Дата актуализации: 15:10:06 ().

Внесение записи о приёме, переводе или увольнении генерального директора (руководителя организации) имеет свои особенности, связанные с тем, что сам директор часто является одновременно и работником, и лицом, уполномоченным подписывать кадровые документы. Ниже представлен пошаговый алгоритм, нормативные основания и практические примеры оформления записи в трудовой книжке директора.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 68, 70) – общие правила ведения трудовых книжек.
• Постановление Минтруда России от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 65‑2) – порядок избрания/назначения директора.
• Гражданский кодекс РФ (ст. 53) – полномочия единственного учредителя.

Согласно указанным нормам, запись о приёме на работу директора делаеться в общем порядке, но в графе 3 указывается форма избрания/назначения («избран», «назначен»), а в графе 4 – реквизиты документа, подтверждающего это решение (приказ, протокол общего собрания, решение единственного учредителя).

Кто оформляет запись?

Оформлением записи в трудовой книжке директора занимается лицо, уполномоченное вести кадровый учёт в организации (кадровик, специалист по кадрам, бухгалтер). Если организация только что создана и штат ещё не сформирован, эту функцию может выполнять сам директор‑учредитель, но запись всё равно делается от имени организации.

Важно: директор не может сам подписать запись о своём приёме, если он не является одновременно уполномоченным лицом по кадровому учету. В таких случаях подпись ставит лицо, уполномоченное на основании внутреннего положения (например, главный бухгалтер или юрист).

Необходимые документы

• Приказ о приёме на работу (назначении) генерального директора или протокол общего собрания участников (акционеров) общества или решение единственного учредителя.
• Трудовая книжка директора (если она уже есть) или бланк новой трудовой книжки.
• Паспорт сотрудника (для заполнения личных данных).
• СНИЛС, ИНН (при необходимости).

Если директор одновременно является учредителем, достаточно одного из перечисленных документов (приказ или решение учредителя);

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовка трудовой книжки. Откройте трудовую книжку на первой чистой странице раздела «Сведения о работе». Если книжка новая – заполните ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, profession).
2. Заполнение графы 1 (номер записи). Последовательный номер записи в трудовой книжке (например, 1, 2, 3 …).
3. Заполнение графы 2 (дата приёма). Указывается дата, с которой директор начинает исполнять свои обязанности (дата из приказа/протокола/решения). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.
4. Заполнение графы 3 (наименование организации и должность).
   • Наименование организации – полное официальное название (как в учредительных документах).
   • Должность – формулировка, соответствующая решению: «генеральный директор», «директор», «исполнительный директор». При избрании/назначении рекомендуется использовать слова «избран» или «назначен» (например, «Избран генеральным директором»).
5. Заполнение графы 4 (основание записи). Указываются реквизиты документа, послужившего основанием для приёма:
   • Приказ № ____ от «__» ______ 20__ г. о приёме на работу генерального директора;
   • Или: Протокол общего собрания участников общества № ____ от «__» ______ 20__ г.;
   • Или: Решение единственного учредителя от «__» ______ 20__ г. № ____.

   При необходимости можно добавить ссылку на пункт устава, регулирующий порядок избрания директора.

6. Подпись и печать. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель кадровой службы) и печатью организации. Если печать отсутствует (например, у ИП), ставится только подпись.
7. Внесение в электронную трудовую книжку (ЕТК). Если организация ведёт ЕТК, данные вносятся в личный кабинет сотрудника через портал «Работа в России» с теми же реквизитами, что и в бумажную книжку.

Образец записи в трудовой книжке директора

Примечание: если директор является учредителем, в графе 4 можно указать также «Решение единственного учредителя от г. № 1».

Особенности при многократном продлении полномочий

Пример записи о продлении полномочий

Внесение записей о награждениях и поощрениях

Если директор получает награду, благодарность или иное поощрение, запись делается в разделе «Сведения о наградах» (обычно после основного раздела о работе). Формат:

• Графа 1 – номер записи;
• Графа 2 – дата награждения;
• Графа 3 – наименование награды (например, «Почётная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ»);
• Графа 4 – основание (приказ о награждении № ____ от «__» ______ 20__ г.).

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная формулировка в графе 3. Использование слова «принят» вместо «избран»/«назначен» может вызвать вопросы при проверке трудовой инспекцией. Всегда уточняйте, каким именно способом директор пришёл к должности.
• Отсутствие ссылки на основание в графе 4. Без указания номера и дата приказа/протокола запись считается неполной.
• Подписание записи самим директором без соответствующих полномочий. Это нарушает порядок ведения трудовых книжек и может привести к признанию записи недействительной.
• Смешение бумажной и электронной трудовой книжки без синхронизации. При ведении ЕТК данные должны совпадать с бумажным вариантом (если он ведётся).
• Запись о продлении полномочий как об увольнении/приёме. Это приводит к излишним записям и усложняет трудовую историю.

Внесение записи в трудовую книжку генерального директора выполняется по общим правилам, но требует особого внимания к формулировкам в графе 3 и точному указанию основания в графе 4. Следуя представленному алгоритму, используя соответствующие документы (приказ, протокол собрания или решение учредителя) и избегая типичных ошибок, вы обеспечите корректное оформление трудовой деятельности руководителя организации.

Если у вас остались вопросы по конкретной ситуации (например, директор‑учредитель, совмещение должностей, награждения), рекомендуется обратиться к внутреннему нормативному акту организации о ведении трудовых книжек или получить консультацию у юриста по трудовому праву.