Вопрос о том, в какой момент вносить запись об увольнении в трудовую книжку, волнует как работников, так и работодателей․ Ниже собраны актуальные разъяснения Роструда и особенности украинской практики․
Общие принципы ввода записи
Запись в трудовой книжке о расторжении трудового договора вноситься в следующих случаях:
- По инициативе работника (например, при подаче заявления об уходе);
- По инициативе работодателя (уголовное или административное наказание, увольнение по статье 81 ТК РФ и др․);
- В связи с переходом на пенсионное обеспечение (выход на пенсию)․
Запись делается в день фактического прекращения трудовых отношений или в тот же день, когда оформляется соответствующий приказ․
Запись при увольнении в связи с выходом на пенсию
Согласно разъяснениям Роструда, при увольнении в связи с выходом на пенсию в трудовую книжку вноситься запись следующего содержания:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию»
Эта формулировка фиксирует оба условия: инициативу работника и причину – выход на пенсию․
Особенности оформления в Украине
В Украине действует временный переходный период, в рамках которого все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц․ Ключевые даты:
- До 10 июня 2026 – завершить процесс оцифровки всех существующих бумажных записей․
- После 10 июня – вести только электронные версии, доступные через государственную систему․
Оцифровка включает:
- Перенос данных из бумажных книжек в электронный формат;
- Подтверждение соответствия введённых данных официальным документам (приказ, заявление);
- Внесение информации в Реестр застрахованных лиц в соответствии с требованиями Министерства труда․
Пошаговая инструкция для работодателей
- Подготовка документации – приказы об увольнении, заявления работников, копии пенсионных документов․
- Формулировка записи – использовать официальную форму, рекомендованную Рострудом (см․ пункт 1․1)․
- Внесение записи – вручную в бумажную книжку или автоматически в электронную систему․
- Оцифровка (для Украины) – загрузить данные в электронный реестр до ․
- Контроль и архивирование – сохранить копию записи в личном деле сотрудника и в HR‑базе компании․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вносить запись позже, чем в день увольнения? – Нет, запись должна быть произведена в день прекращения отношений или в день оформления приказа․
- Что делать, если в книжке уже есть запись об увольнении, но она не соответствует требованиям? – Необходимо исправить запись, оформив новое подтверждение и обновив электронный реестр․
- Как отразить несколько оснований увольнения в одной записи? – Указывают все причины через запятую, соблюдая официальную формулировку․
Внесение записи в трудовую книжку – обязательный юридический акт, который фиксирует основания увольнения и дату прекращения трудовых отношений․ При увольнении в связи с выходом на пенсию формулировка должна точно отражать оба фактора․ В Украине до 10 июня 2026 года необходимо завершить переход на электронный формат, чтобы избежать расхождений в данных․
Соблюдение указанных требований позволяет не только соблюсти законодательство, но и упростить работу с персоналом, минимизировать риск ошибок при дальнейшем оформлении пенсионных и страховых выплат․