В 2026 году трудовое законодательство продолжает развиваться, и многие работодатели и сотрудники переходят на электронные трудовые книжки. Однако вопросы внесения записей о работе по совместительству остаются одними из самых обсуждаемых в кадровой практике. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить такую запись, кто имеет право это делать и какие документы для этого необходимы.

Что такое совместительство?

Совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Оно делится на два вида:

• Внутреннее совместительство — когда работник трудится у того же работодателя, но по другой должности или в другом подразделении.
• Внешнее совместительство — когда работник работает у другого работодателя вне рамок основного места работы.

Кто вносит запись о совместительстве?

Запись о работе по совместительству вносится только основным работодателем и исключительно по заявлению работника. Работодатель, у которого сотрудник работает по совместительству, не имеет права вносить такие записи в трудовую книжку.

Это правило действует как для бумажных, так и для электронных трудовых книжек.

Когда вносится запись?

Запись о работе по совместительству целесообразно вносить после увольнения с работы по совместительству. Для этого работник предоставляет основному работодателю документы, подтверждающие:

• приём на работу по совместительству;
• прекращение трудового договора (увольнение).

Какие документы нужны?

Для внесения записи основной работодатель должен получить от работника:

1. Заявление работника с просьбой внести запись о работе по совместительству.
2. Копию приказа о приёме на работу по совместительству (заверенную работодателем по совместительству).
3. Копию приказа об увольнении с работы по совместительству (также заверенную).
4. При внешнем совместительстве — документы должны быть предоставлены из другой организации.

> Важно: законодательство не предусматривает передачу трудовой книжки от основного работодателя к работодателю по совместительству для внесения записей.

Как выглядит запись в трудовой книжке?

В графе 3 раздела «Сведения о работе» основной работодатель указывает:

• наименование организации (при внешнем совместительстве);
• должность;
• даты приёма и увольнения;
• основание для внесения записи (например, «на основании копии приказа №… от …»).

Пример формулировки:

«Принят на должность менеджера по продажам в ООО «ТоргСервис» по совместительству. Основание: копия приказа ООО «ТоргСервис» № 45-к от ; Уволен по собственному желанию. Основание: копия приказа ООО «ТоргСервис» № 78-к от .»

Особенности для электронных трудовых книжек

С 2026 года большинство работников ведут трудовые книжки в электронном виде. В этом случае:

• Основной работодатель вносит сведения в систему Пенсионного фонда РФ (или уполномоченный орган).
• Работник может проверить актуальность записей через портал «Госуслуги» или в личном кабинете.
• Все записи формируются на основании тех же документов, что и для бумажного варианта.

Что делать, если работник уже нигде не работает?

Если к основному работодателю обращается бывший сотрудник, который на момент обращения не состоит ни в каких трудовых отношениях, но ранее работал у него по совместительству, работодатель может внести запись о совместительстве по просьбе работника — но только если речь идёт о работе, которая осуществлялась именно в этой организации.

Частые ошибки при оформлении

• Внесение записи работодателем по совместительству — недопустимо.
• Отсутствие заявления работника — запись вносится только по его инициативе.
• Внесение записи до увольнения с работы по совместительству — рекомендуется делать это после прекращения трудовых отношений.
• Отсутствие заверенных копий приказов, без них запись не может быть внесена.

Правильное оформление записей о работе по совместительству — важная часть кадрового делопроизводства. Это обеспечивает прозрачность трудового стажа работника и защищает интересы обеих сторон трудовых отношений. Помните: запись вносит только основной работодатель, только по заявлению работника и только на основании подтверждающих документов.

Если вы работодатель — убедитесь, что ваши кадровые специалисты знают эти правила. Если вы работник — не стесняйтесь обращаться к основному работодателю с просьбой внести соответствующую запись: это ваше законное право.

> Совет: всегда храните копии приказов о приёме и увольнении с работы по совместительству, они могут понадобиться для подтверждения стажа в будущем.