см. разъяснения Минтруда).

Пример записи в графе 4:

Приказ № 15 от «О приёме на работу генерального директора».

Или:

Решение общего собрания участников от № 7 «Об избрании генерального директора».

Заполнение графы 5 – информация о переводе или увольнении (если требуется)

Если запись делается не о приёме, а о переводе или увольнении, в графе 5 указывают соответствующую формулировку (например, «Переведён на должность…» или «Уволен по собственному желанию»). Для первого приёма эта графа остаётся пустой.

Подпись и печать

• Подпись уполномоченного лица (обычно руководителя кадровой службы или директора по администрированию).
• Печать организации (если она используется).
• Дата внесения записи (обычно совпадает с датой приказа).

Особенности внесения записи для генерального директора

• Двойное основание – поскольку директор может быть одновременно учредителем, допустимо указывать в графе 4 как приказ о приёме на работу, так и решение собрания участников.
• Трудовой договор – обязателен даже если директор является единственным учредителем; без трудового договора запись в трудовой книжке считается неправомерной.
• Совместительство – если директор работает совместителем в другой организации, в трудовой книжке делается отдельная запись с указанием периода совместительства и реквизитов приказа о приёме на работу по совместительству.
• Изменения в учредительных документах – при смене учредителей или устава необходимо проверить, не требуется ли корректировка формулировки в графе 4 (например, указание нового органа, принявшего решение).

Примеры записей в трудовой книжке генерального директора

Пример 1 – первое приём на работу (основание – приказ)

1 Генеральный директор
Приказ № 15 от «О приёме на работу генерального директора»

Пример 2 – приём на работу (основание – решение собрания)

2 Генеральный директор
Решение общего собрания участников от № 7 «Об избрании генерального директора»

Пример 3 – двойное основание

3 Генеральный директор
Приказ № 20 от «О приёме на работу генерального директора»;
Решение общего собрания участников от № 9 «Об утверждении приказа о приёме на работу»

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие трудового договора – всегда оформляйте письменный трудовой договор перед внесением записи.
• Неправильная нумерация – проверьте последнюю запись в разделе «Сведения о работе» и продолжайте сквозную нумерацию.
• Указание неверного основания – основание должно быть документом, действительно подтверждающим факт приёма на работу (приказ, решение собрания).
• Отсутствие подписи и печати – запись без подписи уполномоченного лица и печати организации считается недействительной.
• Смешивание записей о совместительстве и основном месте работы – ведите отдельные строки для каждого места работы.

Внесение записи в трудовую книжку генерального директора требует внимательного соблюдения формальностей: наличие трудового договора, правильного основания (приказа или решения собрания), корректного заполнения всех граф и завершения записи подписью и печатью. Следуя представленной пошаговой инструкции и избегая типичных ошибок, вы обеспечите законность и актуальность трудовых записей, что важно как для самого руководителя, так и для организации в целом.