Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий стаж работы‚ а вместе с ним и будущие пенсионные права. Вопрос о том‚
можно ли внести запись о совместительстве задним числом‚ часто возникает у работников‚ которые начали работать
по совместительству‚ но по тем или иным причинам не успели оформить запись в установленный срок.

Правовая база

Согласно действующему законодательству РФ‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек регулируется:

• Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‚ п. 3 и п. 5;
• Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об изготовлении бланков трудовых книжек и обеспечении ими работодателей».

В этих нормативных актах прямо указано‚ что записи о приёме‚ переводе и увольнении могут вноситься как в хронологическом порядке‚ так и блоками (одновременно о приёме и увольнении) после увольнения из каждой организации‚ при наличии соответствующего документа‚ подтверждающего факт приёма и прекращения трудового договора.

Что такое «задняя дата» записи?

«Задняя дата» – это запись‚ дата которой предшествует дате фактического оформления документа в трудовой книжке. По закону это допускается‚ если:

1. Существует документ‚ подтверждающий факт работы (трудовой договор‚ приказ о приёме‚ справка от работодателя);
2. Работник обратился к работодателю с заявлением о внесении записи задним числом;
3. Работодатель имеет право вносить запись (это основной работодатель‚ а не «внешний» совместитель‚ если только последний не является работодателем по совместительству).

Пошаговая инструкция по внесению записи задним числом

Шаг 1. Сбор документов

• Трудовой договор (или иной документ‚ подтверждающий факт совместительства);
• Приказ (распоряжение) о приёме на работу по совместительству‚ подписанный руководителем организации‑работодателя;
• Приказ или справка об увольнении (если запись делается одновременно о приёме и увольнении);
• Заявление работника‚ в котором он просит внести запись в трудовую книжку задним числом‚ с указанием точных дат.

Шаг 2. Обращение к работодателю

Работник направляет заявление в отдел кадров (или к уполномоченному сотруднику) с просьбой оформить запись задним числом. В заявлении необходимо указать:

• Дату начала совместительства;
• Дата окончания (если совместительство уже завершено);
• Основание для внесения записи (например‚ «по согласованию сторон‚ в связи с задержкой оформления»).

Шаг 3. Проверка соответствия требованиям

Кадровый специалист проверяет наличие всех необходимых документов и их соответствие требованиям Приказа Минтруда № 320н. При отсутствии каких‑либо документов запись может быть отклонена.

Шаг 4. Внесение записи

Запись вносится в трудовую книжку в следующем виде (пример):

2022 г. 01 март — 2022 г. 30 июнь
ООО «Компания‑Б»‚ совместитель‚ должность — специалист по обслуживанию‚
приём: приказ № 12/2022 от г.;
увольнение: приказ № 45/2022 от г.

Важно: запись делается задним числом‚ но в книжке сохраняется хронологический порядок (если в книжке уже есть более поздние записи‚ они остаются ниже).

Шаг 5. Подтверждение внесения

После внесения записи работнику выдается копия приказа (или справки) о внесении записи‚ а в трудовой книжке ставится подпись и печать ответственного лица.

Когда запись задним числом невозможна?

• Отсутствие подтверждающих документов (нет приказа о приёме‚ нет справки о совместительстве);
• Работник отказывается предоставить заявление о желании внести запись;
• Запись делается в чужой трудовой книжке без согласия её владельца (это считается нарушением прав работника);
• Если запись нарушает порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) – в этом случае требуется согласование с ФСС и внесение корректирующего документа в СЗВ‑ТД.

Особенности при работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С 2021 года работодатели обязаны вести отчёт СЗВ‑ТД и передавать сведения в Пенсионный фонд в электронном виде. При внесении записи задним числом в ЭТК необходимо:

1. Подготовить электронный акт о приёме/увольнении с указанием дат;
2. Зарегистрировать изменения в системе «Электронная трудовая книжка» через портал Госуслуг;
3. Убедиться‚ что в системе отражены корректные даты‚ иначе может возникнуть конфликт при расчёте страховых взносов.

Практические примеры

Пример 1. Оформление совместительства‚ начавшегося в 2022 году

Иван Иванов работает в ООО «А» на постоянной основе. С  г. он начал работать по совместительству в ООО «Б». Оформление записи в трудовой книжке ООО «А» было отложено до  г. По желанию Ивана и согласованию с работодателем запись была внесена задним числом:

2022 г. 01 март — 2022 г. 30 июнь
ООО «Б»‚ совместитель‚ должность, бухгалтер‚
приём: приказ № 12/2022 от г.;
увольнение: приказ № 45/2022 от г.

Пример 2. Одновременное внесение приёма и увольнения

Мария Петрова работала в компании «X» по совместительству с  г. по  г. Приём и увольнение были оформлены в одном блоке в её основной трудовой книжке в компании «Y» (основной работодатель)  г.:

2021 г. 01 апрель — 2021 г. 31 декабрь
ООО «X»‚ совместитель‚ должность — дизайнер‚
приём и увольнение: приказ № 78/2021 от г. — г.

Последствия неправильного оформления

• Снижение пенсионных начислений – запись без подтверждающих документов может быть оспорена Пенсионным фондом;
• Штрафы для работодателя за нарушение порядка ведения трудовых книжек (по ст. 5.27 КоАП РФ);
• Отказ в получении социальных выплат (по СЗВ‑ТД) в случае несоответствия данных;
• Риск признания записи «незаконной» в судебных разбирательствах.

Запись в трудовой книжке о совместительстве может быть внесена задним числом‚ но только при наличии:

1. Документального подтверждения факта работы (приказ‚ справка‚ договор);
2. Заявления работника о желании оформить запись задним числом;
3. Согласия и действия уполномоченного лица работодателя.

При соблюдении этих условий запись считается законной и не нарушает хронологический порядок‚ если она оформлена в виде отдельного блока (приём + увольнение) или в соответствии с пунктом 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Если же документы отсутствуют или работодатель отказывается вносить запись‚ работнику следует обратиться в Трудовую инспекцию или в суд для защиты своих прав.

Дата публикации:  г.