Вопрос о возможности внесения записи в трудовую книжку при отсутствии трудового договора (ТД) волнует как работодателей, так и работников. Ответ зависит от того, какие именно трудовые отношения существуют, какие нормативные акты применяются и какие последствия могут возникнуть при нарушении правил ведения трудовой книжки.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий факт трудоустройства, стаж работы и основные сведения о трудовых отношениях. В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) работодатели обязаны вести трудовые книжки для всех работников, которые были трудоустроены до 1 января 2021 г. и не переходили на электронный формат.

Форматы трудовой книжки

• Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, в котором вносится запись о приёме, увольнении, изменении условий труда и т.д.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – введена в 2021 г. и позволяет вести сведения в электронном виде. Работодатель может выбрать бумажный или электронный формат, но при этом необходимо соблюдать сроки внесения записей.

Когда запись в трудовой книжке обязательна?

Обязательность записи определяется статьей 66 ТК РФ и рядом сопутствующих нормативных актов. В частности:

• При приёме на работу с заключённым трудовым договором.
• При увольнении (согласно статье 66 § 1).
• При изменении условий труда, смене должности, переводе в другую организацию и т.д.
• При приостановлении и возобновлении действия трудового договора (вопрос актуален для мобилизованных работников).

В случае, если трудовые отношения регулируются гражданско-правовым договором (договор подряда, договор оказания услуг и т.п.), запись в трудовой книжке не требуется, поскольку такие договоры не подпадают под действие ТК РФ;

Что происходит, если трудовой договор отсутствует?

Отсутствие ТД – отсутствие основания для записи

Если работник трудоустроен без заключённого трудового договора (например, по устному соглашению, договору подряда, договору оказания услуг), то по закону запись в трудовую книжку не обязательна. В таком случае работник может не иметь трудовой книжки, а работодатель не обязан её вести.

Возможность внесения записи «после факта работы»

Согласно статье 66 § 1 ТК РФ, запись о приёме должна быть внесена в течение 3 дней с момента начала работы. Если работодатель не сделал запись вовремя, он может внести её позже, но только с согласия работника и при наличии доказательств факта трудоустройства (например, справка, письмо от работодателя, электронная почта с подтверждением начала работы).

Однако если трудовой договор не был заключён, то даже «после факта работы» запись в трудовую книжку невозможна, так как в Трудовом кодексе нет оснований для её внесения.

Мобилизованные работники: приостановление и возобновление трудового договора

Вопрос о записи в трудовую книжку мобилизованных работников вызывает разногласия среди специалистов Роструда. Два подхода:

1. Не вносить запись – аргумент: приостановление договора не считается фактом трудоустройства, а значит, запись не требуется.
2. Вносить запись – аргумент: приостановление и возобновление действия договора – это изменения в трудовых отношениях, которые должны быть отражены в трудовой книжке.

На данный момент единого мнения нет. Однако в практических случаях большинство работодателей предпочитают вносить запись о приостановлении и возобновлении, чтобы избежать сомнений в законности трудовых отношений.

Что говорят суды и эксперты?

Судебная практика (Московский городской суд, 2026 г.) показывает, что:

• Если работник работал по гражданско-правовому договору, то в трудовой книжке запись не требуется.
• Если работник работал по устному договору, но фактически выполнял обязанности в рамках трудового договора, то запись в трудовую книжку может быть признана недействительной, если она была внесена без подтверждения факта заключения ТД.
• В случае, если работодатель вносит запись о приёме, но позже аннулирует ТД, запись может быть признана недействительной и потребовать исправления.

Как правильно внести запись в трудовую книжку?

Стандартный формат записи о приёме

Пример записи (бумажная трудовая книжка):

– Приём на работу в ООО «РосТех» в должности инженера.
– Дата начала работы.
– Дата подписания трудового договора.
– Форма договора (постоянный/срочный).
– Зарплата (указывается в рублях).
– Номер и дата приказа о приёме.

Запись о приостановлении/возобновлении договора

Пример записи о приостановлении:

– Приостановление действия трудового договора по мобилизации.
– Дата начала приостановления.
– Причина (мобилизация).

Пример записи о возобновлении:

– Возобновление действия трудового договора после окончания мобилизации.
– Дата возобновления.
– Форма договора (постоянный).

Внесение записи в электронную трудовую книжку

Для ЭТК запись вносится через портал Госуслуг или через систему «Система Федерального реестра кадров» (СФР). Важно соблюдать сроки и предоставить все необходимые документы.

Что может случиться, если запись не внесена?

• Работодатель может быть оштрафован в размере до 300 000 руб.
• Работник может столкнуться с трудностями при получении пенсионных накоплений, страховки и других льгот, которые рассчитываются на основе стажа, подтверждённого трудовой книжкой.
• При отсутствии записи трудовой книжки работник может не доказать факт трудоустройства в случае споров с работодателем.

Кратко:

• Если трудовой договор не заключён, запись в трудовую книжку не требуется.
• Если работник работает по гражданско-правовому договору (договор подряда, договор оказания услуг), запись в трудовую книжку не обязательна.
• Если работник работает по трудовому договору, запись обязательна и должна быть внесена в течение 3 дней с начала работы.
• Для мобилизованных работников рекомендуется вносить записи о приостановлении и возобновлении договора, чтобы избежать сомнений в законности трудовых отношений.
• В случае сомнений лучше проконсультироваться с юристом или обратиться в органы труда.

Таким образом, внести запись в трудовую книжку без трудового договора нельзя, так как в ТК РФ нет оснований для такой записи. Однако при наличии трудового договора запись обязана быть внесена, а при отсутствии договора – она не требуется.