В современных условиях, когда гибкие формы занятости становятся всё более распространёнными, вопрос о внесении записи в трудовую книжку при приёме на работу внешнего совместителя остаётся одним из самых актуальных для кадровых служб и работодателей. Многие сотрудники одновременно работают по основному месту и выполняют обязанности в другой организации — это и есть внешнее совместительство. Но обязательно ли вносить такую запись? Кто и на каких основаниях может её сделать? Давайте разберёмся подробно.

Обязательно ли вносить запись о внешнем совместительстве в трудовую книжку?

Нет, внесение записи о внешнем совместительстве в трудовую книжку не является обязательным требованием законодательства. Это подтверждается как Трудовым кодексом РФ, так и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 225.

Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ и п. 11 Правил № 225, запись о приёме на работу по совместительству (внешнему или внутреннему) вносится в трудовую книжку только по письменному заявлению работника. То есть работодатель не вправе вносить такую запись без согласия сотрудника.

Это означает, что:

• Работодатель не обязан инициировать запись о совместительстве;
• Работник сам решает, хочет ли он, чтобы его работа по совместительству была отражена в трудовой книжке;
• Если работник не подал заявление — запись не делается, и это не нарушение закона.

Кто имеет право вносить запись о внешнем совместительстве?

Запись о приёме на работу в качестве внешнего совместителя вносится только тем работодателем, где работник трудится по совместительству.

То есть:

• Если работник работает по основному месту в компании «А» и по совместительству, в компании «Б», то только компания «Б» может внести запись о совместительстве в его трудовую книжку, по его просьбе.
• Компания «А» (основное место работы) не имеет права вносить информацию о работе сотрудника в компании «Б» — это нарушение порядка ведения трудовых книжек.

Для внесения записи работодатель по совместительству должен иметь на руках:

• Письменное заявление работника о внесении записи;
• Копию приказа о приёме на работу по совместительству (заверенную печатью и подписью);
• Копию трудового договора с отметкой о его регистрации (если требуется).

Важно: оригиналы документов работник предоставляет только для ознакомления — копии хранятся у работодателя по совместительству.

Как правильно оформить запись о приёме на работу внешнего совместителя?

Если работник подал заявление, запись вносится в строгом соответствии с установленной формой. Порядок заполнения следующий:

1. Графа 1 — порядковый номер записи: присваивается следующий по порядку номер в хронологии всех записей в трудовой книжке.
2. Графа 2, дата приёма на работу: указывается дата, когда работник фактически приступил к исполнению обязанностей по совместительству (дата начала работы, указанная в приказе).
3. Графа 3 — основание для приёма: указывается номер и дата приказа о приёме на работу по совместительству, например: «Принят на работу по совместительству в качестве бухгалтера по приказу № 45 от ».
4. Графа 4 — наименование организации: полное наименование организации, где работник трудится по совместительству (в соответствии с учредительными документами).
5. Графа 5, должность: указывается должность, на которую принят работник по совместительству (например, «бухгалтер», «менеджер по продажам» и т.д.).

Пример записи:

12 | | Принят на работу по совместительству в качестве бухгалтера по приказу № 45 от | ООО «Светлый путь» | бухгалтер

Запись должна быть заверена печатью работодателя по совместительству (если таковая имеется) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).

Можно ли вносить запись о совместительстве и об увольнении одновременно?

Да, это допускается. Согласно п. 11 Правил № 225, если работник увольняется с работы по совместительству и одновременно просит внести запись о приёме и об увольнении, то эти записи могут быть сделаны одним блоком — в одной строке, в хронологическом порядке.

Пример блочной записи:

15 | | Принят на работу по совместительству в качестве менеджера по приказу № 12 от ; уволен по собственному желанию по приказу № 28 от | ООО «Гармония» | менеджер

Такой способ позволяет сократить количество записей и упростить учёт, особенно если сотрудник работал по совместительству недолго.

Что делать, если работник устраивается на основное место после работы по совместительству?

Часто возникает ситуация: сотрудник сначала работал по совместительству в компании «А», а затем устроился на основное место работы в этой же компании. В этом случае:

• Запись о совместительстве уже есть в трудовой книжке (если работник просил её внести).
• При переводе на основную работу не нужно аннулировать запись о совместительстве.
• Вносится новая запись о приёме на работу по основному месту, с указанием основания, «Принят на работу по основному месту работы».
• Трудовые отношения с работником не прекращались — они просто изменили форму: с совместительства на основную занятость.

Важно! В графе 2 новой записи указывается дата перехода на основную работу, а не дата первоначального приёма по совместительству. Работодатель должен отразить в приказе и трудовом договоре факт перевода с совместительства на основную должность.

Чем отличается запись о внешнем и внутреннем совместительстве?

Хотя порядок внесения записей схож, есть важное различие:

В обоих случаях запись делается только по желанию работника.

Что будет, если запись внесена неправильно?

Нарушение порядка внесения записей в трудовую книжку может повлечь за собой:

• Штрафы со стороны Государственной инспекции труда (ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для юридического лица);
• Споры с работником при увольнении, если он требует подтверждения стажа;
• Проблемы при оформлении пенсии — если стаж не подтверждён в полном объёме.

Если запись внесена с ошибкой, её нельзя зачёркивать или исправлять. В этом случае необходимо:

1. Сделать новую запись, которая аннулирует предыдущую (например: «Запись № 12 от признана недействительной в связи с ошибкой»);
2. Внести правильную запись следующей по порядку.

Все действия должны быть оформлены приказом и согласованы с работником.

Рекомендации для работодателей и кадровиков

1. Не вносите записи без заявления работника — это нарушение его прав.
2. Храните копии приказов и договоров по совместительству — они являются основанием для внесения записи.
3. Информируйте работников о праве на внесение записи о совместительстве, многие не знают об этом.
4. Используйте унифицированные бланки и шаблоны записей для избежания ошибок.
5. При смене работника в кадровой службе передавайте информацию о трудовых книжках с отметками о совместительстве.

Запись в трудовую книжку при приёме на работу внешнего совместителя — это право, а не обязанность работодателя. Она осуществляется исключительно по письменному заявлению работника и только на основании подтверждающих документов. Правильное оформление таких записей помогает избежать конфликтов, обеспечивает полноту учёта трудового стажа и соответствует требованиям законодательства.

Помните: трудовая книжка — это документ, отражающий карьеру работника, а не инструмент контроля со стороны работодателя. Уважайте выбор сотрудника, если он не хочет, чтобы его работа по совместительству была отражена в книжке, уважайте это решение.

Соблюдение этих правил поможет вам избежать штрафов, сохранить доверие сотрудников и поддерживать высокий уровень кадровой дисциплины в организации.