В процессе работы сотрудника часто возникают ситуации, когда меняется его должность, подразделение или даже наименование организации․ В таких случаях в трудовую книжку вносится соответствующая запись, фиксирующая изменение обстоятельств занятости․ Ниже подробно рассматриваем, как правильно оформить эту процедуру․
Общие принципы внесения записи
Согласно действующему законодательству, трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника․ При изменении наименования должности, подразделения или организации необходимо оформить соответствующую запись в соответствии с установленными нормами․
Какие сведения включает запись
- Новое наименование должности;
- Новый подразделение (если изменилось);
- Дата изменения;
- Основание изменения (приказ, соглашение и т․д․);
- При необходимости – сведения о новой (окладе) или условии труда․
Порядок оформления при изменении наименования
Процедура оформления зависит от того, меняется ли должность внутри одного подразделения того же работодателя или происходит перевод в другое структурное подразделение․
Перевод в новую должность в том же подразделении
В этом случае оформляется приказ об изменении должности и, при необходимости, дополнительное соглашение к трудовому договору․ После подписания документа вносится запись в трудовую книжку․
Перевод в другое подразделение или организацию
Требуется оформить приказ об увольнении с одного места и приказ о приёме на новое место․ После этого вносится соответствующая запись в трудовую книжку;
Специальные случаи
Изменение фамилии сотрудника
При изменении фамилии (например, после брака) в трудовую книжку вносится запись о изменении фамилии․ Для подтверждения вносят копию нового паспорта и свидетельство о браке․
Совместительство
Запись о работе по совместительству оформляется по желанию работника и фиксируется в трудовой книжке․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года в России допускается вести электронные трудовые книжки․ При изменении наименования должности в ЭТК вносятся те же сведения, что и в бумажной форме, однако процесс оформления упрощён и ускорен․
Преимущества ЭТК
- Быстрый ввод и поиск информации;
- Снижение риска ошибок;
- Удобный доступ к данным для работодателя и сотрудника․
Практические рекомендации работодателям
- Создайте шаблон приказа об изменении должности, включающий все необходимые реквизиты․
- Убедитесь, что в приказе указаны дата, номер, основание и подписи уполномоченных лиц․
- При переходе в другое подразделение оформите одновременно приказ об увольнении и приёме․
- При внесении изменений в ЭТК проверьте, что все поля заполнены корректно и подписаны электронной подписью, если это предусмотрено․
- Сохраняйте копии всех документов в личном деле сотрудника в течение установленного срока․
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли вносить запись в трудовую книжку без приказа?
Ответ: Нет, запись должна быть подтверждена официальным документом (приказом, соглашением и т․п․)․ - Вопрос: Как оформить запись, если изменение произошло в результате реорганизации?
Ответ: В таком случае вносятся сведения о реорганизации, а также новые реквизиты организации и подразделения․ - Вопрос: Что делать, если в ЭТК произошла ошибка при вводе данных?
Ответ: Ошибку необходимо исправить в течение рабочего дня, оставив отметку о корректировке и подписью ответственного лица․
Внесение записи в трудовую книжку при изменении наименования – обязательный и важный этап документооборота․ Правильное оформление обеспечивает юридическую защиту как работодателя, так и сотрудника, а также упрощает работу кадрового отдела․ Соблюдая вышеописанные нормы и рекомендации, организации могут минимизировать риск ошибок и ускорить процесс обновления персональных данных․