Служба по контракту в Вооружённых Силах Российской Федерации (ВСРФ) считается видом государственной службы‚ поэтому сведения о ней подлежат внесению в трудовую книжку работника․ В данной статье подробно рассмотрены правовые основания‚ порядок заполнения‚ особенности электронной трудовой книжки и практические рекомендации для кадровых специалистов и самих работников․

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 320н – пункт 14 Приложения 2 устанавливает‚ что записи о профессиональной служебной деятельности (в т․ч․ военной службе) вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учётом соответствующих федеральных законов․
• Постановление Минтруда России от № 69 – «Инструкция по заполнению трудовых книжек»‚ которая регламентирует общий порядок внесения сведений о службе․
• Федеральный закон «О статусе военнослужащих» и иные нормативные акты‚ определяющие порядок прохождения военной службы по контракту․
• Письмо Минтруда России от № 14-2/ООГ-677 – разъяснения по внесению сведений о военной службе в электронную трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности)․

Общий порядок внесения записи

Согласно инструкции‚ запись о прохождении службы по контракту оформляется в следующих графах трудовой книжки:

1. Графа 1 – порядковый номер записи․
2. Графа 2 – дата внесения записи (дата‚ когда кадровая служба оформила запись)․
3. Графа 3 – содержание записи; Пример формулировки:
   

   Служба в Вооружённых Силах Российской Федерации по контракту с по в войсковой части № 12345 (г․ Москва)․

4. Графа 4 – наименование и реквизиты документа‚ на основании которого вносится запись․ Обычно это военный билет или приказ о зачислении на службу по контракту․ Пример:
   

   Военный билет № АБ1234567‚ выданный Wojskовым комиссариатом г․ Москвы․

Запись заверяется подписью уполномоченного лица кадровой службы и печатью организации (работодателя) только при увольнении работника․ При текущем трудоустройстве запись делается без заверения‚ но с указанием даты внесения․

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С введением электронной формы трудовых книжек (сведения о трудовой деятельности) порядок внесения данных о службе по контракту остался тем же‚ однако есть нюансы:

• Сведения о военной службе вносятся в раздел «Сведения о трудовой деятельности» через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через кадровую систему организации․
• Необходимо прилож scanned‑копию военного билета или приказа о зачислении на службу по контракту․
• Дата внесения записи в ЭТК фиксируется автоматически системой в момент загрузки документа․
• Подпись и печать в электронном виде не требуются; достаточно электронной подписи уполномоченного лица (если она используется в организации)․

Согласно письму Минтруда от ‚ запись о военной службе по контракту должна вноситься именно по месту прохождения службы (т․е․ в воинской части или органе‚ где проходил службу сотрудник)․ Однако на практике многие кадровые службы делают запись по месту основного места работы после увольнения‚ что иногда приводит к спорам․ Рекомендуется следовать официальной позиции Минтруда и Роструда – вносить запись по месту службы․

Практические рекомендации для кадровых специалистов

1. Проверка документов – перед внесением записи убедитесь‚ что у сотрудника есть действительный военный билет и/или приказ о зачислении на службу по контракту․
2. Формулировка записи – используйте официальный стиль‚ указывайте полное наименование воинской части‚ период службы (день‚ месяц‚ год) и вид службы (по контракту)․
3. Внесение в бумажную ТК – заполните графы 1‑4‚ поставьте дату внесения (графа 2)․ Подпись и печать ставятся только при увольнении․
4. Внесение в ЭТК – загрузите скан документов в личный кабинет сотрудника‚ укажите период службы и прикрепите подтверждающие документы․
5. Информирование сотрудника – после внесения записи выдавайте выписку из трудовой книжки (или справку из ЭТК) с отметкой о внесении сведений о военной службе․
6. Хранение документов – сохраняйте копии военных билетов и приказов в личном деле сотрудника минимум 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к хранению трудовых документов)․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заверять запись о службе по контракту печатью‚ если сотрудник продолжает работать?

Нет․ Заверение подписью и печатью требуется только при увольнении работника (п․ 14 Приложения 2 к Приказу Минтруда России от № 320н)․

Можно ли вносить запись о службе по контракту в трудовую книжку после увольнения?

Да․ Если запись не была сделана во время службы‚ её можно внести позже‚ основываясь на военном билете и других подтверждающих документах․ Дата внесения будет соответствовать дню фактического оформления записи․

Как отразить службу по контракту в расчёте страхового стажа для больничного?

Период военной службы по контракту включается в страховой стаж наравне с периодами работы․ Подтверждение – военный билет или запись в трудовой книжке (ЭТК)․

Какие последствия могут быть‚ если запись о службе по контракту отсутствует?

Отсутствие записи может привести к трудностям при подтверждении стажа для назначения пенсии‚ больничного‚ а также при трудоустройстве на новую работу‚ где требуется подтверждение периода службы․

Внесение записи о прохождении службы по контракту в трудовую книжку (бумажную или электронную) регулируется чёткими нормативными актами․ Соблюдение установленного порядка гарантирует корректное отражение периода службы в трудовом стаже‚ обеспечивает права работника на социальные гарантии и упрощает взаимодействие с пенсионным фондом‚ социальными службами и будущими работодателями․ Кадровым службам рекомендуется строго следовать инструкциям по заполнению трудовых книжек‚ использовать подтверждающие документы и‚ при наличии сомнений‚ консультироваться с письмами Минтруда и разъяснениями Роструда․

Помните: правильно оформленная запись – это не только формальность‚ но и гарантия защиты трудовых прав работника․